Rechnungen - Subscriber
- Anastasiya Dashuk (Unlicensed)
- Caroline Antoun
Dashboard 2.0-Benutzer mit Rechnungsberechtigungen können Rechnungen über das Rechnungsmodul genehmigen. Im Allgemeinen wird ein Dienstleister eine Rechnung für einen Arbeitsauftrag einreichen, wenn dieser sich entweder im Status Abgeschlossen oder Abgeschlossen/Bestätigt befindet. Ihre Systemkonfiguration bestimmt, welcher Arbeitsauftragsstatus für die Rechnungsstellung verwendet wird.
Das Rechnungsmodul ist in zwei Teile gegliedert - Rechnungen genehmigen und Rechnungsverlauf anzeigen - und ermöglicht Ihnen:
- Das Überprüfen der Details einer Rechnung.
- Das Überprüfen der zugehörigen Zusammenfassung des Arbeitsauftrags.
- Das Prüfen der Anhänge, die sich auf eine Rechnung beziehen.
- Das Ergreifen geeigneter Maßnahmen in Bezug auf Rechnungen: genehmigen, anfechten oder ablehnen.
- Das Markieren von Rechnungen zu Prüfungszwecken.
- Das Überprüfen des Rechnungsverlaufs, um festzustellen, wer auf jede Rechnung zugegriffen hat und wann.
Ihre Berechtigungen bestimmen, ob Sie Zugriff auf das Rechnungsmodul in Service Automation Dashboard 2.0 haben, wie von Ihrem ServiceChannel-Administrator festgelegt.
Rechnungsstatus
Ähnlich wie der Status von Arbeitsaufträgen haben auch Rechnungen einen Status. Obwohl die Farbkennzeichnungen für den Rechnungs- und Arbeitsauftragsstatus ähnlich sind, beachten Sie bitte, dass die Farbkennzeichnung auf einer Rechnung ein Indikator für den Rechnungsstatus und nicht für den Arbeitsauftrag ist.
Rechnungsstatus | Beschreibung |
Offen | Es wurde eine Rechnung für einen Arbeitsauftrag erstellt. |
Angehalten/Angefochten | Ein Indikator, dass die Details einer Rechnung in Frage gestellt sind. Weitere Untersuchungen sind erforderlich. |
Geprüft | Bei mehrstufiger Rechnungsstellung ein Indikator, dass die Rechnung auf einer niedrigeren Hierarchieebene genehmigt wurde. Siehe Mehrstufige Rechnungsstellung, unten. |
Genehmigt | Eine Rechnung ist zur Zahlung akzeptiert. |
Abgelehnt | Eine Rechnung ist nicht zur Zahlung akzeptiert. |
Bezahlt | Eine Rechnung wurde entweder über den Service Easy Pay von ServiceChannel bezahlt oder über eine hochgeladene Vorlage als bezahlt markiert. |
Mehrstufige Rechnungsstellung
Die mehrstufige Rechnungsstellung (MRS) bietet eine Hierarchie für die Prüfung und Genehmigung von Rechnungen durch mehrere Personen.
Unten ist nur eines von unendlich vielen Beispielen dafür, wie eine MRS-Hierarchie konfiguriert werden kann. Ihr ServiceChannel-Administrator bestimmt, wer sich in Ihrer MRS-Hierarchie befindet.
Beachten Sie, dass der nächste Prüfer in der MRS-Hierarchie nicht eingreifen kann, solange sich eine Rechnung in Ihrer Warteschlange entweder im Status Offen oder Angehalten/Angefochten befindet. Sobald eine Rechnung genehmigt ist, erscheint sie in der Warteschlange für den nächsten Prüfer in der Hierarchie.
Rechnungsgenehmigungslimits
Jede Person in der Hierarchie kann Rechnungen bis zu einem maximalen Währungsbetrag oder dem Rechnungsgenehmigungslimit genehmigen. In einem Beispiel mit der obigen Illustration beträgt der maximale Rechnungsbetrag, den ein Standortbenutzer genehmigen kann, 500,00 USD, während der Bereichsmanager Rechnungen bis zu 2.000,00 USD genehmigen kann.
- Wenn ein Dienstleister eine Rechnung von 375,00 USD einreicht, beginnt die MRS-Hierarchie mit dem Standortbenutzer, da die Rechnung unter dem Rechnungsgenehmigungslimit dieses Benutzers liegt.
- Wenn ein Dienstleister eine Rechnung von 1500,00 USD einreicht, beginnt die MRS-Hierarchie mit dem Bereichsmanager, da die Rechnung über dem Rechnungsgenehmigungslimit des Standortbenutzers liegt.
Die Grenzen für die Rechnungsgenehmigung werden von Ihrem ServiceChannel-Administrator festgelegt.
MRS-Bericht
Jede Nacht wird ein Rechnungsbericht erstellt und per E-Mail an die Rechnungsprüfer gesendet. Wenn auf Ihrer Ebene in der MRS-Hierarchie Rechnungen zur Prüfung bereit liegen, wird Ihnen diese E-Mail zugeschickt. Dieser Bericht stellt alle Rechnungen zusammen, die Ihr Handeln erfordern. Dieser Bericht verhindert, dass Sie ständig in Service Automation überprüfen müssen, ob die Person unter Ihnen in der MRS-Hierarchie Rechnungen genehmigt hat. Dieser Bericht ist eine CSV-Datei, die in jedem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel oder Google Sheets geöffnet werden kann.
Automatische MRS-Eskalation
In Fällen, in denen Sie nach einer bestimmten Anzahl von Tagen (normalerweise 3-7 Tage) keine Maßnahmen in Bezug auf eine Rechnung ergreifen, ermöglicht die automatische Eskalation, dass eine Rechnung automatisch eine Stufe in der MRS-Hierarchie aufsteigt.
Ihre ServiceChannel-Konfiguration bestimmt, ob die automatische Eskalation verwendet wird.
Mehrere Rechnungen für den gleichen Arbeitsauftrag
In bestimmten Fällen können Sie zwei Rechnungen für denselben Arbeitsauftrag sehen. In Service Automation kann ein Dienstleister eine bereits ausgestellte Rechnungsnummer nicht duplizieren. Wenn die Einzelheiten einer Rechnung angepasst werden müssen, muss die ursprüngliche Rechnung entweder abgelehnt (von Ihrem Systemadministrator) oder für ungültig erklärt (vom Dienstleister) werden, und dann muss eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer ausgestellt werden.
