Hochladen und Übermitteln einer Rechnungsvorlage

Nachdem Sie die Rechnungsvorlage abgeschlossen haben, übermitteln Sie die Datei an ServiceChannel. Sie können sie entweder direkt aus der Rechnungsliste hochladen oder die Datei per E-Mail senden.

Wir empfehlen dringend, Rechnungsvorlagen aus der Liste der Rechnungen hochzuladen. In diesem Fall werden die Dateien fast sofort verarbeitet. Per E-Mail gesendete Dateien können innerhalb eines Kalendertages verarbeitet werden, normalerweise jedoch innerhalb von 1 bis 4 Stunden.

Sie können bis zu 300 Rechnungen pro Vorlage aus der Rechnungsliste einreichen. Wenn Sie eine große Datei mit mehr als 300 Rechnungen haben, können Sie die Vorlage an invoices@servicechannel.net senden, und wir werden die Datei bearbeiten.

Zu Beachtende Punkte

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Hinweise, die Sie bei der Übermittlung der Rechnungsvorlage beachten sollten:

Service-Aufträge müssen den Status Abgeschlossen oder Abgeschlossen/Bestätigt haben.
Keiner der Spaltennamen kann geändert werden. Wenn sie geändert werden, erhalten Sie beim Übermitteln Ihrer Rechnung Fehler.
Zwischen den Rechnungen auf der Vorlage sind keine Leerzeilen erlaubt.
Die Vorlagenversionen beginnen mit dem Buchstaben I (Großbuchstaben für i).
Geldwerte in einer Vorlage sollten nicht mehr als 2 Ziffern nach einem Punkt haben.
Steuerwerte werden auf 2 Ziffern nach einem Punkt gerundet.
Leere Geldwerte in einer Vorlage werden als 0 [Null] behandelt.
Wenn eine Rechnung eine falsche Steuer enthält, wird die Rechnung trotzdem erstellt, aber sie befindet sich in einem strittigen Zustand.

Antworten Sie NICHT an die E-Mail-Adresse für ServiceChannel-Rechnungen.

Übermittlung einer Rechnungsvorlage aus der Rechnungsliste

⦿ Wie man die Rechnungsvorlage aus der Rechnungsliste einreicht

Klicken Sie in der Liste Rechnungen auf Herunterladen / Hochladen und wählen Sie Rechnungsvorlage hochladen.
Klicken Sie auf Ordner durchsuchen und wählen Sie die abgeschlossene Rechnungsvorlage aus.
Klicken Sie auf Hochladen.
Warten Sie auf die Validierung der Datei.
1. Wenn die Datei korrekt ist, wird das Fenster Vorlage hochgeladen angezeigt. Klicken Sie auf Download, um den Bericht zu prüfen.
2. Wenn die Vorlage Fehler enthält, wird das Fenster Validierung fehlgeschlagen angezeigt. Klicken Sie auf Herunterladen und öffnen Sie den Bericht.

Übermittlung einer Rechnungsvorlage per E-Mail

⦿ Wie man die Rechnungsvorlage per E-Mail einreicht

Schließen Sie die gewünschte Rechnungsvorlage ab.
Senden Sie die Datei per E-Mail an invoices@servicechannel.net.
Wichtig

An jede E-Mail kann nur eine Datei angehängt werden.
Überprüfen Sie anhand eines Berichts von ServiceChannel, ob die Rechnungen erfolgreich erstellt wurden.

Was Sie nach dem Einreichen einer Vorlage erwartet

Nachdem Sie die Rechnungsvorlage hochgeladen oder per E-Mail verschickt haben, wird sie auf Fehler geprüft und der Bericht automatisch erstellt. Prüfen Sie die Ergebnisse in der Spalte Verarbeitungsergebnis.

Standard-Rechnungsvorlage. Wenn die Rechnungen gültig sind, enthält die letzte Zelle jeder Rechnungszeile den Status "OK" und die Datensatz-ID, zum Beispiel OK (ID=12345678). Das bedeutet, dass die Rechnungen erfolgreich erstellt wurden. Wenn eine der Rechnungen ungültig ist, enthält die letzte Zelle dieser Rechnungszeile die Beschreibung des Fehlers. Korrigieren Sie alle Fehler in der Datei, löschen Sie die Zeilen der erfolgreich erstellten Rechnungen, die mit "OK" gekennzeichnet sind, und übermitteln Sie die Datei erneut.

