Erstellen einer Rechnung in der Dienstleister Anwendung

Owned by Caroline Antoun
Last updated: Sept 15, 2022

Ein Service-Auftrag kann in Rechnung gestellt werden, sobald er sich entweder im Status Abgeschlossen oder Abgeschlossen/Bestätigt befindet. Eine Rechnung kann nicht über einen Betrag eingereicht werden, der die OG überschreitet.

Die Schaltfläche Rechnung erstellen ist für jeden Service-Auftrag verfügbar, der fakturiert werden kann, und befindet sich am unteren Rand des Service-Auftrags.

Sie können eine Rechnung im System oder über die Rechnungsvorlage für Einzelposten erstellen.

Wenn Sie Arbeitsaufträge abgeschlossen haben, die Sie noch nicht in Rechnung gestellt haben, können Sie per E-Mail darüber informiert werden. 

 Klicken Sie hier, um mehr über die E-Mail-Benachrichtigung zu erfahren.

In der E-Mail-Benachrichtigung finden Sie die folgenden Angaben:

  • Hinweise zur Einreichung von Rechnungen und andere wichtige Informationen, die zu beachten sind
  • Gesamtzahl der abgeschlossenen, aber nicht in Rechnung gestellten Service-Aufträge, die vom angegebenen Kunden eingereicht wurden
  • Unter den nicht fakturierten Service-Aufträgen für den Kunden, die längste Zeit in Tagen seit dem Abschluss des Auftrags
  • Anzahl der Standorte, für die diese Service-Aufträge erstellt wurden
  • Tracking-Nummern von Service-Aufträgen
  • Anzahl der Tage, seit die einzelnen Dienstanfragen in den Status abgeschlossen versetzt wurden

Klicken Sie in der E-Mail auf Service-Aufträge anzeigen, um die Liste der Service-Aufträge aufzurufen, in der Sie Rechnungen erstellen können.

Anforderungen und Überlegungen zu Rechnungen

Ein paar Dinge sind zu beachten:

  • Je nach den Anforderungen Ihres Kunden können Sie entweder eine Standardrechnung oder eine Einzelpostenrechnung erstellen. 
  • Wenn Sie eine Rechnung erstellen, müssen Sie eine eindeutige Rechnungsnummer eingeben; Ihr Kunde kann auch verlangen, dass Sie eine Beschreibung der abgeschlossenen Arbeit eingeben. Ohne diese Informationen können Sie die Rechnung nicht speichern.
  • Sobald eine Rechnung eingereicht wurde, kann sie nicht mehr bearbeitet werden. Sollten Sie eine Rechnung erneut ausstellen müssen, müssen Sie die Rechnung stornieren, bevor der Kunde sie bearbeitet. Andernfalls müssen Sie sich an Ihren Kunden wenden und ihn bitten, die falsche Rechnung zurückzuweisen.
  • Vom Kunden abgelehnte Rechnungen können nicht bearbeitet werden. Sie müssen eine neue Rechnung mit einer anderen eindeutigen Nummer erstellen - Sie können nicht die gleiche Nummer verwenden, die für die abgelehnte Rechnung verwendet wurde.

Erstellen einer Standard-Rechnung

Eine Standardrechnung weist Arbeits-, Reise-, Material- und Frachtkosten aus. Sie enthält jedoch keine Aufschlüsselung der Arbeits- und Materialkosten.

Sie können eine Standardrechnung auch über die Rechnungsvorlage einreichen. Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungen mit Vorlagen erstellen.

⦿ Wie man eine Standard-Rechnung erstellt
  1. Klicken Sie bei dem gewünschten Service-Auftrag auf Rechnung erstellen.
  2. Geben Sie eine eindeutige Rechnungsnummer ein.

  3. (Optional) Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um das Rechnungsdatum zu ändern.

    Das Rechnungsdatum kann nicht vor dem Datum des abgeschlossenen Service-Auftrags liegen.

  4. Klicken Sie auf Bestätigen.

    Um die Rechnungsnummer oder das Rechnungsdatum zu bearbeiten, klicken Sie auf das entsprechende Feld in der oberen linken Ecke der Seite Rechnung.

  5. Wählen Sie die richtige Überweisungsadresse aus.
  6. Geben Sie eine vollständige Beschreibung für die geleistete Arbeit ein.
  7. Geben Sie die Beträge für Arbeit, Reisen, Material und Fracht ein, falls erforderlich.
  8. Wählen Sie eine Kategorie aus dem Dropdown-Menü Sonstiges und geben Sie gegebenenfalls den Betrag ein.
  9. Geben Sie die Steuer ein, entweder den Prozentsatz oder den Geldbetrag, falls zutreffend.

