Validation, contestation et rejet des factures

Les factures figurant sur la page Valider les factures sont en statut Ouverte, En attente/Contestée ou Révisée.

En attente/Contestée : Une facture que vous mettez en attente par le biais du Tableau de bord 2.0 reste dans votre file d'attente Valider les factures jusqu'à ce que vous l'approuviez. Pour la facturation à plusieurs niveaux il se peut que le prochain approbateur ne puisse pas prendre de mesures concernant la facture avant que vous n'ayez réglé la question.
Révisée : Pour la facturation à plusieurs niveaux, un contrôleur situé en dessous de vous dans la hiérarchie a approuvé la facture, et vous êtes le prochain à prendre des mesures.

⦿ Comment prendre des mesures concernant une facture

Dans le coin supérieur gauche de l'écran, cliquez sur l'icône du menu et sélectionnez Valider les factures. La liste des factures ouvertes apparaît. Pour plus d'informations sur chaque colonne, voir la section Navigation dans le module Facture.
Pour marquer une facture pour l'audit, cochez la case à côté de la facture. Voir la section Marquage des factures pour l'audit, ci-dessous.

Sous la colonne Action, cliquez sur Accéder. La page d'Action s'affiche et contient les informations suivantes :

En-tête de colonne	Description
Modifié par	Votre nom d'utilisateur apparaît ici.
Catégorie	Classifications qui sont créées dans le système par l'administrateur pour regrouper différents types d'ordres de travail.
Code de validation	Un identifiant utilisé à des fins comptables.
Action	Permet à un utilisateur de valider, de contester ou de rejeter une facture.
Secteur	Le domaine dans lequel s'inscrit l'ordre de travail.
Commentaire	Saisissez des notes pour la facture, en particulier lorsque la facture est contestée ou rejetée.
Montant de la facture	Le coût total des services, y compris les taxes et les frais, dans la devise appropriée.
Action(s) supplémentaire(s)	Lorsqu'elle est activée, une liste d'utilisateurs qui sont les prochains à approuver la facture après que vous l'ayez approuvée apparaît.

Vos autorisations déterminent si vous pouvez modifier la Catégorie, le Code de validation ou changer le prochain approbateur par le biais d'Actions supplémentaires.

(Facultatif) Si vous y êtes autorisé, modifiez la Catégorie et le Code de validation :
- Utilisez le menu déroulant pour modifier la Catégorie.
- Entrez un nouveau Code de validation.
Dans la liste déroulante Action, sélectionnez le statut de facture approprié : Valider, En attente/Contester ou Rejeter.
Cliquez sur Soumettre. Une page de confirmation apparaît indiquant que le statut de la facture a été mis à jour.

Marquage des factures pour l'audit

Dans la page Valider les factures, cochez la case Audit pour les factures qui doivent être marquées pour que les administrateurs puissent établir des rapports à des fins de vérification. Notez que vous devez cocher la case avant la validation de la facture, car vous ne pouvez pas effectuer cette action après par le biais du tableau de bord.

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