Über Rechnungsdetails, Status und Arten

Auf einer Rechnung aufgeführte Positionen

Auf einer Rechnung können Sie sehen:

• Details zur Rechnung, einschließlich Rechnungsnummer, Buchungsdatum, Empfängeradresse und Rechnungsstatus.
• Einzelheiten des Service-Auftrags, einschließlich der Tracking-/Service-Auftrags-/Bestellnummer, OG-Betrag, Problembeschreibung, Name der Person, die den ursprünglichen Auftrag erteilt hat, Datum, an dem die Arbeiten abgeschlossen wurden, und Ort, an dem die Arbeiten abgeschlossen wurden.
• Ihre Leistung aus dem Service-Auftrag, einschließlich der Ein- und Auscheckzeiten, der Anzahl der Techniker, die an dem Auftrag gearbeitet haben, und der Gesamtzahl der von allen Technikern geleisteten Arbeitsstunden.
• Arbeits- und Materialbeträge, entweder als Gesamtbeträge oder aufgeschlüsselt.

Status der Rechnungen

Rechnungen können einen der folgenden Status haben:

• Offen. Die Rechnung wurde von einem Dienstleister eingereicht und wartet auf die Überprüfung durch den Benutzer.
• Überprüft. Wenn der Benutzer mehrere Ebenen von Rechnungsprüfern hat, bleibt die Rechnung in diesem Status, sobald die erste Person die Rechnung genehmigt, bis die letzte Person die Rechnung genehmigt oder ablehnt.
• Genehmigt. Die Rechnung wurde vom Benutzer geprüft und genehmigt.
• Umstritten. Die auf der Rechnung angegebene Steuer stimmt nicht mit der Systemvalidierung überein. Dieser Status ist für Kunden verfügbar, die das Steuervalidierungsmodul verwenden. 
• Abgelehnt. Die Kosten und Details der Rechnung sind nicht vereinbart. Der Dienstleister muss die Rechnung möglicherweise erneut einreichen.
• Bezahlt. Die Rechnung ist vom Benutzer bezahlt worden. Dieser Status ist für Unternehmen verfügbar, die das Modul Payment Manager verwenden.
• Zurückgestellt. Die Rechnung muss weiter geprüft werden, bevor Maßnahmen ergriffen werden können.

Arten von Rechnungen

In der Dienstleister Anwendung gibt es zwei Arten von Rechnungen: Standardrechnungen und Einzelpostenrechnungen. Je nach der Systemkonfiguration Ihres Kunden müssen Sie entweder eine Standardrechnung oder eine Einzelpostenrechnung erstellen.

Standard-Rechnung

Eine Standardrechnung weist Arbeits-, Reise-, Material- und Frachtkosten aus. Sie enthält jedoch keine Aufschlüsselung der Arbeits- und Materialkosten.

Einzelverbindungsnachweis

Eine Einzelverbindungsnachweis enthält Arbeits-, Reise-, Material- und Frachtkosten und weist die Arbeits- und Materialkosten einzeln aus.

Übertragene Rechnungen

Eine übertragene Rechnung ist eine genehmigte Rechnung, die zur Zahlung an die Buchhaltung Ihres Kunden gesendet wurde. Sowohl Standard- als auch Einzelpostenrechnungen können übertragene Rechnungen sein.

Wenn Sie dies konfigurieren, werden alle genehmigten Rechnungen in einer Datei zusammengefasst. Dies kann einmal pro Tag, pro Woche oder pro Monat geschehen. Die Datei wird dann zur Zahlung an die Buchhaltungsabteilung Ihres Kunden geschickt. Alle in dieser Datei enthaltenen Rechnungen sind übertragene Rechnungen.

In der Dienstleister Anwendung werden übertragene Rechnungen mit einem speziellen Symbol gekennzeichnet, das sowohl in der Rechnungsliste als auch auf der Rechnungsdetailseite angezeigt wird. Verwenden Sie die Registerkarten unten, um zu sehen, wo dieses Symbol auf den genannten Seiten zu finden ist.

Wenn Sie auf der Seite mit den Rechnungsdetails auf die Registerkarte Historie gehen, können Sie außerdem die Details der Übertragungshistorie überprüfen - insbesondere das Datum, an dem diese Rechnung an die Buchhaltung übertragen wurde.

Rechnungsstellung und Service-Aufträge im Kühlbereich

Bei allen Service-Aufträgen für Kühlanlagen - bei denen Kältemittel in das System eingefügt wurden - müssen die Kältemittelinformationen hinzugefügt werden, bevor der Service-Auftrag in Rechnung gestellt werden kann. Es ist sehr wichtig, dass die zu einer Anlage hinzugefügten Kältemittel so bald wie möglich in Dienstleister Anwendungen eingegeben werden, damit Entscheidungen über die Anlage eher früher als später getroffen werden können.