Einzelposten-Rechnungsvorlage. Wenn die Daten der Rechnung gültig sind, enthält die letzte Zelle der letzten Rechnungszeile den Status "OK" und die Datensatz-ID, zum Beispiel OK (ID=87654321). Das bedeutet, dass die Rechnung erfolgreich erstellt wurde. Wenn die Rechnung ungültig ist, enthalten die letzten Zellen dieser Rechnungszeile eine Fehlerbeschreibung. Korrigieren Sie diese Fehler, löschen Sie die Zeilen der erfolgreich erstellten Rechnungen und übermitteln Sie die Datei erneut.

Fehlerbehebung bei Upload-Fehlern

Sollten Sie auf Fehler stoßen, finden Sie hier eine Liste von Fehlern, die Ihnen helfen können, das Problem zu lösen. Korrigieren Sie die entsprechenden Informationen und reichen Sie sie erneut ein.

Klicken Sie hier, um die Liste der Fehlerbehebungen und -behebungen anzuzeigen

Fehlermeldung	Beschreibung
Ungültige Vorlage Vers. Unterstützte Vers.	Das Feld 'Vorlage Version #' ist falsch gesetzt
Kein Pin	Feld 'Pin' ist leer
Pin ist kein numerischer Wert	Das Feld 'Pin' hat einen beliebigen Wert außer numerisch
Ungültige Berechtigungsnachweise	Die Kombination aus Benutzer-ID und PIN-Nummer ist ungültig; jeder Benutzer-ID ist eine eigene PIN-Nummer zugeordnet. Bitte wenden Sie sich an den Administrator des Kontos, um Ihre PIN-Nummer zu überprüfen.
Ungültige PIN oder Tracking-Nummer	Die PIN-Nummer oder Tracking-Nummer ist ungültig oder fehlt.
Vorlagenversion {0} für den ausgewählten Standort '{1}' ist nicht zulässig.	Die Vorlagenversion ist für den ausgewählten Standort nicht zulässig (z. B. wenn 15 Vorlagenversionen für den Standort USA/Kanada ausgewählt wurden)
Ungültige sonstige Gebühren Menge	Andere Gebühren Qty ist keine Zahl oder ist eine Zahl, aber nicht richtig formatiert
Ungültige Sonstige Einheitskosten	Sonstige Kosten Einheitskosten ist keine Zahl oder ist eine Zahl, aber nicht richtig formatiert
Ungültige sonstige Gebührenbeschreibung	Ungültige sonstige Gebührenbeschreibung
Ungültiger Prozentsatz der Lohnsteuer	Das Feld "Prozentsatz der Lohnsteuer" ist ungültig: a) Wert ist keine Zahl b) Wert ist eine Zahl, aber nicht korrekt formatiert
Ungültiger Reisesteuerprozentsatz	Das Feld "Reisesteuerprozentsatz" ist ungültig: a) Wert ist keine Zahl b) Wert ist eine Zahl, aber nicht korrekt formatiert
Invalid Material Tax Percentage	Das Feld "Materialsteuerprozentsatz" ist ungültig: a) Wert ist keine Zahl b) Wert ist eine Zahl, aber nicht korrekt formatiert
Invalid Freight Tax Percentage	Das Feld "Frachtsteuerprozentsatz" ist ungültig: a) Wert ist keine Zahl b) Wert ist eine Zahl, aber nicht korrekt formatiert
Invalid Other Charge Tax Percentage	Das Feld "Sonstiger Steuerprozentsatz" ist ungültig: a) Wert ist keine Zahl b) Wert ist eine Zahl, aber nicht korrekt formatiert
Invalid Labor Tax	Das Feld "Lohnsteuer" ist ungültig: a) Wert ist keine Zahl b) Wert ist eine Zahl, aber nicht korrekt formatiert
Invalid Travel Tax	Das Feld "Kurtaxe" ist ungültig: a) Wert ist keine Zahl b) Wert ist eine Zahl, aber nicht korrekt formatiert
Invalid Material Tax	Das Feld "Materialsteuer" ist ungültig: a) Wert ist keine Zahl b) Wert ist eine Zahl, aber nicht korrekt formatiert
Invalid Freight Tax	Das Feld "Frachtsteuer" ist ungültig: a) Wert ist keine Zahl b) Wert ist eine Zahl, aber nicht korrekt formatiert
