Das Führen von Check-in- und Check-out-Protokollen ist sowohl für Dienstleister als auch für deren Kunden unerlässlich. Es ermöglicht beiden Seiten, die von den Technikern vor Ort verbrachte Zeit nachzuvollziehen und dient der korrekten Zeiterfassung und Rechnungsstellung.
ServiceChannel Dienstleister ist eine hochgradig konfigurierbare Anwendung, die den vom Unternehmen benannten Administratoren mehrere Funktionen zur Verfügung stellt:
Ob ein technisches Konto erforderlich ist, um an einem bestimmten Standort einzuchecken;
Ob beim Einchecken ein Technikerausweis erforderlich ist oder nicht;
Ob eine Checkliste zu einem Arbeitsauftrag gehört;
Ob ein Anhang in Form eines Bildes bei Abschluss des Arbeitsauftrags erforderlich ist;
Die akzeptable geografische Grenze für das Einchecken in einen Service-Auftrag;
Den akzeptablen Zeitrahmen, in dem ein Techniker einen Arbeitsauftrag annehmen kann; und
Welche Abschluss-Status zur Auswahl stehen.
Site Zugriff
Einige Kunden aktivieren Site Zugriffsregeln für ihre Standorte. Site Zugriff ist eine Funktion von Service Automation, mit der Kunden eine Reihe von Regeln erstellen können, die festlegen, wie, wann und wo Techniker von Dienstleistern auf ihre Einrichtungen zugreifen können. Siehe Site Zugriff für weitere Informationen.
Techniker-Typen
Es gibt zwei verschiedene Arten von Technikern, die ServiceChannel Dienstleister nutzen: Interne Techniker und externe Techniker. Interne Techniker sind Mitarbeiter des Kunden und haben im Allgemeinen Zugang zu mehr Funktionen von ServiceChannel Dienstleister. Externe Techniker sind keine direkten Mitarbeiter des Kunden. Sie arbeiten in der Regel für Dienstleister und haben möglicherweise eine Reihe von Kunden, die die Plattform von ServiceChannel nutzen, um einrichtungsbezogene Arbeitsaufträge zu verwalten.
Interne Techniker haben ein Tech-Konto, das von ihren Administratoren für sie eingerichtet wurde, und verwenden eine Kombination aus Benutzername und Passwort, um sich beim ServiceChannel Dienstleister anzumelden. Externe Techniker müssen nicht unbedingt über ein für sie eingerichtetes Technikerkonto verfügen. Sie können sich mit einem vom Unternehmen ausgegebenen Pin-Code bei SC Dienstleister anmelden. Externe Techniker können auch von ihren Administratoren technische Konten für sich einrichten lassen. Letzteres ermöglicht den Zugang zu mehr Funktionen des SC Dienstleisters. Einige Kunden verlangen, dass alle Techniker, die ihre Einrichtungen betreuen, ein Tech-Konto haben müssen, das mit einem Selbstporträt abgeschlossen wird. Wenn Sie die Anforderungen Ihres Kunden kennen, können Sie als Administrator/Versender sicherstellen, dass Ihre Techniker über den richtigen Kontotyp verfügen und dass die erforderlichen Benachrichtigungen aktiviert wurden.
Ein- und Auschecken aus einem Service-Auftrag
Der Prozess des Ein- und Auscheckens kann variieren, je nachdem, wie der Kunde den Prozess konfiguriert hat. Der Kunde hat die Möglichkeit, eine Vielzahl von Anforderungen für das Ein- und Auschecken von Arbeitsaufträgen zu diktieren. Der Administrator oder Disponent des Dienstleisters sollte sich der Anforderungen des Kunden bewusst sein und seine Techniker auf die möglichen Abweichungen vorbereiten.
Standard Check-In
Für den Standard-Check-in-Prozess muss der Techniker auf die Schaltfläche Zeit erfassen (FTM-Techniker) oder Einchecken (externe Techniker) tippen.
Ausweiskontrolle erforderlich Check-In
Techniker, die Kunden betreuen, für die Site Zugriffsregeln aktiviert sind, müssen möglicherweise ihren elektronischen Ausweis beim Einchecken vorzeigen. Wenn das Scannen des Ausweises erforderlich ist, wird der Techniker, sobald er auf "Einchecken" tippt, aufgefordert, den zuständigen Mitarbeiter am Standort zu finden, um den Ausweis scannen zu lassen. Die Uhr für den Service-Auftrag beginnt erst, nachdem der Ausweis gescannt wurde.
Geo-Location Check-In
Im Allgemeinen müssen sich die Techniker innerhalb einer bestimmten geografischen Grenze befinden, bevor ServiceChannel Dienstleister ihnen erlaubt, sich in einen Arbeitsauftrag einzuchecken. Standardmäßig ist die maximal zulässige Entfernung 0,25 Meilen vom Standort entfernt. Kunden, bei denen die entsprechende Site Zugriffsregel aktiviert ist, haben die Möglichkeit, die zulässige Entfernung so zu ändern, dass sie für ihre individuellen Standorte sinnvoll ist. Wenn ein Techniker versucht, einen Arbeitsauftrag außerhalb der zulässigen geografischen Grenze einzuchecken, wird er gewarnt.
