Răspunsul la o solicitare de servicii prin e-mail
- Anastasiya Dashuk (Unlicensed)
Atunci când o solicitare de servicii este alocată companiei dvs., se va trimite un e-mail de notificare care conține detaliile domeniului de aplicare.
E-mailul de solicitare de servicii este trimis la adresa de e-mail care este configurată în Clienți > Nume client > Preferințe expediere. În cazul în care este nevoie să o modificați, introduceți aici o nouă adresă de e-mail.
Acesta este un exemplu de e-mail de solicitare de servicii, unde veți vedea:
- Adresa și numărul de telefon pentru locație
- Descrierea problemei, detalii și dacă este o problemă cu urgență sau o prioritate fără urgență
- Număr de urmărire pe care trebuie să-l verificați dvs. sau tehnicianul dvs. de teren în comanda de lucru
- NTE (sau valoarea „care nu depășește”, taxa maximă pe care o puteți percepe pentru lucrare, inclusiv impozite și alte taxe) și data programată (când clientul se așteaptă să fiți în locație).
Acceptarea și refuzarea comenzilor de lucru
Răspundeți la solicitarea de servicii utilizând următoarele instrucțiuni.
Lipsa răspunsului la solicitările de servicii în timp util poate duce la realocarea comenzii unui alt furnizor de servicii.
- Răspundeți la e-mail cu OK.
Pe platforma Automatizarea furnizorului, starea comenzii de lucru se schimbă din Deschisă în În curs/ Expediere confirmată. Clientul dvs. va vedea această schimbare de stare în sistem.
- Răspundeți la e-mail cu Nu.
Starea comenzii de lucru se schimbă în Deschisă/Refuzată. Clientul dvs. va vedea această schimbare de stare și va putea să realoce comanda unui alt furnizor.
Puteți accepta comanda de lucru și apoi să vă conectați la platforma Automatizarea furnizorului pentru a actualiza data programată, dacă trebuie să actualizați când tehnicienii dvs. de teren pot ajunge la sediul clientului. Pentru mai multe informații, consultați Actualizarea datei programate.
Căutarea comenzilor de lucru
Pe platforma Automatizarea furnizorului puteți vedea o listă a tuturor comenzilor de lucru alocate companiei dvs.
Din bara de navigare superioară, faceți clic pe Comenzi de lucru. Apare o listă a comenzilor de lucru alocate. Utilizați panoul din stânga pentru a filtra comenzile de lucru în funcție de locație, abonat, prioritate sau stare.
Faceți clic pe Căutare pentru a găsi o anumită comandă de lucru după numărul de urmărire. De exemplu, dacă primiți o solicitare de servicii prin e-mail, puteți căuta numărul de urmărire aici.
Actualizarea datei programate
În cazul în care trebuie să ajustați data când dvs. sau tehnicienii dvs. de teren sunteți disponibili pentru rezolvarea problemei, schimbați data programată astfel încât clientul dvs. să știe că ora de sosire a fost actualizată.
În acest exemplu:
- Data programată este 25 octombrie 2020. (Rețineți că, atunci când o dată programată este marcată cu roșu, înseamnă Sosire întârziată în locație, iar clientul poate decide dacă realocă comanda de lucru unui alt furnizor.)
- Pentru a actualiza Data programată, faceți clic pe Adăugare notă.
- Introduceți o Notă explicând de ce modificați data programată.
- Faceți clic pe câmpul Dată pentru a selecta o nouă Dată programată.
- Selectați-vă Persoana de contact care va primi o notificare prin e-mail.
- Faceți clic pe Salvare și trimitere notă. Comanda de lucru se va actualiza cu noua dată programată.
Rețineți că, dacă actualizați data programată de prea multe ori, clientul poate decide să realoce comanda de lucru unui nou furnizor.
Adăugarea de note și atașamente
În timp ce lucrați la problemă, puteți utiliza aceeași fereastră pentru a adăuga alte note și atașamente (cum ar fi fotografii de lucru) pentru a menține comunicarea deschisă cu clienții dvs.
- După ce faceți clic pe Adăugare notă, derulați pentru a face clic pe Adăugare atașament.
- Faceți clic pe Selectare fișier și localizați atașamentul pe dispozitivul dvs.
- Introduceți orice informație suplimentară în câmpul Notă.
- Faceți clic pe Salvare și trimitere notă. Linkul atașamentului apare pe comanda de lucru.
