Aktualisieren des geplanten Datums und Hinzufügen von Notizen und Anhängen

Owned by Caroline Antoun
Last updated: Sept 23, 2022
7 min read

Auf der Registerkarte Anhänge & Notizen können Sie:

Hinzufügen von Notizen und Ändern des geplanten Datums

Um mit Ihren Kunden über Service-Aufträge zu kommunizieren, empfehlen wir die Verwendung von Notizen. Dies ist von Vorteil, damit Ihre Kunden genau wissen, was mit den einzelnen Arbeitsaufträgen geschieht, und damit Ihre Kunden auch mit Ihnen über alle Probleme kommunizieren können, die Ihre Aktivitäten vor Ort verzögern könnten.  

Sie können das geplante Datum auch aktualisieren, wenn Sie zum ursprünglich auf dem Arbeitsauftrag festgelegten Datum nicht vor Ort sein können. Beachten Sie, dass Service-Aufträge, die nicht verschoben werden, sowohl in Ihrer Liste als auch in der Liste Ihres Kunden in Rot erscheinen.


Wichtig

Wenn Sie das geplante Datum nicht an die tatsächliche Ankunftszeit Ihres Unternehmens vor Ort anpassen, wird dies in Ihrer Scorecard für Auftragnehmer negativ vermerkt. Weitere Informationen finden Sie unter Scorecard für Auftragnehmer.


Sie können auch eine Notiz zu mehreren Arbeitsaufträgen hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Notizen und Ändern des geplanten Datums in Batch. 

Hinzufügen von Notizen

⦿ Wie man einem Service-Auftrag aus der Auftragsliste eine Notiz hinzufügt
  1. Suchen Sie auf dem Bildschirm mit der Liste der Service-Aufträge den gewünschten Service-Auftrag und klicken Sie auf Notizen hinzufügen.

  2. Geben Sie in das Textfeld Notizen die Details der Notiz ein.

  3. (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erforderliche Maßnahme, um die Empfänger darauf hinzuweisen, dass sie weitere Maßnahmen für einen Service-Auftrag ergreifen müssen.

  4. (Optional) Geben Sie im Feld Adressat(en) hinzufügen die Namen der Personen ein, die Sie in die Notiz kopieren möchten, oder wählen Sie diese aus.

  5. (Optional) Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei auswählen, um bis zu 5 Anhänge mit kurzen Beschreibungen hinzuzufügen.

  6. Klicken Sie auf Speichern und Notiz senden, um den Vorgang abzuschließen.

⦿ Wie man einem Service-Auftrag in der Detailansicht eine Notiz hinzufügt
  1. Klicken Sie in der Detailansicht des gewünschten Service-Auftrags unter der Registerkarte Anhänge & Notizen auf Notiz hinzufügen/Planungsdatum aktualisieren. Das Fenster Notiz <#> für <SA #> wird geöffnet.
  2. Geben Sie Ihre Notizen in das Textfeld Notizen ein.
  3. (Optional) Markieren Sie das Feld Aktion erforderlich.
  4. (Optional) Geben Sie im Feld Adressat(en) hinzufügen die Namen der Personen ein, die Sie in die Notiz kopieren möchten, oder wählen Sie diese aus.
  5. (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kopie an mich selbst senden und (falls nicht verfügbar) geben Sie die gewünschte E-Mail in das Feld Meine E-Mail ein.
  6. (Optional) Fügen Sie einen Anhang hinzu:
    1. Klicken Sie im unteren Bereich des Fensters Notiz <#> für <WO #> im Abschnitt Anlage hinzufügen auf Datei auswählen.
    2. Navigieren Sie zum Speicherort der gewünschten Datei und klicken Sie auf Auswählen. Die ausgewählte Datei wird im Fenster Notizen angezeigt.
    3. Geben Sie eine kurze Beschreibung der Anlage ein.
    4. Wiederholen Sie die Schritte 7a - 7c, um bis zu 5 Dateien hinzuzufügen.
  7. Klicken Sie auf Speichern und Notiz senden. Die Details der Notiz werden auf der Registerkarte Anhänge & Notizen angezeigt. Die ausgewählten Empfänger erhalten E-Mail-Benachrichtigungen.

Wenn Sie eine E-Mail-Benachrichtigung über eine zu einem Service-Auftrag hinzugefügte Notiz erhalten, können Sie aus der E-Mail heraus eine neue Notiz hinzufügen. In der E-Mail können Sie die letzte und die vorletzte hinzugefügte Notiz sehen (falls vorhanden).

 Klicken Sie hier, um herauszufinden, wie Sie eine Notiz aus einer E-Mail-Benachrichtigung über eine neue Notiz erstellen können.
⦿ Wie man einen Hinweis zu einem Service-Auftrag aus einer E-Mail-Benachrichtigung über einen neuen Hinweis hinzufügt
  1. Klicken Sie in der E-Mail auf Neue Notiz erstellen. Sie werden aufgefordert, sich bei der Dienstleister Anwendung anzumelden, wenn Sie nicht angemeldet sind.

