Пользователи Панели управления 2.0 с разрешениями на работу со счетами могут утверждать счета через модуль «Счета». Обычно поставщик услуг отправляет счета по нарядам на работу, имеющим статус «Выполнен» или «Выполнен/Подтвержден». Используемый для выставления счетов статус зависит от конфигурации вашей системы.
Модуль «Счета» делится на две части: Утверждение счетов и Просмотр истории счетов. С его помощью можно делать следующее:
- Проверять реквизиты счета.
- Проверять соответствующую сводную информацию по наряду на работу.
- Просматривать вложения, относящиеся к счету.
- Выполнять соответствующие действия со счетами: утверждать, оспаривать, отклонять.
- Помечать счета для целей аудита.
- Просматривать историю счетов и определять, кто и когда производил действия со счетами.
Доступ к модулю «Счета» в Панели управления 2.0 Service Automation определяется вашим уровнем разрешений, который задается вашим администратором ServiceChannel.
Статусы счетов
Как и наряды на работу, счета также имеют статусы. Хотя цветовые кодировки счетов и нарядов на работу похожи, цветовая кодировка на счете относится к счету, а не к наряду на работу.
Статус счета | Описание |
Открыт | По наряду на работу сгенерирован счет. |
Приостановлен / Оспаривается | Указывает, что детали счета вызывают вопросы. Требуется дополнительное расследование. |
Проверен | В многоуровневой системе счетов показывает, что счет был согласован на более низком уровне иерархии. Дополнительную информацию можно найти в разделе «Многоуровневые счета» ниже. |
Утвержден | Счет принят к оплате. |
Отклонен | Счет не принят к оплате. |
Оплачен | Счет оплачен через службу Easy Pay в ServiceChannel или помечен как оплаченный через загрузку шаблона. |
Многоуровневые счета
Система многоуровневых счетов (МУС) обеспечивает иерархию проверки и утверждения счетов разными людьми.
Ниже приведен лишь один из бесконечного множества возможных вариантов конфигурации МУС. Состав иерархии МУС определяется администратором ServiceChannel.
Пока счет имеет статус Открыт или Приостановлен / Оспаривается в очереди, следующий проверяющий в иерархии МУС не может выполнять с ним никакие действия. После утверждения счета он становится доступен следующему проверяющему в иерархии.
Лимиты утверждения счетов
Каждый пользователь в иерархии может утверждать счета не более чем на определенную сумму, которая называется лимит утверждения счетов. В показанном на иллюстрации выше примере максимальная сумма счета, которую может утвердить пользователь локации, составляет 500 долларов США, а районный управляющий может утверждать счета на сумму до 2000 долларов США.
- Когда поставщик услуг отправляет счет на сумму 375 долларов США, иерархия МУС начинается с пользователя локации, поскольку сумма счета не превышает лимит утверждения счетов для этого пользователя.
- Когда поставщик услуг отправляет счет на сумму 1500 долларов США, иерархия МУС начинается с районного управляющего, поскольку сумма счета превышает лимит утверждения счетов для пользователя локации.
Лимиты утверждения счетов устанавливаются вашим администратором ServiceChannel.
Отчет МУС
Каждую ночь происходит генерирование отчета о счетах и его отправка проверяющим по электронной почте. При наличии готовых счетов для проверки на вашем уровне иерархии МУС это электронное письмо отправляется вам. В отчете компилируются все счета, по которым от вас требуется выполнить действие. Функция отчетов устраняет необходимость входить в Service Automation и постоянно проверять наличие счетов, утвержденных нижестоящими пользователями в иерархии МУС. Отчет представляет собой файл значений, разделенных запятыми (CSV), который можно открыть в любом приложении для работы с электронными таблицами, в том числе в Microsoft Excel или Google Таблицы.
Автоматическая эскалация МУС
Если вы не выполните никаких действий со счетом в течение заданного количества дней (обычно 3–7 дней), функция автоматической эскалации автоматически перемещает счет на один уровень вверх в иерархии МУС.
Использование функции автоматической эскалации определяется конфигурацией ServiceChannel.
Несколько счетов по одному наряду на работу
В некоторых случаях по одному наряду на работу может быть выставлено два счета. В Service Automation поставщик услуг не может дублировать уже использованный номер счета. Если требуется изменить данные счета, первоначальный счет должен быть отклонен (системным администратором) или аннулирован (поставщиком услуг), после чего должен быть выставлен новый счет с новым номером.