Anzeigen und Ausführen von Aktionen zu Rechnungen

Sie können alle Rechnungen, die Sie Ihren Kunden übermitteln, in der Rechnungsliste einsehen. Sie bietet Ihnen eine hohe Transparenz entlang des Rechnungsbearbeitungszyklus, sodass Sie wissen, welche Rechnungen offen, genehmigt, zurückgestellt, abgelehnt oder bezahlt sind.

Liste der Rechnungen

Die Liste der Rechnungen kann in sechs Abschnitte unterteilt werden.

1. Status-Registerkarten oberhalb der Rechnungsliste. Auf jeder Registerkarte wird eine Liste der Rechnungen mit dem entsprechenden Status angezeigt: Offen, Geprüft, Genehmigt, Bestritten, Abgelehnt, Bezahlt und Zurückgestellt. Um Rechnungen in allen Status anzuzeigen, klicken Sie auf Alle. Weitere Informationen zum Rechnungsstatus finden Sie hier.
2. Der linke Bereich dient zum Filtern und Suchen von Rechnungen. Auf der Registerkarte Filtern nach können Sie Rechnungen nach einem oder mehreren Kriterien filtern. Um eine bestimmte Rechnung zu finden, gehen Sie auf die Registerkarte Suchen nach. Weitere Einzelheiten finden Sie unter Filtern und Suchen nach Rechnungen.
3. Liste der Rechnungen. Alle Ihre Rechnungen werden hier in einer Liste angezeigt. Sie können nicht nur die Details anzeigen, sondern auch Aktionen zu einer Rechnung durchführen.
4. Option Download/Upload. Sie können entweder einen MS Excel-Bericht über vorhandene Rechnungen herunterladen oder eine Vorlage hochladen, wenn Sie Rechnungen im Stapelverfahren erstellen möchten. Einzelheiten dazu finden Sie unter Rechnungen mit Vorlagen erstellen.
5. Sortieroptionen. Sie können Rechnungen in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge nach den folgenden Kriterien sortieren:
   
   • Datum - der Standard-Sortierparameter
   • Rechnungsnummer
   • Bestellungsnummer
   • Chargen-ID
   • Gewerk
   • Standort-ID
   • Benutzer
   • Status
6. Paginierung. Sie können die Anzahl der angezeigten Rechnungen pro Seite ändern - 10, 20 oder 50 Rechnungen - und zwischen den Seiten wechseln, wenn es mehr als eine gibt.

Zugriff auf rechnungsbezogene Informationen über die Listenansicht

Die Rechnungsliste zeigt wichtige Details zu jeder Rechnung, wie Rechnungsnummer, Status, Datum, Betrag und mehr. Der Rechnungsstatus wird auch als farbiger Balken am oberen Rand jeder Rechnung angezeigt.

Während Sie durch die Liste navigieren, können Sie auf andere Seiten der Dienstleisteranwendung zugreifen, indem Sie auf eine der folgenden Seiten klicken:

1. Rechnungsnummer. Führt Sie zur Seite mit den Rechnungsdetails, wo Sie das Rechnungsdatum, den Status, den Betrag, das Gewerk des Service-Auftrags, den Benutzer, den Ort, an dem die Arbeit ausgeführt wurde, die detaillierten Kosten und andere Informationen überprüfen können. Sie können auch den Rechnungsverlauf und etwaige Anhänge einsehen.
   Alternativ können Sie auch auf das Info-Symbol links neben der aufgelisteten Rechnung klicken, um die Seite mit den Rechnungsdetails aufzurufen. 
2. Nummer des Angebots. Leitet Sie zur Angebotsliste weiter, wo Sie eine kurze Übersicht über das Angebot sehen können. Die Vorschlagsnummer erscheint in der Rechnungsliste nur für fakturierte Service-Aufträge, die ein Angebot enthalten.
3. Service-Auftragsnummer. Öffnet die Detailseite des in Rechnung gestellten Serviceauftrags.
4. Standort-Infos. Führt Sie zur Seite mit den Standortdetails, auf der die Standort-ID, der Name, die Adresse, das Eröffnungsdatum und Kontaktinformationen sowie Standortnotizen, Anhänge und Anlagen angezeigt werden. 
5. Anhänge. Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol rechts neben einer Rechnung, um auf die Registerkarte Anhänge der Rechnungsdetailseite zu gelangen. Auf dieser Registerkarte werden alle Dateien angezeigt, die der Rechnung und dem zugehörigen Arbeitsauftrag angehängt sind.

