Erstellen einer Rechnung in der Dienstleister Anwendung
Ein Service-Auftrag kann in Rechnung gestellt werden, sobald er sich entweder im Status Abgeschlossen oder Abgeschlossen/Bestätigt befindet. Eine Rechnung kann nicht über einen Betrag eingereicht werden, der die OG überschreitet.
Die Schaltfläche Rechnung erstellen ist für jeden Service-Auftrag verfügbar, der fakturiert werden kann, und befindet sich am unteren Rand des Service-Auftrags.
Sie können eine Rechnung im System oder über die Rechnungsvorlage für Einzelposten erstellen.
Wenn Sie Arbeitsaufträge abgeschlossen haben, die Sie noch nicht in Rechnung gestellt haben, können Sie per E-Mail darüber informiert werden.
Anforderungen und Überlegungen zu Rechnungen
Ein paar Dinge sind zu beachten:
Je nach den Anforderungen Ihres Kunden können Sie entweder eine Standardrechnung oder eine Einzelpostenrechnung erstellen.
Wenn Sie eine Rechnung erstellen, müssen Sie eine eindeutige Rechnungsnummer eingeben; Ihr Kunde kann auch verlangen, dass Sie eine Beschreibung der abgeschlossenen Arbeit eingeben. Ohne diese Informationen können Sie die Rechnung nicht speichern.
Sobald eine Rechnung eingereicht wurde, kann sie nicht mehr bearbeitet werden. Sollten Sie eine Rechnung erneut ausstellen müssen, müssen Sie die Rechnung stornieren, bevor der Kunde sie bearbeitet. Andernfalls müssen Sie sich an Ihren Kunden wenden und ihn bitten, die falsche Rechnung zurückzuweisen.
Vom Kunden abgelehnte Rechnungen können nicht bearbeitet werden. Sie müssen eine neue Rechnung mit einer anderen eindeutigen Nummer erstellen - Sie können nicht die gleiche Nummer verwenden, die für die abgelehnte Rechnung verwendet wurde.
Erstellen einer Standard-Rechnung
Eine Standardrechnung weist Arbeits-, Reise-, Material- und Frachtkosten aus. Sie enthält jedoch keine Aufschlüsselung der Arbeits- und Materialkosten.
Sie können eine Standardrechnung auch über die Rechnungsvorlage einreichen. Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungen mit Vorlagen erstellen.
Klicken Sie bei dem gewünschten Service-Auftrag auf Rechnung erstellen.
Geben Sie eine eindeutige Rechnungsnummer ein.
(Optional) Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um das Rechnungsdatum zu ändern.
Das Rechnungsdatum kann nicht vor dem Datum des abgeschlossenen Service-Auftrags liegen.
Klicken Sie auf Bestätigen.
Um die Rechnungsnummer oder das Rechnungsdatum zu bearbeiten, klicken Sie auf das entsprechende Feld in der oberen linken Ecke der Seite Rechnung.
Wählen Sie die richtige Überweisungsadresse aus.
Geben Sie eine vollständige Beschreibung für die geleistete Arbeit ein.
Geben Sie die Beträge für Arbeit, Reisen, Material und Fracht ein, falls erforderlich.
Wählen Sie eine Kategorie aus dem Dropdown-Menü Sonstiges und geben Sie gegebenenfalls den Betrag ein.
Geben Sie die Steuer ein, entweder den Prozentsatz oder den Geldbetrag, falls zutreffend.
Klicken Sie auf Rechnung senden. Die Rechnung wird erstellt, und die Liste der Rechnungen wird angezeigt.
Wenn Ihr Kunde Sie auffordert, eine Einzelpostenrechnung einzureichen, bedeutet dies, dass Sie die Rechnungskosten in Einzelposten aufschlüsseln müssen.
Je nach Systemkonfiguration Ihres Kunden können Sie aufgefordert werden, nur eine, zwei oder alle Kostenarten aufzuschlüsseln - Arbeit, Material und Sonstiges. Außerdem entscheidet Ihr Kunde, ob Sie die Rechnungskosten für alle Service-Aufträge oder nur für Aufträge bestimmter Gewerke und Kategorien aufschlüsseln sollen.
Um schnell herauszufinden, welche Kosten Sie aufschlüsseln sollten, prüfen Sie die Registerkarte Zusammenfassung auf der Seite zur Erstellung einer Rechnung. Wenn Sie einen Link neben dem Kostennamen sehen, sollten Sie diese Art von Kosten aufschlüsseln. Wenn es sich um ein Textfeld handelt, geben Sie den Gesamtbetrag ein, ohne die Kosten aufzuschlüsseln.
Einzelposten sind für Arbeits- und Materialkosten erforderlich
Für alle Gebühren sind keine Einzelposten erforderlich
Die Fakturierung von Einzelposten ist auch über die Rechnungsvorlage möglich. Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungen mit Vorlagen erstellen.
Hinzufügen von Anhängen zu Rechnungen
Nachdem eine Rechnung erstellt wurde, können Sie ihr Anhänge hinzufügen.