Όταν ανατίθεται ένα αίτημα παροχής υπηρεσιών στην εταιρεία σας, αποστέλλεται ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως ειδοποίηση που περιέχει τις λεπτομέρειες του αντικειμένου εργασίας.
Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αιτήματος παροχής υπηρεσιών αποστέλλεται στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει ρυθμιστεί στην ενότητα Πελάτες > Όνομα πελάτη > Προτιμήσεις αποστολής. Σε περίπτωση που πρέπει να το αλλάξετε, μεταβείτε εδώ και εισαγάγετε μια νέα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ένα αίτημα παροχής υπηρεσιών όπου θα δείτε:
- Διεύθυνση τοποθεσίας και αριθμός τηλεφώνου
- Περιγραφή προβλήματος, λεπτομέρειες και εάν πρόκειται για ζήτημα έκτακτης ανάγκης ή προτεραιότητα μη έκτακτης ανάγκης
- Αριθμός εντοπισμού που πρέπει να ελέγξετε εσείς ή ο τεχνικός πεδίου σας για την εντολή εργασίας
- NTE (ή «να μην υπερβαίνει» το ποσό, τη μέγιστη χρέωση που μπορείτε να χρεώσετε για την εργασία, συμπεριλαμβανομένων των φόρων και άλλων χρεώσεων) και την Προγραμματισμένη Ημερομηνία (το πότε ο πελάτης αναμένει να βρίσκεστε στο σημείο).
Αποδοχή και Απόρριψη Εντολών Εργασιών
Απαντήστε στο αίτημα παροχής υπηρεσιών χρησιμοποιώντας τις ακόλουθες οδηγίες.
Η μη έγκαιρη ανταπόκριση σε αιτήματα παροχής υπηρεσιών ενδέχεται να οδηγήσει στην εκ νέου ανάθεση της εντολής εργασίας σε άλλον πάροχο υπηρεσιών.
- Απαντήστε στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ΟΚ.
Στον Αυτοματισμό Παρόχου, η κατάσταση της εντολής εργασίας αλλάζει από Ανοιχτή σε Σε εξέλιξη/ Επιβεβαιωμένη Αποστολή. Ο πελάτης σας θα δει αυτή την αλλαγή κατάστασης στο σύστημα.
- Απαντήστε στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με Όχι.
Η κατάσταση της εντολής εργασίας αλλάζει σε Ανοιχτή/Απορρίφθηκε. Ο πελάτης σας θα δει αυτήν την αλλαγή κατάστασης και θα μπορεί να την αναθέσει εκ νέου σε άλλο πάροχο.
Μπορείτε να αποδεχτείτε την εντολή εργασίας και, στη συνέχεια, να συνδεθείτε στον Αυτοματισμό Παρόχου για να ενημερώσετε την Προγραμματισμένη Ημερομηνία, σε περίπτωση που πρέπει να ενημερώσετε το πότε οι τεχνικοί πεδίου μπορούν να φτάσουν στο σημείο. Ανατρέξτε στην ενότητα Ενημέρωση της Προγραμματισμένης Ημερομηνίας για περισσότερες πληροφορίες.
Αναζήτηση Εντολών Εργασιών
Στον Αυτοματισμό Παρόχου μπορείτε να δείτε μια λίστα με όλες τις εντολές εργασιών που έχουν ανατεθεί στην εταιρεία σας.
Στην επάνω γραμμή πλοήγησης, κάντε κλικ στην επιλογή Εντολές Εργασιών. Εμφανίζεται μια λίστα εντολών εργασιών. Χρησιμοποιήστε το αριστερό πάνελ για να φιλτράρετε τις εντολές εργασιών κατά τοποθεσία, συνδρομητή, προτεραιότητα ή κατάσταση.
Κάντε κλικ στην επιλογήΑναζήτηση για να βρείτε μια συγκεκριμένη εντολή εργασίας κατά Αριθμό εντοπισμού. Για παράδειγμα, όταν λαμβάνετε ένα αίτημα παροχής υπηρεσιών μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να αναζητήσετε τον αριθμό εντοπισμού εδώ.
Ενημέρωση της Προγραμματισμένης ημερομηνίας
Εάν πρέπει να προσαρμόσετε πότε εσείς ή οι τεχνικοί πεδίου σας είστε διαθέσιμοι για να επιλύσετε το πρόβλημα, προσαρμόστε την Προγραμματισμένη ημερομηνία, ώστε ο πελάτης σας να γνωρίζει την ενημερωμένη ώρα άφιξής σας.
Σε αυτό το παράδειγμα:
- η Προγραμματισμένη ημερομηνία είναι 25 Οκτωβρίου 2020. (Σημειώστε ότι όταν μια Προγραμματισμένη Ημερομηνία είναι κόκκινη, αυτό σημαίνει ότι καθυστερείτε να φτάσετε στο σημείο και ο πελάτης σας ενδέχεται να αποφασίσει να αναθέσει εκ νέου την εντολή εργασίας σε άλλον πάροχο.)
- Για να ενημερώσετε την Προγραμματισμένη ημερομηνία, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη Σημείωσης.
- Εισαγάγετε μια Σημείωση που να εξηγεί το λόγο για τον οποίο αλλάζετε την Προγραμματισμένη ημερομηνία.
- Κάντε κλικ στην επιλογή πεδίο ημερομηνίας για να επιλέξετε μια νέα Προγραμματισμένη Ημερομηνία.
- Επιλέξτε τον Υπεύθυνο Επικοινωνίας σας, ώστε να λάβει μια ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Κάντε κλικ στην Αποθήκευση και Αποστολή Σημείωσης. Η εντολή εργασίας ενημερώνεται με τη νέα Προγραμματισμένη ημερομηνία.
Λάβετε υπόψη ότι ο πελάτης σας ενδέχεται να αποφασίσει να αναθέσει εκ νέου την εντολή εργασίας σε νέο πάροχο σε περίπτωση που ενημερώσετε την Προγραμματισμένη Ημερομηνία πάρα πολλές φορές.
Προσθήκη Σημειώσεων και Συνημμένων
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο παράθυρο για να προσθέσετε άλλες σημειώσεις και συνημμένα (όπως φωτογραφίες εργασίας) ενώ ασχολείστε με το ζήτημα, για να διατηρήσετε την επικοινωνία ανοιχτή με τους πελάτες σας.
- Αφού κάνετε κλικ στην Προσθήκη Σημείωσης, κάντε κύλιση προς τα κάτω για να κάνετε κλικ στο Προσθήκη συνημμένου.
- Κάντε κλικ στην Επιλογή Αρχείου και εντοπίστε το συνημμένο στη συσκευή σας.
- Εισαγάγετε τυχόν πρόσθετα στοιχεία στο πεδίο Σημείωση.
- Κάντε κλικ στην Αποθήκευση και Αποστολή Σημείωσης. Ο σύνδεσμος συνημμένου εμφανίζεται στην εντολή εργασίας.
