Herunterladen und Versenden von Dashboards und Berichten

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Caroline Antoun
Last updated: Sept 16, 2022
9 min read

Die Scorecard bietet Ihnen viele Möglichkeiten zum Herunterladen und/oder Versenden von Dashboards und Daten. Von jedem Dashboard aus können Sie:

Herunterladen von Daten

Herunterladen von Daten aus einer Tabelle oder Visualisierung

Für jede Tabelle oder Visualisierung können Sie die zugrunde liegenden Daten in den Formaten Excel (2007 oder höher), CSV, TXT oder PNG herunterladen. (Für Datenexperten sind auch die Formate JSON, HTML und Markdown verfügbar).

⦿ Wie man Daten aus einer einzelnen Visualisierung oder Tabelle herunterlädt
  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die gewünschte Tabelle oder Visualisierung, um das 3-Punkte-Menü anzuzeigen, und klicken Sie dann auf Daten herunterladen. Das Download-Modal erscheint.

  2. Wählen Sie die gewünschten Optionen aus:

    Meistens lassen Sie diese Einstellungen unverändert und klicken dann auf Herunterladen, aber wir haben im Folgenden beschrieben, was diese Optionen bedeuten.

    1. Dateiformat: Laden Sie die Daten in Excel (2007 oder höher), CSV, TXT oder PNG herunter. (Für Datenexperten sind auch die Formate JSON, HTML und Markdown verfügbar).

    2. Ergebnisse: Lassen Sie die Option Mit angewandten Visualisierungsoptionen aktiviert, um die Daten so herunterzuladen, wie sie auf dem Dashboard erscheinen. Mit anderen Worten: Die Diagrammersteller haben möglicherweise die Namen von Spaltenüberschriften, Diagrammbeschriftungen oder X- und Y-Diagrammbeschriftungen geändert, damit die Daten im Dashboard leicht zu erkennen sind. Wenn Sie diese Option aktiviert lassen, wird diese Ansicht beibehalten.
      1. Um die tatsächlichen Dimensionen, Kennzahlen und Datenfelder anzuzeigen, die zur Erstellung des Diagramms verwendet werden, ändern Sie diese Einstellung in Wie in der Datentabelle angezeigt.
    3. Werte: Lassen Sie die Option Formatiert aktiviert, um die Daten mit relativen Dezimalstellen, Prozentsätzen, Kommas und dergleichen anzuzeigen. Um zu einem eher rohen Datenformat zu wechseln, ändern Sie diese Einstellung in Unformatiert.
    4. Einschränkung: Lassen Sie die Option Ergebnisse in der Tabelle aktiviert, um die Daten unverändert zurückzugeben. 
      1. Verwenden Sie Alle Ergebnisse, um alle Daten herunterzuladen, die mit diesem Diagramm verbunden sind..
        1. Der Diagrammersteller könnte beispielsweise 500 Datenzeilen verwendet haben, die Visualisierung dann aber auf die ersten 100 Zeilen beschränkt haben.

      2. Verwenden Sie Benutzerdefiniert, um eine bestimmte Anzahl von Datenzeilen herunterzuladen.

        1. Der Diagrammersteller hat z. B. 500 Zeilen verwendet, und das Diagramm verwendet die obersten 100 Zeilen, aber Sie möchten 300 Datenzeilen sehen.

          Die maximale Anzahl von Zeilen, die gleichzeitig heruntergeladen werden können, beträgt 5.000.

    5. Dateiname: Es wird ein Standardname aufgeführt, den Sie jedoch ändern können.

  3. Klicken Sie auf Download, um die Datei auf Ihrem Gerät zu speichern.

Herunterladen eines Dashboards in PDF oder CSV

Klicken Sie in der oberen rechten Ecke unter Ihrem Namen auf das Zahnradsymbol, um die ausgewählte Registerkarte entweder als PDF oder als CSV-Sammlung herunterzuladen.

Sie müssen auf jede Registerkarte in der Auftragnehmer-Scorecard klicken, um die Daten auf jeder Registerkarte herunterzuladen.

Speichern eines Dashboards als PDF-Datei

Interaktive PDF-Dateien enthalten Links zum Service-Auftrag, die, wenn sie angeklickt werden, zu den Details des Service-Auftrags in Service Automation zurückführen. Außerdem können Tabellen in einer PDF-Datei erweitert werden, um alle Datenzeilen zu sehen, nicht nur die Zeilen, die im Dashboard sichtbar sind.

