Reageren op een Serviceverzoek via e-mail
- Anastasiya Dashuk (Unlicensed)
Wanneer een serviceverzoek aan uw bedrijf is toegewezen, wordt er een e-mailbericht met de details van de omvang van het werk verzonden.
De serviceaanvraage-mail wordt verzonden naar het e-mailadres dat is ingesteld onder Klanten > Naam klant > Verzendvoorkeuren. Mocht u hier wijzigingen moeten aanbrengen, ga dan hierheen en voer een nieuw e-mailadres in.
Hier is een voorbeeld van een e-mail met een Serviceverzoek, waarin u het volgende kunt zien:
- Het locatie-adres en telefoonnummer
- De probleembeschrijving, details en of het een noodprobleem is of dat het een niet-nood prioriteit heeft
- Het trackingnummer, dat u of uw buitendienstmedewerker moet controleren in de werkorder
- Het NTE (ofwel "niet te overschrijden" bedrag, de maximale vergoeding, die u voor het werk in rekening kunt brengen, inclusief belastingen en andere kosten) en de geplande datum (wanneer de klant verwacht dat u ter plaatse bent).
Accepteren en Weigeren van Werkorders
Reageer op het serviceverzoek met behulp van de volgende instructies.
Als u niet tijdig op serviceverzoeken reageert, kan dit ertoe leiden dat de werkorder opnieuw wordt toegewezen aan een andere serviceaanbieder.
Reageer op de e-mail met OK.
In de Aanbiedersautomatisering verandert de status van de werkorder van Open naar In behandeling/ Verzending bevestigd. Uw klant ziet deze statuswijziging in het systeem.
Reageer op de e-mail met Nee.
De status van de werkorder verandert in Open/Verworpen. Uw klant ziet deze statuswijziging en kan het verzoek opnieuw toewijzen aan een andere aanbieder.
U kunt de werkorder accepteren en u vervolgens aanmelden bij de Aanbiedersautomatisering om de Geplande datum te updaten, als u moet updaten wanneer uw buitendienstmedewerkers ter plaatse kunnen aankomen. Zie Updaten van de Geplande datum voor meer informatie.
Zoeken naar Werkorders
In de Aanbiedersautomatisering ziet u een lijst met alle werkorders, die aan uw bedrijf zijn toegewezen.
Klik in de navigatiebalk bovenaan op Werkorders. Er verschijnt een lijst met toegewezen werkorders. Gebruik het linkerdeelvenster om werkorders te filteren op locatie, abonnee, prioriteit of status.
Klik op Zoeken om een specifieke werkorder te vinden op het Trackingnummer. Als u bijvoorbeeld een serviceverzoek via e-mail ontvangt, kunt u hier het trackingnummer opzoeken.
Updaten van de Geplande datum
Als u moet aanpassen wanneer u of uw buitendienstmedewerkers beschikbaar zijn om het probleem op te lossen, pas dan de Geplande datum aan, zodat uw klant op de hoogte is van uw geüpdatete aankomsttijd.
In dit voorbeeld:
- de Geplande datum is 25 oktober 2020. (Houd er rekening mee dat wanneer een geplande datum rood is, dit betekent dat u te laat bent om ter plaatse aan te komen en dat uw klant kan besluiten de werkopdracht opnieuw toe te wijzen aan een andere aanbieder.)
- Klik om de Geplande datum bij te werken op Notitie toevoegen.
- Voer een Notitie in waarin u uitlegt waarom u de Geplande datum wijzigt.
- Klik op het veld datum voor het selecteren van een nieuwe Geplande datum.
- Selecteer uw Contactpersoon zodat deze een e-mailmelding ontvangt.
- Klik op Notitie opslaan en verzenden. De werkorder wordt bijgewerkt naar uw nieuwe Geplande datum.
Houd er rekening mee dat uw klant kan besluiten de werkorder opnieuw toe te wijzen aan een nieuwe aanbieder als u de Geplande datum te vaak bijwerkt.
Notities en bijlagen toevoegen
U kunt hetzelfde venster gebruiken om andere notities en bijlagen (zoals werkfoto's) toe te voegen terwijl u aan het probleem werkt, om de communicatie met uw klanten open te houden.
- Nadat u op Notitie toevoegen hebt geklikt, scrolt u omlaag om te klikken op Bijlage toevoegen.
- Klik op Selecteer een bestand en lokaliseer de bijlage op uw apparaat.
- Voer eventuele aanvullende informatie in het veld Notitie in.
- Klik op Notitie opslaan en verzenden. De bijlagelink verschijnt op de werkorder.
