Τιμολόγια
- Anastasiya Dashuk (Unlicensed)
Οι χρήστες του Πίνακα Ελέγχου 2.0 με δικαιώματα τιμολόγησης μπορούν να εγκρίνουν τιμολόγια μέσω της Μονάδας Τιμολόγησης. Γενικά, ένας πάροχος υπηρεσιών θα υποβάλει ένα τιμολόγιο έναντι παραγγελίας εργασίας όταν βρίσκεται είτε στην κατάσταση Ολοκληρώθηκε είτε στην κατάσταση Ολοκληρώθηκε/Επιβεβαιώθηκε. Η ρύθμιση παραμέτρων του συστήματός σας καθορίζει ποια κατάσταση εντολής εργασίας χρησιμοποιείται για την τιμολόγηση.
Η μονάδα τιμολόγησης χωρίζεται σε δύο μέρη - Έγκριση Τιμολογίων και Προβολή Ιστορικού Τιμολογίων - και σας επιτρέπει να:
- Ελέγξετε τις λεπτομέρειες ενός τιμολογίου.
- Ελέγξετε τη σχετική σύνοψη εντολής εργασίας.
- Ελέγξετε τα συνημμένα που σχετίζονται με ένα τιμολόγιο.
- Προβείτε στις κατάλληλες ενέργειες στα τιμολόγια: έγκριση, αμφισβήτηση, ή απόρριψη.
- Επισήμανση τιμολογίων για σκοπούς ελέγχου.
- Ελέγξτε το ιστορικό των τιμολογίων για να προσδιορίσετε ποιος έχει αναλάβει το κάθε τιμολόγιο και πότε.
Τα δικαιώματά σας καθορίζουν εάν έχετε πρόσβαση στη Μονάδα Τιμολόγησης στον Πίνακα Ελέγχου Αυτοματισμού Υπηρεσιών 2.0, όπως καθορίζεται από τον διαχειριστή του ServiceChannel.
Καταστάσεις τιμολογίου
Όπως και στην περίπτωση των εντολών εργασίας, τα τιμολόγια έχουν επίσης καταστάσεις. Ενώ η χρωματική κωδικοποίηση για την κατάσταση τιμολογίου και εντολής εργασίας είναι παρόμοια, σημειώστε ότι η έγχρωμη κωδικοποίηση σε ένα τιμολόγιο είναι ένδειξη της κατάστασης τιμολογίου και όχι της εντολής εργασίας.
Κατάσταση τιμολογίου | Περιγραφή |
Ανοιχτό | Δημιουργήθηκε τιμολόγιο για μια εντολή εργασίας. |
Σε κατάσταση αναμονής / Αμφισβητούμενο | Μια ένδειξη ότι οι λεπτομέρειες ενός τιμολογίου είναι υπό αμφισβήτηση. Απαιτείται περαιτέρω διερεύνηση. |
Ελέγχθηκε | Στην τιμολόγηση πολλαπλών επιπέδων, μια ένδειξη ότι το τιμολόγιο εγκρίθηκε σε χαμηλότερο επίπεδο στην ιεραρχία. Ανατρέξτε στην ενότητα Τιμολόγηση Πολλαπλών Επιπέδων, παρακάτω. |
Εγκρίθηκε | Ένα τιμολόγιο γίνεται δεκτό για πληρωμή. |
Απορρίφθηκε | Ένα τιμολόγιο δεν γίνεται δεκτό για πληρωμή. |
Πληρώθηκε | Ένα τιμολόγιο είτε πληρώθηκε μέσω της υπηρεσίας Easy Payτου ServiceChannel, είτε επισημάνθηκε ως πληρωμένο μέσω ενός μεταφορτωμένου προτύπου. |
Τιμολόγηση πολλαπλών επιπέδων
Η τιμολόγηση πολλαπλών επιπέδων ή MLI (Multi-Level Invoicing) παρέχει μια ιεραρχία για τον έλεγχο και την έγκριση τιμολογίων σε πολλά άτομα.
Παρακάτω είναι μόνο ένα από τα άπειρα παραδείγματα σχετικά με το πώς μπορεί να διαμορφωθεί μια ιεραρχία τιμολόγησης πολλαπλών επιπέδων. Ο Διαχειριστής του ServiceChannel σας καθορίζει το ποιοι βρίσκονται στην ιεραρχία τιμολόγησης πολλαπλών επιπέδων σας.