  2. Sie landen auf der Liste der Service-Aufträge, wo Sie eine neue Notiz zu dem Service-Auftrag hinzufügen können.


---ODER---


  1. Antworten Sie auf die E-Mail und geben Sie Ihre Notiz in der Antwort ein.

  2. Senden Sie die E-Mail.

    Stellen Sie sicher, dass die ursprüngliche Nachricht in der Antwort enthalten ist.

Der Kunde erhält eine E-Mail-Benachrichtigung über eine neue Notiz, die dem Arbeitsauftrag hinzugefügt wurde.


Voraussichtliches Fertigstellungsdatum

Die Aktualisierung des geplanten Termins auf Arbeitsaufträgen ist für die Kommunikation mit Ihren Kunden unerlässlich. Auf diese Weise wissen Ihre Kunden, wann sie damit rechnen müssen, dass Sie vor Ort sind, um das Problem zu beheben, und zwar im Einklang mit Ihren aktuellen Servicevereinbarungen. Sollten Sie den Termin verschieben müssen - z. B. wegen des Wetters, Materialmangels, Technikermangels oder aus anderen Gründen - können Sie dies auf dem Service-Auftrag in der Dienstleister Anwendung vermerken.

Geplantes Abschlussdatum


Zusätzlich zum geplanten Datum für einen Service-Auftrag verlangen manche Kunden auch die Eingabe eines voraussichtlichen Fertigstellungsdatums für den Service-Auftrag, d. h. das Datum/die Uhrzeit, zu dem/der die Arbeit voraussichtlich abgeschlossen sein wird. Wenn Sie diese Informationen eingeben müssen, erscheint beim Aktualisieren eines Arbeitsauftrags das Feld Voraussichtliches Fertigstellungsdatum.


Wichtig

Wenn Sie das geplante Datum nicht an die tatsächliche Ankunftszeit Ihres Unternehmens vor Ort anpassen, wird dies in Ihrer Scorecard für Auftragnehmer negativ vermerkt. Weitere Informationen finden Sie unter Scorecard für Auftragnehmer. 

Bei einigen Kunden kann die maximale Anzahl der Verschiebungen eines Service-Auftrags auf ein späteres Datum begrenzt sein. Sollte einer oder mehrere Ihrer Kunden diese Einstellung haben, erhalten Sie eine Warnmeldung, wenn Sie einen Service-Auftrag so oft wie möglich verschoben haben. Sollten Sie danach versuchen, den Service-Auftrag erneut zu verschieben, ändert sich der Status in Offen/Abgelehnt, und der Auftrag wird automatisch einem anderen Dienstleister zugewiesen.

⦿ Wie man das geplante Datum von Service-Aufträgen in der Liste der Service-Aufträge ändert

  1. Klicken Sie beim gewünschten Service-Auftrag in der Liste der Service-Aufträge auf Notiz hinzufügen. Das Modal Notiz (x) für (Trackingnummer x) wird angezeigt.
  2. Geben Sie eine Notiz ein, in der Sie erklären, warum Sie den Termin verschieben.
  3. Wählen Sie über die Kalenderauswahl ein neues geplantes Datum aus und geben Sie eine neue Uhrzeit (in militärischer Zeit) ein.

  4. Wählen Sie den entsprechenden Verschiebungsgrund, wie z. B. Wetter, Lieferantenwunsch oder Materialmangel.

  5. (Auf Wunsch Ihres Kunden) Geben Sie das voraussichtliche Datum und die voraussichtliche Uhrzeit an, zu der die Arbeiten abgeschlossen sein werden.

  6. (Optional) Wählen Sie den/die gewünschten Empfänger in der Liste Adressat(en) zum Senden einer E-Mail auswählen aus.
  7. (Optional) Markieren Sie das Feld Kopie an mich selbst senden.
  8. Klicken Sie auf Speichern und Notiz senden. Die Notiz wird für jeden ausgewählten Service-Auftrag aktualisiert.

Hinzufügen von Notizen und Ändern des geplanten Datums im Batch

Sie können bis zu 200 Arbeitsaufträge in einem Stapel verarbeiten.


⦿ Wie man aus der Liste der Service-Aufträge eine Notiz zu den Service-Aufträgen im Batch hinzufügt
  1. Markieren Sie in der Liste der Service-Aufträge die Kästchen neben 2 oder mehr gewünschten Aufträgen.
  2. Klicken Sie am unteren Ende der Liste der Service-Aufträge auf Notiz hinzufügen. Die Seite Notiz hinzufügen (x Service-Aufträge) wird angezeigt.

