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Jedes Mal, wenn Ihre Kunden nicht wartungsbezogene Arbeitsaufträge an Ihr Unternehmen senden, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung. Von einer E-Mail aus können Sie einen Service-Auftrag annehmen oder ablehnen sowie Details zum Arbeitsauftrag, Informationen zum Standort und Check-in-Anweisungen einsehen.

E-Mail Abschnitte

Die E-Mail über eine neue Dienstanfrage enthält die folgenden Abschnitte:


Column
width40%

Email notification about a new service request


Column
width60%

1️⃣ Neue Serviceanfrage: Enthält wichtige Informationen über die an Ihr Unternehmen gesendete Serviceanfrage:

  • Tracking number
  • Name des Anrufers
  • Kunde
  • Gewerke
  • Kategorie
  • Priorität
  • Geplantes Datum
  • OG

In diesem Abschnitt können Sie den Arbeitsauftrag annehmen oder ablehnen.

Tip

Um den Service-Auftrag in der Liste der Service-Aufträge anzuzeigen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

  • Klicken Sie auf die Verfolgungsnummer am Anfang der E-Mail.
    oder
    Klicken Sie auf Service-Auftrag anzeigen unter Details zum Service-Auftrag.

2️⃣ Work Order Details: Shows the purchase order number, tracking number, and description of the work order. You may also see the customer area, asset, problem type, and problem — depending on how the client submitted the request.

3️⃣ Location Details: Provides details about the location where you need to service the request: store ID, name, address, phone number, and fax. You can also see the client name here. Learn more about the location details in Managing Locations.

Tip

📍 To view the location on the map, click the address.

📞 To call the location, click the phone number.

4️⃣ Check-In Instructions: Contains links to download the ServiceChannel Provider mobile app from the App Store and Google Play. Here, you can also find out how to use the automated response system (IVR) to check-in/out and accept or decline work orders.

Pay attention to your PIN number required to access ServiceChannel Provider and the automated response system. Find out more about using ServiceChannel Provider with a PIN.

5️⃣ Location Notes: Lists notes with additional information about the location the WO was submitted for. This may be any details that your client provided, for example, district or region manager name, their emails or contact phone numbers, and other relevant info. This section is not displayed if your client has not added any location notes.

Info

You can view a simplified plain version of the email in HTM format by clicking the email attachment. When using a mobile device, download the file, and open it in the desired app. This may be useful if your Internet connection is slow, and you fail to open the full email version that takes longer to load2️⃣ Service-Auftrag Details: Zeigt die Bestellnummer, die Tracking-Nummer und die Beschreibung des Service-Auftrags an. Sie können auch den Kundenbereich, die Anlage, den Problemtyp und das Problem sehen - je nachdem, wie der Kunde die Anfrage eingereicht hat.

3️⃣ Standort-Details: Hier finden Sie Details zu dem Standort, an dem Sie die Anfrage bearbeiten müssen: Filial-ID, Name, Adresse, Telefonnummer und Fax. Sie können hier auch den Namen des Kunden sehen. Weitere Informationen zu den Standortdetails finden Sie unter Verwalten von Standorten.

Tip

📍 Um den Standort auf der Karte zu sehen, klicken Sie auf die Adresse.

📞 Um den Standort anzurufen, klicken Sie auf die Telefonnummer.

4️⃣ Anweisungen zum Einchecken: Enthält Links zum Herunterladen der ServiceChannel Dienstleister-Mobil-App aus dem App Store und von Google Play. Hier erfahren Sie auch, wie Sie das automatische Antwortsystem (IVR) zum Ein- und Auschecken und zur Annahme oder Ablehnung von Arbeitsaufträgen verwenden.

Achten Sie auf Ihre PIN-Nummer, die Sie für den Zugriff auf ServiceChannel Dienstleister und das automatische Antwortsystem benötigen. Erfahren Sie mehr über die Nutzung von ServiceChannel Dienstleister mit einer PIN.

5️⃣ Anmerkungen zum Standort: Listet Notizen mit zusätzlichen Informationen über den Standort auf, für den die Service-Auftrag eingereicht wurde. Dies können alle Details sein, die Ihr Kunde zur Verfügung gestellt hat, z. B. der Name des Bezirks- oder Regionsleiters, seine E-Mail-Adressen oder Kontakttelefonnummern und andere relevante Informationen. Dieser Abschnitt wird nicht angezeigt, wenn Ihr Kunde keine Standortnotizen hinzugefügt hat.


Info

Sie können eine einfache Version der E-Mail im HTM-Format anzeigen, indem Sie auf den E-Mail-Anhang klicken. Wenn Sie ein mobiles Gerät verwenden, laden Sie die Datei herunter und öffnen Sie sie in der gewünschten Anwendung. Dies kann nützlich sein, wenn Ihre Internetverbindung langsam ist und Sie die vollständige E-Mail-Version nicht öffnen können, da diese länger zum Laden braucht.


HTML Comment
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LOCALIZABLE PART STARTS HERE

Anchor

AcceptDecline

AnnahmeAblehnung

AcceptDeclineAccepting and Declining Work Orders via Email

You can accept or decline a work order via email. Note that service requests you have not responded to may be forwarded to another provider.

Accepting a Work Order

By accepting a work order, you confirm that you will work on the request

AnnahmeAblehnung
Annahme und Ablehnung von Service-Aufträgen per E-Mail

Sie können einen Service-Auftrag per E-Mail annehmen oder ablehnen. Beachten Sie, dass Serviceanfragen, auf die Sie nicht geantwortet haben, an einen anderen Dienstleister weitergeleitet werden können.