⦿ Wie man ein Dashboard im PDF-Format herunterlädt
  1. Klicken Sie auf dem gewünschten Dashboard (oder der Dashboard-Registerkarte) auf das Zahnradsymbol oben rechts auf der Seite und dann auf Als PDF herunterladen. Das Herunterladen-Modal wird angezeigt.

  2. Es wird ein Standard-Dateiname angezeigt, den Sie jedoch ändern können.

  3. Unter Erweiterte Optionen:

    1. Im einspaltigen Format werden alle Tabellen und Visualisierungen auf einer Seite in einer Spalte in der PDF-Datei angeordnet, im Gegensatz zur Anordnung im Dashboard.

    2. Tabellen erweitern zeigt alle Zeilen in einer Tabelle an, anstatt nur die Zeilen, die auf dem Dashboard erscheinen.
    3. Papiergröße passt die PDF-Datei an die gewünschte Größe an.
  4. Klicken Sie auf Im Browser öffnen, um die PDF-Datei im Browser Ihrer Wahl anzuzeigen, oder klicken Sie auf Herunterladen, um eine Version des Berichts auf Ihrem Gerät zu speichern.

Speichern eines Dashboards in einer CSV-Zip-Datei

Für jede Tabelle und Visualisierung auf einem Dashboard wird eine CSV-Datei erstellt, die die Rohdaten der Datei enthält.

Dies ist ein Beispiel für das Dashboard Insite - Programmübersicht. Jede Kachel auf dem Dashboard wird als eigene CSV-Datei exportiert. Je mehr Visualisierungen auf einem Dashboard, desto mehr CSV-Dateien werden heruntergeladen.

⦿ Wie man ein Dashboard in eine CSV-Zip-Datei herunterlädt
  1. Klicken Sie auf dem gewünschten Dashboard (oder der Dashboard-Registerkarte) auf das Zahnrad-Symbol oben rechts auf der Seite und dann auf Als CSV-Dateien herunterladen... Eine neue Browser-Registerkarte wird geöffnet.
  2. Nachdem die Dateien gerendert wurden, werden Sie aufgefordert, die CSV-Zip-Datei auf Ihrem Gerät zu speichern.

Drei Dateien können aus dem Export entfernt werden: footer.csv, menu.csv und navigation_bar.csv, da diese sich auf die Analytics-Navigation und das Seitenlayout beziehen.

Senden von Berichten und Daten an E-Mail-Empfänger

Senden eines einmaligen Berichts per E-Mail

Verwenden Sie die Option Senden, um Ihre aktuelle Dashboard- oder Visualisierungsansicht manuell an E-Mail-Empfänger zu senden.

Von hier aus können Sie die Zustellungsmethode, das Ziel und das Format sowie erweiterte Optionen wie Filter und erweiterte Tabellen auswählen.


Sollten Sie einen Bericht mit erweiterten Tabellen versenden wollen, finden Sie diese Option unter Erweiterte Optionen.