  3. Geben Sie die gewünschten Kommentare in das Textfeld Notiz ein.

  4. Klicken Sie auf Speichern. Die Notiz wird für jeden ausgewählten Service-Auftrag aktualisiert.

⦿ Wie man das geplante Datum auf Service-Aufträgen im Batch von der Liste der Service-Aufträge aus ändert

  1. Markieren Sie in der Liste der Service-Aufträge die Kästchen neben 2 oder mehr gewünschten Aufträgen.
  2. Klicken Sie am unteren Ende der Liste der Service-Aufträge auf Notiz hinzufügen. Das Modal Notiz hinzufügen (x Service-Aufträge) erscheint.
  3. Geben Sie eine Notiz ein, in der Sie erklären, warum Sie den Termin verschieben.
  4. Wählen Sie über die Kalenderauswahl ein neues geplantes Datum und eine neue geplante Uhrzeit (in militärischer Zeit).
  5. Wählen Sie den entsprechenden Verschiebungsgrund, wie z. B. Wetter, Lieferantenwunsch oder Materialmangel.

  6. Klicken Sie auf Speichern. Die Notiz wird für jeden ausgewählten Service-Auftrag aktualisiert.

Hinzufügen von Anhängen

Sie können jeweils bis zu 5 Dateien zu einem Service-Auftrag hinzufügen.

Sie können einen Anhang zu einem Service-Auftrag auch per E-Mail hinzufügen, indem Sie eine E-Mail mit dem Anhang an attachments@servicechannel.net senden und die Tracking-Nummer des Service-Auftrags im Betreff der E-Mail angeben.

⦿ Wie man eine einzelne Anlage hinzufügt
  1. Klicken Sie in der Detailansicht des gewünschten Service-Auftrags unter der Registerkarte Anhänge & Notizen auf der linken Seite des Fensters auf Anhang hinzufügen. Das Modal Anlage hochladen wird geöffnet.
  2. Klicken Sie auf Eine Datei durchsuchen, suchen Sie den Speicherort der gewünschten Datei und klicken Sie dann auf Auswählen.
  3. Geben Sie eine kurze Beschreibung der Anlage ein.
  4. Klicken Sie auf Hochladen. Der neue Anhang wird im linken Bereich der Seite angezeigt.
⦿ Wie man mehrere Anhänge hinzufügt
  1. Klicken Sie in der Detailansicht des gewünschten Service-Auftrags unter der Registerkarte Anlagen & Notizen auf Notiz hinzufügen/Terminplan aktualisieren. Das Fenster Notiz <#> für <WO #> wird geöffnet.
  2. Geben Sie Ihre Notizen in das Textfeld Notizen ein.
  3. Klicken Sie im unteren Bereich des Fensters Notiz <#> für <SA #> im Abschnitt Anlage hinzufügen auf Datei auswählen.
  4. Navigieren Sie zum Speicherort der gewünschten Datei und klicken Sie auf Auswählen. Die ausgewählte Datei wird im Fenster Notizen angezeigt.
  5. Geben Sie eine kurze Beschreibung der Anlage ein.
  6. Wiederholen Sie die Schritte 3 - 5, um weitere Dateien hinzuzufügen.

    Sie können bis zu 5 Anhänge auf einmal hinzufügen.

  7. Klicken Sie auf Speichern und Notiz senden. Die Anhänge werden auf der Registerkarte Anhänge und Notizen angezeigt, und es erscheint eine Notiz mit den Details der Anhänge

Löschen eines Anhangs

Falls ein Anhang nicht benötigt wird, können Sie ihn auch auf der Registerkarte Anhänge & Notizen löschen. Beachten Sie, dass hinzugefügte Anhänge nur von dem Benutzer gelöscht werden können, der sie hinzugefügt hat.

⦿ Wie man einen Dateianhang löscht

  1. Klicken Sie in der Detailansicht des Service-Auftrags auf der Registerkarte Anhänge & Notizen auf das Symbol Löschen neben dem gewünschten Anhang. Die Anlage wird entfernt, und es wird ein Hinweis angezeigt, dass die Anlage gelöscht wurde.

    Wenn ein Anhang über das Rechnungsmodul hinzugefügt wurde, kann nur der Benutzer, der den Anhang hinzugefügt hat, diesen löschen. Das Symbol Löschen neben einer Datei, die über das Rechnungsmodul hinzugefügt wurde, ist für alle anderen Benutzer ausgegraut.

Aufteilung von Notizen für Systemnotizen

Die Aufteilung von Notizen für Systemnotizen erfolgt, wenn ein Benutzer gleichzeitig eine manuelle und eine Systemnotiz für einen bestimmten Service-Auftrag ändert. Wenn beispielsweise eine manuelle Notiz erstellt und der Status des Arbeitsauftrags geändert wird, werden die Notizen in Manuell oder System aufgeteilt. Notizsplitting für Systemnotizen tritt auch auf, wenn Kunden gleichzeitig manuelle und Systemnotizänderungen an einem bestimmten Arbeitsauftrag vornehmen.



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