Invalid Other Charge Tax	Das Feld "Sonstige Steuerabgaben" ist ungültig: a) Wert ist keine Zahl b) Wert ist eine Zahl, aber nicht korrekt formatiert
Invalid Total	Die Summe ist ungültig: a) Gesamtspalte ist keine Zahl b) ist eine Zahl, aber nicht richtig formatiert c) Die Gesamtsumme ist nicht gleich (Arbeit insgesamt + Reisekosten + Material insgesamt + Frachtkosten + Sonstige Kosten + Steuern)
OK (ID={0})	Die Rechnung wurde erfolgreich erstellt. Sie hat die Datensatz-ID = {...}
Leer Sonstige Ladung Beschreibung	Das Feld "Beschreibung der sonstigen Kosten" ist leer, obwohl "sonstige Kosten" ausgewählt wurde.
Ungültige sonstige Gebührenbeschreibung	Other Charge Description ist ungültig: Sie sollte den in der Dropdown-Liste auf der Web-Rechnung verfügbaren Beschreibungen entsprechen.
Es gibt mehr als eine Zusammenfassungszeile für die Rechnung	Eine Rechnung hat 2 oder mehr "S"-Zeilen
`Ungültiger Satztyp	Satztyp ist ungültig: a) das Feld ist leer; b) hat einen beliebigen Wert außer "L", "T", "M", "S"; c) der Name des Wertes ist "L" / "T" / "M" / "S", aber er ist falsch eingestellt (z.B. "L" Satzart für "S" Zeileninfo)
Fakturierung ist deaktiviert	Fakturierung ist deaktiviert
Ungültige Steuer	Steuer ist ungültig
Ungültige Steuer2	Tax2 ist ungültig
Err: Total ist null	Total ist null
Err: Diese Rechnung ist auf automatische Rechnungsstellung eingestellt	Die Rechnung ist auf automatische Rechnungsstellung eingestellt (in den Einstellungen der WO ist die automatische Rechnungsstellung aktiviert)
Err: Vereinbarung zur elektronischen Signatur erforderlich	Elektronische Signaturvereinbarung ist erforderlich
Err: Service-Auftrag nicht gefunden	Service-Auftrag wird nicht gefunden
Err: Falsche Währung des Service-Auftrags	Die Währung des Service-Auftrags ist falsch
Err: Service-Auftrag Währung nicht gefunden	Die Währung des Service-Auftrags wurde nicht gefunden
Err: Rechnungsstellung deaktiviert	Die Fakturierung ist für den Benutzer deaktiviert
Auflösungstext im Feld Rechnungstext erforderlich	Feld "Rechnungstext" ist leer, obwohl das Feld laut Einstellungen erforderlich ist
Auflösungstext im Textfeld erforderlich	Feld "Text" ist leer, obwohl das Feld für die Einstellungen erforderlich ist
Auflösungstext im Feld Rechnungsbeschreibung erforderlich	Das Feld "Rechnungsbeschreibung" ist leer, obwohl das Feld für die Einstellungen erforderlich ist.

Vollständige Liste der Rechnungsvorlagen

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Windows Specific

Windows Specific

Open file in Notepad

Choose Save As

There are three items to update in the Save dialog that comes up.

Save as type: change this to All FilesFile

Name: name your file and add the .csv extension to it - e.g.: myupdates.csv

Encoding: click on the dropdown and choose UTF-8

Save!

MAC Specific

Mac Specific

Open file in Number
Hover over Export
In the submenu that appears, choose CSV
Click on Advanced Options to show the Text Encoding dropdown
Select Unicode (UTF-8) from the dropdown menu
Click Next Export!

Google Sheets Specific

Google Sheets

Click File
Click on or hover over Download As
Choose the option Comma-separated values (.csv, current sheet)
After clicking on that option, your file will be automatically downloaded to your computer

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