  10. Klicken Sie auf Rechnung senden. Die Rechnung wird erstellt, und die Liste der Rechnungen wird angezeigt.

Erstellen einer Einzelpostenrechnung

Wenn Ihr Kunde Sie auffordert, eine Einzelpostenrechnung einzureichen, bedeutet dies, dass Sie die Rechnungskosten in Einzelposten aufschlüsseln müssen.

Je nach Systemkonfiguration Ihres Kunden können Sie aufgefordert werden, nur eine, zwei oder alle Kostenarten aufzuschlüsseln - Arbeit, Material und Sonstiges. Außerdem entscheidet Ihr Kunde, ob Sie die Rechnungskosten für alle Service-Aufträge oder nur für Aufträge bestimmter Gewerke und Kategorien aufschlüsseln sollen.

Um schnell herauszufinden, welche Kosten Sie aufschlüsseln sollten, prüfen Sie die Registerkarte Zusammenfassung auf der Seite zur Erstellung einer Rechnung. Wenn Sie einen Link neben dem Kostennamen sehen, sollten Sie diese Art von Kosten aufschlüsseln. Wenn es sich um ein Textfeld handelt, geben Sie den Gesamtbetrag ein, ohne die Kosten aufzuschlüsseln.

Einzelposten sind für Arbeits- und Materialkosten erforderlich

Für alle Gebühren sind keine Einzelposten erforderlich

Die Fakturierung von Einzelposten ist auch über die Rechnungsvorlage möglich. Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungen mit Vorlagen erstellen. 

⦿ Wie man eine Einzelpostenrechnung erstellt

  1. Suchen Sie in der Liste der Service-Aufträge den gewünschten Service-Auftrag, und klicken Sie auf Rechnung erstellen. Die Seite zum Erstellen einer Rechnung wird angezeigt und das Overlay Rechnung erstellen wird geöffnet.

  2. Geben Sie im Overlay eine eindeutige Rechnungsnummer ein, ändern Sie bei Bedarf das Rechnungsdatum und klicken Sie auf Bestätigen. Die Seite zur Angabe weiterer Rechnungsdetails wird angezeigt.

    Sie können die Rechnungsnummer und das Datum in der oberen linken Ecke der Seite für die Erstellung einer Rechnung ändern. Beachten Sie, dass das Rechnungsdatum nicht vor dem Abschlussdatum des Arbeitsauftrags liegen darf.

  3. (Optional) Wählen Sie eine andere Überweisungsadresse unter der Spalte mit Ihren Unternehmensdaten.
  4. Machen Sie auf der Registerkarte Zusammenfassung die folgenden Angaben:
    • Vollständige Beschreibung der durchgeführten Arbeiten
    • Gesamtbetrag der Arbeits-, Reise-, Material-, Fracht- und sonstigen Kosten, wenn Sie ein Textfeld neben dem Namen sehen

  5. Je nach den Anforderungen Ihres Kunden können Sie Arbeits-, Material- oder andere Kosten aufschlüsseln. Die Kosten, die Sie aufschlüsseln müssen, erscheinen als Links auf der Registerkarte Zusammenfassung. Navigieren Sie zwischen den nachstehenden Registerkarten, um zu prüfen, wie Sie die einzelnen Kostenarten aufschlüsseln können.

  6. Wechseln Sie zur Registerkarte Zusammenfassung, und geben Sie den Steuerbetrag oder den Steuerprozentsatz unter der Rechnungszwischensumme ein.
  7. Überprüfen Sie die angegebenen Kosten, Steuern und den Rechnungsbetrag. Wenn die Rechnungsinformationen korrekt sind, klicken Sie unten auf der Seite auf Rechnung senden.

Ihre Einzelpostenrechnung wird an Ihren Kunden übermittelt, und Sie gelangen zur Liste der Rechnungen.

Hinzufügen von Anhängen zu Rechnungen

Nachdem eine Rechnung erstellt wurde, können Sie ihr Anhänge hinzufügen.

⦿ Wie man Anhänge zu Rechnungen hinzufügt
  1. Klicken Sie in der Mitte der Rechnungsübersichtsseite auf die Registerkarte Anhänge. Die Liste der aktuellen Anhänge wird angezeigt.
  2. Klicken Sie auf Datei hochladen. Das Overlay Anhang hochladen wird angezeigt.
  3. Klicken Sie auf Ordner durchsuchen und wählen Sie die entsprechende Datei aus.
  4. Geben Sie eine Beschreibung des Anhangs ein.
  5. Klicken Sie auf Hochladen. Der Anhang wird der Liste hinzugefügt.

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