   Um die angehängten Dateien schnell anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Büroklammersymbol und klicken Sie auf den gewünschten Dateinamen in der Quickinfo. Der Anhang wird in einer neuen Browser-Registerkarte geöffnet.

6. Letzte Aktualisierung durch. Zeigt den Benutzernamen der Person an, die die Rechnung zuletzt bearbeitet hat. Bewegen Sie den Mauszeiger über dieses Feld, um den Rechnungsstatus, in den die Rechnung verschoben wurde, und das Datum dieser Änderung anzuzeigen.

   Letzte Aktualisierung durch. Zeigt den Benutzernamen der Person an, die die vorletzte Aktualisierung der Rechnung vorgenommen hat.

   Wenn für eine Rechnung mehr als eine Aktion durchgeführt wird, werden in der Listenansicht sowohl die Informationen Letzte Aktualisierung von als auch Vorherige Aktualisierung von für diese Rechnung angezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger über Letztes Aktualisierungsdatum bewegen, wird eine QuickInfo mit einer Liste aller an der Rechnung vorgenommenen Aktualisierungen angezeigt, wobei die letzte Änderung an erster Stelle steht.
   
   

Aktionen für Rechnungen aus der Rechnungsliste durchführen

Von der Rechnungsliste aus können Sie auf die Rechnungsdetails zugreifen, Rechnungen drucken oder stornieren. Sie können einzelne, mehrere oder alle Rechnungen auf einmal bearbeiten.

Maßnahmen für eine einzelne Rechnung ergreifen

In der Liste der Rechnungen befindet sich rechts neben jeder Rechnung die Schaltfläche Aktionen. Sie ermöglicht es Ihnen, die entsprechende Aktion für die jeweilige Rechnung durchzuführen:

• Ansicht. Ermöglicht die Anzeige der vollständigen Details einer Rechnung.
• Ungültig. Annulliert die Rechnung im Status Offen. Da Sie eine eingereichte Rechnung nicht bearbeiten können, sollten Sie die Rechnung stornieren und sie dann mit den entsprechenden Änderungen erneut einreichen.

Maßnahmen bei mehreren Rechnungen ergreifen

Wenn Sie einen Stapel von Rechnungen bearbeiten müssen, können Sie mehrere oder alle Rechnungen in der Rechnungsliste auswählen.

• Um mehrere Rechnungen auszuwählen, verwenden Sie das Kontrollkästchen neben den gewünschten Rechnungen.
• Um alle Rechnungen auszuwählen, verwenden Sie das Kontrollkästchen oben links in der Liste der Rechnungen.

Nachdem Sie die gewünschten Rechnungen ausgewählt haben, erscheinen unten auf der Seite zwei Optionen - Stornieren und Drucken -, die die Anzahl der Rechnungen anzeigen, für die Sie diese Aktion durchführen können. Mit der Option Stornieren können Sie offene Rechnungen stornieren, während die Option Drucken sowohl den Druck als auch die Anzeige der ausgewählten Rechnungen ermöglicht.

Im folgenden Beispiel sind zwei Rechnungen ausgewählt: eine ist offen und die andere ist genehmigt. Unten auf der Seite sehen Sie, dass neben Stornieren eine "1" steht, aber neben Drucken eine "2". Das bedeutet, dass Sie von den beiden ausgewählten Rechnungen nur eine stornieren können - im Status Offen.