Factures

Les utilisateurs du Tableau de bord 2.0 ayant des autorisations de facturation peuvent valider les factures par le biais du module de facturation. En général, un fournisseur de services présente une facture concernant un ordre de travail lorsque celui-ci est en statut Terminé ou Terminé/Confirmé. La configuration de votre système détermine le statut de l'ordre de travail utilisé pour la facturation.

Le module Facture est divisé en deux parties - Valider les factures et Consulter l'historique des factures - et vous permet de : 

• Vérifier les détails d'une facture. 
• Vérifier le résumé de l'ordre de travail correspondant.  
• Vérifier les pièces jointes relatives à une facture. 
• Prendre les mesures appropriées concernant les factures : valider, contester ou rejeter.  
• Marquer les factures à des fins de vérification. 
• Vérifier l'historique des factures afin de déterminer qui a pris des mesures pour chaque facture et quand. 

Statut des factures 

Tout comme les statuts des ordres de travail, les factures ont également des statuts. Bien que le codage couleur des statuts de la facture et de l'ordre de travail soit similaire, notez que le codage couleur sur une facture est un indicateur du statut de la facture et non de l'ordre de travail. 

Facturation à plusieurs niveaux 

La facturation à plusieurs niveaux, ou FPN, fournit une hiérarchie pour la vérification et validation des factures adressées à plusieurs personnes.  

Vous trouverez ci-dessous un exemple possible pour la configuration FPN. Votre administrateur ServiceChannel détermine qui fait partie de votre hiérarchie FPN. 

Notez que lorsqu'une facture est en statut Ouverte ou En attente/Contestée dans votre file d'attente, l'évaluateur suivant dans la hiérarchie FPN ne peut pas y donner suite. Une fois qu'une facture est validée, elle apparaît dans la file d'attente du contrôleur suivant. 

Limites de validation des factures

Chaque personne dans la hiérarchie peut valider les factures jusqu'à un montant maximum en devise, ou la limite de validation des factures. Dans un exemple utilisant l'illustration ci-dessus, le montant maximum de la facture qu'un Utilisateur de site peut valider est de 500 $USD, tandis que le Directeur de district peut valider des factures jusqu'à 2 000 $USD.  

• Lorsqu'un fournisseur de services soumet une facture de 375 $USD, la hiérarchie FPN commence par l'Utilisateur du site, car le montant de la facture est inférieur à la limite de validation de cet utilisateur. 
• Lorsqu'un fournisseur de services soumet une facture de 1 500 $USD, la hiérarchie FPN commence par le Directeur de district, car le montant de la facture est supérieur à la limite de validation de l'utilisateur du site. 

Les limites de validation des factures sont fixées par votre administrateur ServiceChannel. 

Rapport FPN 

Chaque nuit, un rapport de facturation est établi et envoyé par courrier électronique aux contrôleurs de facturation. Lorsque des factures sont prêtes à être vérifiées à votre niveau dans la hiérarchie FPN, ce courriel vous sera envoyé. Ce rapport comprend toutes les factures qui nécessitent votre intervention. Ce rapport vous évite d'avoir à entrer dans le système d'Automatisation des services et à vérifier constamment si la personne qui vous précède dans la hiérarchie FPN a validé les factures. Ce rapport est un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) qui peut être ouvert dans n'importe quelle application de tableur, comme Microsoft Excel ou Google Sheets. 

Escalade automatique FPN 

Dans les cas où vous ne prenez pas de mesures concernant une facture après un certain nombre de jours (normalement 3 à 7 jours), l'escalade automatique permet à une facture de monter automatiquement d'un niveau dans la hiérarchie FPN. 

Factures multiples pour un même Ordre de travail

Dans certains cas, vous pouvez voir deux factures pour le même ordre de travail. Dans l'Automatisation des services, un fournisseur de services ne peut pas dupliquer un numéro de facture déjà émis. Si les détails d'une facture doivent être modifiés, la facture originale doit être soit rejetée (par votre administrateur système), soit annulée (par le fournisseur de services), puis une nouvelle facture avec un nouveau numéro doit être émise.