Affichage des propositions et leur donner suite
- Anastasiya Dashuk (Unlicensed)
Les fournisseurs de services envoient les propositions décrivant les coûts et les fournitures nécessaires pour compléter le travail en question. Lorsqu’un fournisseur de services soumet une proposition, vous pouvez effectuer les actions suivantes dans SC Mobile:
- Afficher les détails de la proposition
- Localiser et filtrer les propositions par statut, priorité, secteur et plus
- Traiter les propositions: approuver, refuser, mettre en attente ou assigner les propositions à des employés spécifiques au sein de votre organisation
Utilisateurs possédant les autorisations « Propositions: Traitement » et « Propositions: Contrôle complet » peuvent donner suite aux propositions dans SC Mobile.
Propositions indépendantes versus propositions associées à un bon de travail
Il existe deux types de propositions:
- Les propositions indépendantes non associées à un bon de travail. Une fois que la proposition est acceptée, un bon de travail est généré.
- Par exemple: Un fournisseur de services peut créer une proposition indépendante tout en répondant à un bon de travail d’entretien planifié (disons, une proposition de réparation CVC créée lorsqu’un fournisseur effectuait l’entretien des filtres). De plus, vous pouvez constater des propositions indépendantes provenant d’appels d’offres générés par vous ou votre équipe interne, pour des projets CapEx, par exemple.
- Des propositions associées à un bon de travail générées à partir d’un bon de travail existant. Cela survient généralement lorsqu’un fournisseur de services travaille déjà sur une réparation, mais l’ampleur du travail a augmenté ou le coût de celui-ci sera plus élevé que la limite ANPD.
- Par exemple: Un fournisseur de services effectue une réparation de toit, à partir de la tâche spécifiée dans un bon de travail. La limite ANPD est de 1 500 $, mais l’ampleur du travail fait hausser les coûts à 1 700 $. Vous pouvez demander au fournisseur de services de soumettre une proposition à partir du bon de travail existant.
Accès et affichage des propositions
Dans SC Mobile, vous pouvez visualiser les propositions à partir d’un emplacement, d’un bon de travail associé à une proposition et de la liste des propositions.
Affichage des propositions à partir d’un emplacement
| Vous pouvez visualiser toutes les propositions soumises pour un emplacement spécifique. ⦿ Comment visualiser les propositions pour un emplacement
À partir d’ici, vous pouvez donner suite à une proposition ou visualiser les détails de la proposition. |
Affichage d’une proposition à partir d’un bon de travail associé
| Lorsqu’une proposition est associée à un bon de travail, vous pouvez voir le statut et le numéro de la proposition sur l’écran des détails du bon de travail. ⦿ Comment visualiser une proposition à partir d’un bon de travail associé
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Affichage des propositions à partir de la liste des propositions
| Vous pouvez visualiser une liste complète des propositions soumises pour tous les emplacements auxquels vous avez accès. ⦿ Comment visualiser la liste des propositions
À partir d’ici, vous pouvez donner suite à une proposition ou visualiser les détails de la proposition. |
Affichage des détails de la proposition
Sur l’écran des détails de la proposition, vous pouvez voir les informations suivantes:
- Des recommandations concernant la proposition fournies par la solution de Soutien des renseignements
- Description du projet
- Pièces jointes téléversées avec la proposition (s’il y a lieu)
- La ventilation des coûts du projet: les coûts encourus à ce jour, les fournitures, la main-d’œuvre d’installation, les dépenses hors installation, le fret, les taxes et le coût total
- Après avoir localisé la proposition souhaitée, appuyez sur chaque élément de la ligne pour afficher plus de détails. Vous ne pouvez pas développer les éléments de la ligne dont le coût est de zéro (0,00).
Donner suite aux propositions
Une fois que vous avez revu les détails de la proposition, vous pouvez traiter celle-ci — l’approuver, la refuser, la mettre en attente ou l’assigner à un employé spécifique au sein de votre organisation.
- Pour la proposition souhaitée, appuyez sur Approuver.
- Selon que la proposition est associée ou non à un bon de travail, vous pouvez sélectionner le BT original ou existant ou bien en créer un nouveau. Spécifiez les paramètres de BT requis, puis appuyez sur Confirmer / Sélectionner le BT.
- Dans la fenêtre de dialogue verte qui apparaît, sélectionnez un motif d’approbation (au besoin), puis rédigez votre commentaire.
- Appuyez sur Approuver pour confirmer. Le statut de la proposition passe à Approuvée.
- Pour la proposition souhaitée, appuyez sur Refuser.
- Dans la fenêtre de dialogue rouge qui apparaît, sélectionnez un motif de refus de la proposition.
- (Facultatif) Rédigez un commentaire expliquant pourquoi vous refusez la proposition.
- (Facultatif) Appuyez sur Sélectionner les gens à aviser pour spécifier les personnes qui recevront une notification de refus de la proposition. Le fournisseur qui a soumis la proposition est sélectionné par défaut. Pour ajouter une autre adresse de courriel, appuyez sur Ajouter un courriel.
- Appuyez sur Poursuivre pour confirmer. Le statut de la proposition passe à Refusée.
- Pour la proposition souhaitée, appuyez sur En attente. La couleur du bouton passe au jaune.
Vous pouvez désactiver la mise en attente d’une proposition en appuyant à nouveau sur En attente. La couleur du bouton reviendra au bleu.
- Pour la proposition souhaitée, appuyez sur Assigner. Une liste des utilisateurs s’affiche.
- Appuyez sur l’utilisateur souhaité, puis sur Assigner.
- Dans la fenêtre de dialogue bleue qui apparaît, sélectionnez un motif d’assignation de la proposition (au besoin), puis rédigez votre commentaire.
- Appuyez sur Assigner pour confirmer. La proposition est indiquée comme étant Assignée, puis le nom de la personne à qui elle est assignée est indiqué dans la proposition.
Vous ne pouvez pas annuler l’assignation d’une proposition. Une fois que vous avez assigné une proposition à un utilisateur, vous ne pouvez que la réassigner à un autre utilisateur.
Filtrage des propositions
Vous pouvez filtrer les propositions à partir des critères suivants:
Vous pouvez trier la liste par date de création, secteur ou statut de la proposition. Vous pouvez aussi exclure des propositions associées à un bon de travail. Pour réinitialiser le filtre, appuyez sur Réinitialiser, puis apportez les modifications souhaitées. Après la réinitialisation des filtres, les statuts Ouvert et En attente sont sélectionnés et la date de création est définie aux 3 derniers mois. |
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Une fois que les filtres sont appliqués, ils demeurent activés, même lorsque vous quittez l’appli ou vous déconnectez. |
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Vous pouvez créer un filtre personnalisé en appuyant sur l’icône plus + dans le coin supérieur droit de l’écran Filtrer les propositions.
- Dans la liste des propositions, appuyez sur Filtre / Filtre appliqué. L’écran Filtrer les propositions apparaît.
- Appliquez le filtre souhaité en appuyant sur Appliquer. Vous verrez Filtre appliqué sur l’écran des propositions.
- Dans la liste des propositions, appuyez sur Filtre appliqué. L’écran Filtrer les propositions apparaît.
- Dans le filtre appliqué, appuyez sur Réinitialiser, puis sur Appliquer. Vous verrez Filtre sur l’écran des propositions.