⦿ Wie man einen Bericht manuell sendet
  1. Wie man einen Bericht manuell sendet. Auf dem gewünschten Dashboard (oder der Dashboard-Registerkarte) klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts auf der Seite und dann auf Senden. Das Modal Senden (Dashboardname) wird geöffnet.
  2. Standardmäßig ist ein Titel vorgegeben, den Sie jedoch ändern können.
  3.  Geben Sie unter An wen soll die E-Mail gesendet werden? die gewünschten Empfänger durch ein Komma getrennt ein und klicken Sie dann auf Hinzufügen.
    1. (Optional) Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Nachricht einfügen, um eine persönliche Notiz hinzuzufügen.
  4. Wählen Sie unter Daten formatieren als die Option PDF, Visualisierung oder CSV-Zip-Datei.
  5. (Optional): Klicken Sie auf Filter, um die Kriterien einzuschränken, die in der E-Mail erscheinen. Beachten Sie, dass dieselben Filter wie auf dem Dashboard selbst auch hier angezeigt werden.
  6. (Optional): Klicken Sie auf Erweiterte Optionen für weitere dynamische Kontrollen.
    1. Email Optionen: 
      1. Aktivieren Sie Zeitplan als Empfänger ausführen, um den Bericht mit den Daten zu senden, die er sehen würde, wenn er die Abfrage selbst ausführen würde. Mit anderen Worten: Wenn Sie einen Bezirksleiter mit Zugriff auf 2 Standorte in einem Bezirk haben, Ihr Bericht aber 5 Standorte in 20 Bezirken abdeckt, erhält der Empfänger einen Bericht, der nur seine 2 Standorte in diesem Bezirk enthält. Die Benutzerattribute und der Systemzugriff eines jeden Benutzers steuern, was die Empfänger sehen, wenn dieses Feld markiert ist.
      2. Links einbeziehen ist standardmäßig aktiviert, da dies den Benutzern ermöglicht, auf Links zu Service-Aufträge zu klicken und direkt zur Service-Automatisierung zu navigieren.
    2. Format-Optionen:
      1. (PDFs und Visualisierungen) Einspaltiges Layout verwenden positioniert alle Tabellen und Visualisierungen auf einer Seite in einer Spalte im PDF, im Gegensatz zur Anordnung im Dashboard. 
      2. (PDFs) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Tabellen erweitern, um alle Zeilen in einer Tabelle anzuzeigen, anstatt nur die Zeilen, die auf dem Dashboard erscheinen.
      3. (CSVs) Visualisierungsoptionen anwenden ist standardmäßig aktiviert, da die Daten so heruntergeladen werden können, wie sie auf dem Dashboard erscheinen. Mit anderen Worten: Die Diagrammersteller haben möglicherweise die Namen von Spaltenüberschriften, Diagrammbeschriftungen oder X- und Y-Diagrammbeschriftungen geändert, damit die Daten im Dashboard leicht zu sehen sind. Wenn Sie diese Option aktiviert lassen, wird diese Ansicht beibehalten.
        1. Um die für die Erstellung des Diagramms verwendeten Dimensionen und Kennzahlen anzuzeigen, ändern Sie diese Einstellung in Wie in der Datentabelle angezeigt.
      4. (CSVs) Formatierte Datenwerte ist standardmäßig aktiviert, wodurch die Daten mit relativen Dezimalstellen, Prozentsätzen, Kommas usw. intakt bleiben. Um zu einem unformatierten, rohen Datenformat zu wechseln, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.

  7. Klicken Sie auf Senden. Die E-Mail wird an Ihre Empfänger gesendet.

Planen eines wiederkehrenden Berichts

Die Planung eines Berichts entspricht dem Versand eines manuellen Berichts, mit dem Unterschied, dass Sie die Intervalle festlegen können, in denen die Empfänger die Berichte erhalten sollen. Sie können einen geplanten Bericht auf demselben Dashboard einrichten, das Sie gerade betrachten. 

Sie können auch geplante Berichte ändern und löschen. 

