Comment créer un ordre de travail
- Anastasiya Dashuk (Unlicensed)
- Chellie Esters
En fonction de vos autorisations, la Nouvelle demande de service peut être la première page que vous voyez après vous être connecté.
Les sélections qui vous sont proposées sont déterminées par votre administrateur ServiceChannel, et la configuration de votre système peut varier.
Comment créer un ordre de travail
Important
La sélection et la confirmation du service approprié détermine quel fournisseur de services arrive au site pour résoudre le problème. Lisez attentivement les informations sur cette page pour éviter de soumettre une demande de service au mauvais fournisseur de services ou au mauvais site.
Lorsque vous créez un ordre de travail, vous devez saisir tous les détails qui permettent d'identifier un problème, un bien et un site. En fonction de la configuration de votre système, vous pouvez voir des Avertissements en double et/ou des Conseils de dépannage pour certains problèmes.
- Avertissements en double. Les avertissements en double vous alertent et vous permettent d'éviter d'envoyer plusieurs fois un fournisseur de services sur place pour résoudre le même problème. Pour plus d'informations, voir la section Résolution des ordres de travail en double et des problèmes répétés.
- Conseils de dépannage/Questions/Messages. Votre administrateur ServiceChannel peut avoir défini des conseils de dépannage pour certains types de problèmes qui vous permettent de déterminer si vous pouvez résoudre le problème sans envoyer le fournisseur et de lui fournir des informations détaillées, le cas échéant.
Cliquez sur l'onglet Nouvelle demande de service. La page Nouvelle demande de service apparaît, avec le Numéro du magasin, la Date et l'heure de l'appel et votre Nom complet/position remplis automatiquement.
Si votre nom ne s'affiche pas automatiquement, entrez votre prénom et votre nom.
Choisissez le Domaine, le Type de problème, le Bien et le Problème appropriés.
- Vérifiez attentivement vos sélections, puis cliquez sur Suivant.
Pour les clients Responsables de l'équipement : Choisissez le Bien pour lequel vous signalez le problème. Voir la section Signaler les problèmes relatifs aux biens ci-dessous.
Important
À ce stade, le système vérifiera si un problème similaire a déjà fait l'objet d'un ticket ouvert (Ordre de travail en double) ou a été résolu au cours des 30 derniers jours (Problème répété). Le système vous invitera à examiner l'ordre de travail existant avant de poursuivre. Pour plus d'informations, voir la section Résolution des ordres de travail en double et des problèmes répétés.
- Décrivez ou dépannez le problème :
Pour décrire le problème : Saisissez les informations pertinentes dans la zone de texte. Décrivez le problème de manière complète afin que le fournisseur de services connaisse le mieux possible votre demande.
Il y a une limite de 4 000 caractères pour le champ Description. Si vous entrez plus de 4 000 caractères, le Tableau de bord 2.0 affiche une erreur sur la page de Confirmation et vous ne pourrez pas soumettre la demande tant que la Description n'aura pas été modifiée pour ne pas dépasser 4 000 caractères.
- Pour dépanner le problème. Répondez aux questions pour déterminer si le problème persiste après que vous ayez essayé de le résoudre vous-même. (Pour plus d'informations, voir la section Répondre aux questions de dépannage interactives et Résoudre les messages). Important : si vous avez dépanné le problème, ARRÊTEZ-VOUS ICI et Annulez la demande de service.
- Messages et solutions alternatives : Certains problèmes peuvent afficher un Message, détaillant des actions alternatives à prendre pour certains problèmes sélectionnés (comme l'affichage d'une personne à contacter ou des actions spécifiques à prendre à la place). Dans ce cas, suivez la solution de rechange et Annulez la demande. Pour plus d'informations, voir la section Répondre aux questions de dépannage interactives et Résoudre les messages.
- Cliquez sur Suivant après avoir décrit le problème ou déterminé que le problème persiste toujours.
- Vérifiez l'exactitude de la demande de service et notez la Catégorie, la Priorité, le Montant à ne pas dépasser, la Date/l'heure prévue estimée et le Fournisseur de services. Voir la section Vérifier les demandes d'ordres de travail avant de les soumettre ci-dessous.
- Sélectionnez un ou plusieurs fichiers pour télécharger une image du problème (si disponible et applicable).
- Cliquez sur Soumettre la demande. La page de confirmation apparaît avec l'ordre de travail généré qui est envoyé au fournisseur de services. Voir la section Vérifier la page de confirmation ci-dessous.
Signaler les problèmes liés aux biens
Les administrateurs ServiceChannel qui utilisent le module des biens doivent gérer les ordres de travail pour les biens de chaque site (tels que les fours, les étagères, les ordinateurs, les registres, et plus encore). Après avoir sélectionné un problème, dans l'écran suivant vous devez choisir le bien spécifique qui présente le problème. Une fois que vous aurez sélectionné un bien, vous serez dirigé vers la section dépannage.
Vérifier les demandes d'ordres de travail avant de les soumettre
Chaque demande de service vous permet d'examiner ou de modifier les informations suivantes pour en vérifier l'exactitude et d'y joindre des photos, si cela est autorisé et applicable :
- Catégorie : La classification globale d'un ordre de travail (par exemple : Entretien, Réparation ou CapEx). La plupart des ordres de travail générés dans le tableau de bord relèveront de la catégorie Réparation.
- Priorité : Le nombre de jours à partir de la Date d'appel au cours desquels le fournisseur de services doit effectuer le travail demandé.
- Montant à ne pas dépasser : Le montant maximum que le fournisseur de services peut facturer pour le service indiqué sur l'ordre de travail.
- Date/heure prévue estimée : La date et l'heure approximatives auxquelles le fournisseur de services devrait arriver sur le site.
- Fournisseur de services : L'entreprise à laquelle l'ordre de travail a été affecté.
- Sélectionnez le(s) fichier(s) à télécharger : La zone où vous pouvez joindre une photo liée à l'ordre de travail.
- Les extensions de fichiers recommandées sont .jpg, .png, .bmp, .gif et .pdf.
- La taille maximale de chaque fichier téléchargé est de 30 mégaoctets (30 Mo).
- Donnez un bref titre ou une brève description de la pièce jointe. (Remarque : le nombre maximum de caractères est de 50)
Vérifier la page de confirmation
La page de confirmation affiche les informations pertinentes concernant votre ordre de travail :
- Fournisseur de services : Le fournisseur de services affecté à votre ordre de travail. Ce fournisseur peut avoir besoin d'utiliser le téléphone de votre site pour l'enregistrement et la sortie. (Pour plus d'informations, voir la section À propos des enregistrements et des sorties des fournisseurs de services sur place).
- n° de suivi : Chaque ordre de travail se voit attribuer un numéro unique à 8 chiffres à des fins de suivi et de rapport.