Λάβετε υπόψη ότι ενώ ένα τιμολόγιο βρίσκεται είτε σε κατάσταση Ανοιχτό είτε στην κατάσταση Αναμονή / Αμφισβητούμενο, ο επόμενος ελεγκτής στην ιεραρχία τιμολόγησης πολλαπλών επιπέδων δεν μπορεί να το αναλάβει. Μόλις εγκριθεί ένα τιμολόγιο, θα εμφανιστεί στη σειρά αναμονής για τον επόμενο κατά σειρά ελεγκτή.
Όρια Έγκρισης Τιμολογίου
Κάθε άτομο στην ιεραρχία μπορεί να εγκρίνει τιμολόγια έως ένα μέγιστο ποσό νομίσματος ή το όριο έγκρισης τιμολογίου. Σε ένα παράδειγμα που χρησιμοποιεί την παραπάνω εικόνα, το μέγιστο ποσό τιμολογίου που μπορεί να εγκρίνει ο Χρήστης τοποθεσίας είναι 500,00 δολάρια, ενώ ο Διαχειριστής περιοχής μπορεί να εγκρίνει τιμολόγια έως και 2000,00 δολαρίων.
- Όταν ένας πάροχος υπηρεσιών υποβάλλει τιμολόγιο για 375,00 δολάρια, η ιεραρχία Τιμολόγησης Πολλαπλών Επιπέδων ξεκινά με τον χρήστη τοποθεσίας, επειδή το τιμολόγιο είναι μικρότερο από το όριο έγκρισης τιμολογίου αυτού του χρήστη.
- Όταν ένας πάροχος υπηρεσιών υποβάλλει τιμολόγιο για 1500,00 δολάρια, η ιεραρχία Τιμολόγησης Πολλαπλών Επιπέδων ξεκινά με τον υπεύθυνο περιοχής, επειδή το τιμολόγιο υπερβαίνει το όριο έγκρισης τιμολογίου του χρήστη τοποθεσίας.
Τα όρια έγκρισης τιμολογίου ορίζονται από τον διαχειριστή του ServiceChannel σας.
Αναφορά Τιμολόγησης Πολλαπλών Επιπέδων (MLI)
Κάθε βράδυ, εκτελείται μια αναφορά τιμολογίων και αποστέλλεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους ελεγκτές τιμολογίων. Όταν υπάρχουν τιμολόγια έτοιμα για έλεγχο στο επίπεδό σας στην ιεραρχία Τιμολόγησης Πολλαπλών Επιπέδων, θα σας αποσταλεί αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτή η αναφορά συγκεντρώνει όλα τα τιμολόγια που απαιτούν κάποια ενέργεια από εσάς. Αυτή η αναφορά σάς απαλλάσσει από το να μπαίνετε στον Αυτοματισμό Υπηρεσιών και να ελέγχετε συνεχώς εάν το άτομο κάτω από εσάς στην ιεραρχία Τιμολόγησης Πολλαπλών Επιπέδων είχε εγκρίνει τιμολόγια. Αυτή η αναφορά πρόκειται για ένα αρχείο τιμών διαχωρισμένο με κόμμα (CSV), που μπορεί να ανοίξει σε οποιαδήποτε εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων, όπως το Microsoft Excel ή τα Φύλλα Google.
Αυτόματη κλιμάκωση Τιμολόγησης Πολλαπλών Επιπέδων (MLI)
Σε περιπτώσεις, κατά τις οποίες δεν εκτελείτε κάποια ενέργεια αναφορικά με ένα τιμολόγιο μετά από έναν καθορισμένο αριθμό ημερών (συνήθως 3-7 ημέρες), η αυτόματη κλιμάκωση επιτρέπει σε ένα τιμολόγιο να ανεβαίνει αυτόματα ένα επίπεδο στην ιεραρχία Τιμολόγησης Πολλαπλών Επιπέδων.
Η διαμόρφωση του ServiceChannel σας καθορίζει εάν χρησιμοποιείται αυτόματη κλιμάκωση.
Πολλαπλά τιμολόγια για την ίδια εντολή εργασίας
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ενδέχεται να δείτε δύο τιμολόγια για την ίδια εντολή εργασίας. Στον Αυτοματισμό Υπηρεσιών, ένας πάροχος υπηρεσιών δεν μπορεί να αντιγράψει έναν αριθμό τιμολογίου που έχει ήδη εκδοθεί. Εάν οι λεπτομέρειες ενός τιμολογίου χρήζουν προσαρμογής, το αρχικό τιμολόγιο πρέπει είτε να απορριφθεί (από τον διαχειριστή του συστήματός σας) είτε να ακυρωθεί (από τον πάροχο υπηρεσιών) και στη συνέχεια να εκδοθεί ένα νέο τιμολόγιο με νέο αριθμό τιμολογίου.