Check-Out-Varianten
Standard Check-Out
Die meisten Kassen sind Standardkassen, d. h. der Techniker:
hält den Service-Auftrags-Zeitplan an;
beantwortet die Fragen der Checkliste, falls es welche gibt;
wählt einen Status für den Service-Auftrag aus;
wählt Lösungs- und Grundursachencodes aus, wenn sie für das Gewerk des Arbeitsauftrags verwendet werden;
korrigiert die bearbeitete Anlage, falls erforderlich, und fügt die verwendeten Teile hinzu;
gibt eine Zusammenfassung des Problems ein;
holt, falls erforderlich, die Unterschrift ein; und
schließt den Check-Out-Prozess ab.
Auschecken mit Auflösungs- und Grundursachencodes
Wenn ein Service-Auftrag für ein Gewerk offen ist, für das Lösungs- und Ursachencodes erforderlich sind, wird der Techniker aufgefordert, die Codes auszuwählen, wenn er sich aus dem Service-Auftrag ausstempelt und ihn in den Status "Abgeschlossen" verschiebt. Wenn kein geeigneter Lösungscode oder keine Grundursache aufgelistet ist, kann der Techniker am unteren Rand des Bildschirms die Option Neuen Lösungscode hinzufügen / Neuen Grundursachencode hinzufügen auswählen und seine Vorstellung von der Lösung oder der Grundursache in das angezeigte Textfeld eingeben. Der Techniker kann bis zu drei Lösungscodes und eine Grundursache angeben - entweder Standard oder benutzerdefiniert.
- Klicken Sie auf die Optionsschaltfläche Auflösungscode hinzufügen.
- Verwenden Sie den freien Text, geben Sie den Auflösungscode ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
- Klicken Sie auf die Optionsschaltfläche Neuen Ursachencode hinzufügen.
- Verwenden Sie den freien Text, geben Sie den Ursachencode ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
Wenn ein Techniker aus irgendeinem Grund die Lösungs- und Ursachencodes nicht eingeben kann oder die falschen ausgewählt hat, können die Codes in der Dienstleister Anwendung zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden.
Auschecken mit Checkliste
Wenn dem Service-Auftrag eine Checkliste angehängt ist, wird der Techniker darauf aufmerksam gemacht und hat die Möglichkeit, die Checkliste sofort nach dem Einchecken oder während des Auscheckens einzusehen. Wenn die Fragen auf der Checkliste als obligatorisch eingestuft wurden, muss der Techniker die Anforderungen der Checkliste abschließen, um den Arbeitsauftrag abmelden zu können.
Die Checkliste kann die Aufnahme eines Bildes erfordern, daher müssen die Techniker dem SC-Dienstleister die Erlaubnis erteilen, auf die Kamera und den Bildspeicherordner ihres Geräts zuzugreifen.
Auschecken mit allen eingecheckten Technikern Toggle
Bei einigen Service-Aufträgen muss mehr als ein Techniker vor Ort sein, um einen Service-Auftrag zu erledigen. Jeder Techniker muss sich an einem separaten Gerät anmelden. Wenn der erste Techniker aus dem Service-Auftrag auscheckt, hat er die Möglichkeit, sich selbst auszuchecken oder alle Techniker auszuchecken, die in diesen Service-Auftrag eingecheckt sind.
- Um sich selbst auszuchecken, stellen Sie sicher, dass der Schalter Alle eingecheckten Techniker auschecken deaktiviert ist.
- Um alle Techniker, die eingecheckt sind, auszuchecken, schalten Sie den Schalter Alle eingecheckten Techniker auschecken ein. Wenn alle Techniker vom leitenden Techniker abgemeldet wurden, müssen die übrigen Techniker nicht abgemeldet werden.
Auschecken mit Follow Up Toggle
Wenn ein Techniker einen Arbeitsauftrag abmeldet, muss er einen der verfügbaren Status auswählen. Die Status informieren den Kunden über den Grad des Abschlusses des Arbeitsauftrags. Wenn der Techniker einen der Status "abgeschlossen" auswählt, fährt er in der Regel mit dem nächsten Schritt des Auscheckvorgangs fort. Wenn jedoch die Option Auschecken - Nachverfolgung aktiviert wurde, muss der Techniker, wenn er keinen der Status abgeschlossen auswählt, zusätzliche Fragen dazu beantworten, warum der Service-Auftrag nicht abgeschlossen wurde und wann er wiederkommen wird, um den Auftrag abzuschließen.
Auschecken mit Unterschrift erforderlich
Einige Kunden verlangen die Unterschrift eines Mitarbeiters am Service-Standort, um einen Arbeitsauftrag abschließen zu können. Die Techniker werden vom SC-Anbieter aufgefordert, eine Unterschrift einzuholen. Falls erforderlich, kann der Techniker den Arbeitsauftrag ohne Unterschrift nicht abschließen.