⦿ Wie man Berichte plant
  1. Klicken Sie auf dem gewünschten Dashboard (oder der Dashboard-Registerkarte) auf das Zahnradsymbol oben rechts auf der Seite und dann auf Planen. Das Modal Planen (Dashboardname) wird geöffnet.
  2. Standardmäßig ist ein Titel vorgegeben, den Sie jedoch ändern können.
  3. Geben Sie unter An wen soll die E-Mail gesendet werden? die gewünschten Empfänger durch ein Komma getrennt ein und klicken Sie dann auf Hinzufügen.
    1. (Optional) Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Nachricht einfügen, um eine persönliche Notiz hinzuzufügen.
  4. Wählen Sie unter Daten formatieren als die Option PDF, Visualisierung oder CSV-Zip-Datei.
  5. Wählen Sie unter Diesen Zeitplan liefern
    1. Täglich: Jeden Tag, nur an Wochentagen oder an bestimmten Tagen zu der von Ihnen angegebenen Uhrzeit.
    2. Wöchentlich: Am gleichen Wochentag zu der von Ihnen angegebenen Uhrzeit.
    3. Monatlich: Jeden Monat zum gleichen Datum, zu Beginn des Quartals (1. Januar, 1. April, 1. Juli und 1. Oktober) oder in bestimmten Monaten zu der von Ihnen angegebenen Uhrzeit.
    4. Stündlich: Alle 1, 2, 3, 4, 6, 8 oder 12 Stunden, um x Minuten nach der vollen Stunde, zwischen den von Ihnen angegebenen Stunden.
    5. Nach Minuten: In 5-Minuten-Schritten, bis zu 30 Minuten, zwischen den von Ihnen angegebenen Stunden
  6. (Optional): Verwenden Sie Filter, um die Kriterien einzuschränken, die in der E-Mail erscheinen. Beachten Sie, dass dieselben Filter wie auf dem Dashboard selbst auch hier angezeigt werden.
  7. (Optional): Verwenden Sie die erweiterten Optionen, um den Bericht noch dynamischer zu gestalten.
    1. E-Mail-Optionen: 
      1. Aktivieren Sie Zeitplan als Empfänger ausführen, um den Bericht mit den Daten zu senden, die er sehen würde, wenn er die Abfrage selbst ausführen würde. Mit anderen Worten: Wenn Sie einen Bezirksleiter mit Zugriff auf 2 Standorte in einem Bezirk haben, Ihr Bericht aber 5 Standorte in 20 Bezirken abdeckt, erhält der Empfänger einen Bericht, der nur seine 2 Standorte in diesem Bezirk enthält. Die Benutzerattribute und der Systemzugriff eines jeden Benutzers steuern, was die Empfänger sehen, wenn dieses Feld markiert ist.
      2. Links einbeziehen ist standardmäßig aktiviert, da dies den Benutzern ermöglicht, auf Links zu Arbeitsaufträgen zu klicken und direkt zur Service-Automatisierung zu navigieren.
    2. Format-Optionen:
      1. (PDFs und Visualisierungen) Einspaltiges Layout verwenden positioniert alle Tabellen und Visualisierungen auf einer Seite in einer Spalte im PDF, im Gegensatz zur Anordnung im Dashboard. 
      2. (PDFs) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Tabellen erweitern, um alle Zeilen in einer Tabelle anzuzeigen, anstatt nur die Zeilen, die auf dem Dashboard erscheinen.
      3. (CSVs) Visualisierungsoptionen anwenden ist standardmäßig aktiviert, da die Daten so heruntergeladen werden können, wie sie auf dem Dashboard erscheinen. Mit anderen Worten: Die Diagrammersteller haben möglicherweise die Namen von Spaltenüberschriften, Diagrammbeschriftungen oder X- und Y-Diagrammbeschriftungen geändert, damit die Daten im Dashboard leicht zu sehen sind. Wenn Sie diese Option aktiviert lassen, wird diese Ansicht beibehalten.
        1. Um die für die Erstellung des Diagramms verwendeten Dimensionen und Kennzahlen anzuzeigen, ändern Sie diese Einstellung in Wie in der Datentabelle angezeigt.
      4. (CSVs) Formatierte Datenwerte ist standardmäßig aktiviert, wodurch die Daten mit relativen Dezimalstellen, Prozentsätzen, Kommas usw. intakt bleiben. Um zu einem unformatierten, rohen Datenformat zu wechseln, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.

    3. Klicken Sie auf Senden. Die E-Mail wird an Ihre Empfänger gesendet.

Ändern und Löschen eines zeitabhängigen Berichts

Wenn Sie sich auf demselben Dashboard wie der geplante Bericht befinden, können Sie einfach auf das Zahnradsymbol > Zeitplan klicken, um einen Zeitplan zu ändern, zu duplizieren oder zu löschen, oder einen neuen Zeitplan über dasselbe Dashboard hinzufügen.

Um eine Liste aller geplanten Berichte unter allen Dashboards anzuzeigen, klicken Sie auf das Profilsymbol > Zeitpläne.


Von hier aus können Sie

  • eine Liste der geplanten Berichte anzeigen und dann zum zugehörigen Dashboard navigieren, um den Bericht zu ändern.
  • geplante Berichte löschen.
⦿ Wie man von der Liste der geplanten Berichte auf Zeitpläne zugreift

  1. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke von Analytics auf das Profilsymbol > Zeitpläne. Die Seite Zeitpläne, die Sie erstellt haben wird angezeigt.

  2. Um einen Zeitplan zu löschen, klicken Sie rechts neben dem Zeitplan auf Löschen.

  3. So ändern Sie einen Zeitplan:

    1. Suchen Sie den gewünschten Zeitplan und klicken Sie dann auf den Namen des Zeitplans, um zu diesem Dashboard zu gelangen.

    2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol > Zeitplan, um den Zeitplan zu ändern oder zu duplizieren.

⦿ Wie man von der Liste der geplanten Berichte auf Zeitpläne zugreift

  1. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke von Analytics auf das Profilsymbol > Zeitpläne.

  2. Suchen Sie auf der Seite Von Ihnen erstellte Zeitpläne den gewünschten Zeitplan und klicken Sie auf den Namen des Zeitplans, um zum Dashboard zu gelangen.

  3. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol > Zeitplan, um den Zeitplan zu ändern, zu duplizieren oder zu löschen.

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