Facturación

Los usuarios del Panel de trabajo 2.0 con permisos para facturar pueden aprobar facturas mediante el módulo de facturación. Normalmente, un proveedor de servicios le enviará una factura en función de un encargo de trabajo cuando su estado sea el de “Completado” o “Completado/Confirmado”. La configuración de su sistema determina qué estado de los encargos de trabajo se utilizará para la facturación. 

El módulo de facturación se divide en dos partes: “Aprobar facturas” y “Ver historial de facturación”. El módulo le permite lo siguiente: 

• Revisar los detalles de una factura. 
• Revisar el resumen de un encargo de trabajo relacionado.  
• Revisar archivos adjuntos relacionados con una factura. 
• Llevar a cabo acciones pertinentes sobre facturas: aprobar, reclamar o rechazar.  
• Señalar facturas con el propósito de realizar auditorías. 
• Revisar el historial de facturación para determinar quién intervino en cada factura y cuándo. 

Estados de facturación 

Al igual que los estados de los encargos de trabajo, las facturas también pasan por estados. Aunque los códigos de colores para facturas y encargos de trabajo son parecidos, tenga en cuenta que los códigos de colores de una factura indican el estado de la propia factura, no del encargo de trabajo. 

Facturación multinivel 

La facturación multinivel (MLI, por sus siglas en inglés) establece una organización para revisar y aprobar facturas a varias personas. 

A continuación, se muestra uno de los muchos ejemplos que existen sobre cómo puede configurarse una organización para la facturación multinivel. Su administrador de ServiceChannel determina quién se encuentra en su organización de facturación multinivel.

Tenga en cuenta que mientras una factura se encuentre en el estado de “Abierta” o “Retenida / Reclamada” en su lista, el siguiente revisor de la organización de facturación multinivel no podrá hacer nada. Cuando se apruebe la factura, aparecerá en la lista del siguiente revisor. 

Límites de aprobación de facturas

Cada persona de la organización puede aprobar facturas con hasta un monto máximo de dinero, también llamado “límite de aprobación de facturas”. Siguiendo el ejemplo de la ilustración anterior, el monto máximo de dinero que puede aprobar un usuario de ubicaciones es de USD 500; mientras que el director de distrito puede aprobar facturas de hasta USD 2000.  

• Cuando un proveedor de servicios envía una factura de USD 375, la organización de facturación multinivel comienza por el usuario de ubicaciones, ya que la factura es menor del límite de aprobación de facturas del usuario. 
• Cuando un proveedor de servicios envía una factura de USD 1500, la organización de facturación multinivel comienza por el director de distritos, ya que la factura es mayor del límite de aprobación de facturas del usuario de ubicaciones. 

Los límites de aprobación de facturas los establece su administrador de ServiceChannel. 

Escalada automática de la facturación multinivel

Cada noche, se lleva a cabo y se envía por correo electrónico un informe de facturación a los revisores de facturas. Cuando las facturas están preparadas para su revisión en su nivel de organización de la facturación multinivel, se le enviará este correo electrónico. Este informe recopila todas las facturas que requieren su atención. Dicho informe evita que tenga que entrar en Service Automation y comprobar continuamente si la persona que está por debajo de usted en la organización de facturación multinivel aprobó facturas. Asimismo, es un archivo con valores separados por comas (CSV) que puede abrirse en cualquier aplicación de hojas de cálculo, como Microsoft Excel u Hojas de cálculo de Google. 

Escalada automática de la facturación multinivel 

En los casos en que no lleve a cabo acciones sobre facturas luego de un número de días establecidos (normalmente de 3 a 7 días), la escalada automática permitirá que una factura vaya automáticamente a un nivel superior de la organización de facturación multinivel. 

Varias facturas para el mismo encargo de trabajo 

En algunos casos, puede que vea dos facturas para el mismo encargo de trabajo. En Service Automation, un proveedor de servicios no puede duplicar un número de factura que ya se emitió. Si se necesita modificar detalles de una factura, la factura original debe rechazarse (por parte del administrador de su sistema) o anularse (por parte del proveedor de servicios), y se deberá emitir una factura con un número nuevo.