Annehmen eines Service-Auftrags

Indem Sie einen Service-Auftrag annehmen, bestätigen Sie, dass Sie die Anfrage bearbeiten werden.

You do not need to accept Planned Maintenance work orders — they are automatically accepted on your behalf
Tip
titleAccepting Maintenance Work Orders
Annahme von Service-Aufträgen für Wartungsarbeiten


Geplante Wartungsaufträge müssen Sie nicht annehmen - sie werden automatisch in Ihrem Namen angenommen.

Once Planned Maintenance work orders are dispatched to you, you get notified about it via email. In the email alert, you can see the client name, the number of work orders submitted, and the number of locations for which they were created. Click View Work Orders to navigate to the Work Orders List where you can view the service requests.

The email attachment contains the details of Planned Maintenance work orders dispatched to you. Follow the instructions in the email to import the TXT file to Excel
Expand
titleClick here to learn more about PM work order notifications.
Klicken Sie hier, um mehr über GW-Arbeitsauftrags-Benachrichtigungen zu erfahren.

Sobald Arbeitsaufträge für geplante Wartungsarbeiten an Sie weitergeleitet werden, werden Sie per E-Mail darüber informiert. In der E-Mail-Benachrichtigung sehen Sie den Kundennamen, die Anzahl der eingereichten Service-Aufträge und die Anzahl der Standorte, für die sie erstellt wurden. Klicken Sie auf Service-Aufträge anzeigen, um zur Liste der Service-Aufträge zu gelangen, in der Sie die Service-Aufträge einsehen können.

Der E-Mail-Anhang enthält die Details der an Sie gesendeten Service-Aufträge für die geplante Wartung. Befolgen Sie die Anweisungen in der E-Mail, um die TXT-Datei in Excel zu importieren.

Email notification about Planned Maintenance work orders dispatched to you



  • Click Accept in the email. You are prompted to log in to Provider Automation if you are not logged in.
    Accepting a work order via emailImage Removed
  • On the page listing the key details of the work order, click I Accept Service Request to confirm you will work on the request.
    Confirming you are accepting a work orderImage RemovedYou see a confirmation that the work order was accepted
    Panel
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    titleColor#0e3367
    titleBGColor#EAEAEA
    borderStylenone
    title⦿ How to Accept a Work Order
    Wie man einen Service-Auftrag annimmt
    1. Klicken Sie in der E-Mail auf Akzeptieren. Sie werden aufgefordert, sich bei der Dienstleister Anwendung anzumelden, wenn Sie nicht angemeldet sind.
      Accepting a work order via emailImage Added
    2. Klicken Sie auf der Seite mit den wichtigsten Details des Service-Auftrags auf Ich akzeptiere den Service-Auftrag, um zu bestätigen, dass Sie den Auftrag bearbeiten werden.Confirming you are accepting a work orderImage Added
      Sie erhalten eine Bestätigung, dass der Service-Auftrag angenommen wurde.

      Confirmation showing you have successfully accepted a work order

    ---ORODER---


    1. Reply Yes, OK, or Accept to the emailAntworten Sie mit Ja, OK oder Akzeptieren auf die E-Mail.

      Note

      Ensure the original message is included in the reply.

    The work order status changes to In Progress/Dispatch Confirmed.

    Declining a Work Order

    To inform the client that you cannot work on a service request for any reason, reject the work order
    1. Stellen Sie sicher, dass die ursprüngliche Nachricht in der Antwort enthalten ist.


    Der Status des Service-Auftrags ändert sich in In Bearbeitung/Auftrag Angenommen.

    Ablehnung eines Service-Auftrags

    Um dem Kunden mitzuteilen, dass Sie aus irgendeinem Grund nicht an einer Service-Anfrage arbeiten können, lehnen Sie den Arbeitsauftrag ab.

  • Click Decline in the email. You are prompted to log in to Provider Automation if you are not logged in.
    Declining a work order via emailImage Removed
  • On the page showing essential work order info, click I Decline Service Request to inform the client you will not service the request.
    Confirming you are declining a work orderImage RemovedYou see a confirmation that the work order was declined
    Panel
    bgColor#F9F9F9
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    title⦿ How to Decline a Work Order
    Wie man einen Service-Auftrag ablehnt
    1. Klicken Sie in der E-Mail auf Ablehnen. Sie werden aufgefordert, sich bei der Dienstleister Anwendung anzumelden, wenn Sie nicht angemeldet sind.
      Declining a work order via emailImage Added
    2. Klicken Sie auf der Seite mit den wichtigsten Informationen zum Arbeitsauftrag auf Ich lehne den Service-Auftrag ab, um den Kunden darüber zu informieren, dass Sie den Auftrag nicht bearbeiten werden.Confirming you are declining a work orderImage Added
      Sie erhalten eine Bestätigung, dass der Service-Auftrag abgelehnt wurde.

      Confirmation showing you have declined a work order

    ---ORODER---


    1. Reply No or Decline to the emailAntworten Sie auf die E-Mail mit Nein oder Ablehnen.
    2. (Optional) Include any additional information explaining the decline after No or DeclineFügen Sie nach Nein oder Ablehnung zusätzliche Informationen zur Erklärung des Rückgangs ein.

      Note

      Ensure the original message is included in the reply.

    The client gets notified that you declined to work on the request. The work order status changes to Open/Declined
    1. Stellen Sie sicher, dass die ursprüngliche Nachricht in der Antwort enthalten ist.


    Der Kunde wird benachrichtigt, dass Sie die Bearbeitung des Auftrags abgelehnt haben. Der Status des Service-Auftrags ändert sich in Offen/Abgelehnt.


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    LOCALIZABLE PART ENDS HERE


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