Facturen

Gebruikers van Dashboard 2.0 met factureringsrechten kunnen facturen goedkeuren via de factuurmodule. Over het algemeen zal een serviceprovider een factuur indienen voor een werkorder wanneer deze de status Voltooid of Voltooid/Bevestigd heeft. Uw systeemconfiguratie bepaalt welke werkorderstatus wordt gebruikt voor facturering.

De Factuurmodule is verdeeld in twee delen - Facturen goedkeuren en Factuurgeschiedenis Bekijken - en stelt u in staat om: 

• de details van een factuur te bekijken. 
• Het gerelateerde werkorderoverzicht te bekijken.  
• bijlages met betrekking tot een factuur te bekijken. 
• Neem passende acties op facturen: goedkeuren, betwisten, of afwijzen.  
• Markeer facturen voor auditdoeleinden. 
• Bekijk de factuurgeschiedenis om te bepalen, wie actie heeft ondernomen op elke factuur en wanneer. 

Factuurstatussen 

Net zoals de status van werkorders, hebben facturen ook statussen. Hoewel de kleurcodering voor factuur- en werkorderstatussen vergelijkbaar is, moet u er rekening mee houden dat de kleurcodering op een factuur een indicator is van de factuurstatus en niet de werkorder. 

Facturering op Meerdere Niveaus 

Facturering op meerdere niveaus, of MLI, biedt een hiërarchie voor het bekijken en goedkeuren van facturen aan meerdere mensen.  

Hieronder is slechts een van de oneindige voorbeelden van hoe een MLI-hiërarchie kan worden geconfigureerd. Uw ServiceChannel-beheerder bepaalt wie in uw MLI-hiërarchie zitten. 

Houd er rekening mee dat terwijl een factuur in de status Open of Aangehouden / Betwist is in uw wachtrij, de volgende beoordelaar in de MLI-hiërarchie daarop geen actie tegen kan ondernemen. Zodra een factuur is goedgekeurd, wordt deze in de wachtrij voor de beoordelaar weergegeven.

Factuur Goedkeuringslimieten

Elke persoon in de hiërarchie kan facturen goedkeuren tot een maximum valutabedrag, of de factuur goedkeuringslimiet. In een voorbeeld met de bovenstaande afbeelding is het maximale factuurbedrag dat een Locatiegebruiker kan goedkeuren USD $500.00, terwijl de District Manager facturen kan goedkeuren tot USD $2000.00.  

• Als een serviceaanbieder een factuur voor USD $375.00 indient, begint de MLI-hiërarchie met de Locatiegebruiker, omdat de factuur lager is dan de limiet voor factuurgoedkeuring van die gebruiker. 
• Als een serviceaanbieder een factuur voor USD $1500.00 indient, begint de MLI-hiërarchie met de District Manager, omdat de factuur hoger is dan de limiet voor factuurgoedkeuring van de Locatiegebruiker. 

De goedkeuringslimieten voor facturen worden ingesteld door uw ServiceChannel-beheerder. 

MLI-rapport 

Iedere nacht wordt er een factuurrapport opgesteld en per e-mail verzonden naar beoordelaars van facturen. Als er facturen klaar zijn voor beoordeling op uw niveau in de MLI-hiërarchie, wordt deze e-mail naar u verzonden. Dit rapport stelt alle facturen samen, die actie van u verlangen. Dit rapport voorkomt dat u in Service Automatisering komt en constant controleert of de persoon onder u in de MLI-hiërarchie goedgekeurde facturen had. Dit rapport is een door komma's gescheiden waarde (CSV) -bestand dat kan worden geopend in elke spreadsheettoepassing, zoals Microsoft Excel of Google Spreadsheets. 

MLI Automatische Escalatie 

In gevallen waarin u geen actie onderneemt op een factuur na een bepaald aantal dagen (normaal gesproken 3-7 dagen), zorgt automatische escalatie ervoor dat een factuur automatisch één niveau omhoog gaat in de MLI-hiërarchie. 

Meerdere Facturen voor Dezelfde Werkorder 

In bepaalde gevallen ziet u mogelijk twee facturen voor dezelfde werkorder. In de Service Automatisering kan een serviceaanbieder een reeds uitgegeven factuurnummer niet dupliceren. Als de details van een factuur moeten worden aangepast, moet de oorspronkelijke factuur worden afgewezen (door uw systeembeheerder) of ongeldig gemaakt (door de serviceaanbieder) en moet vervolgens een nieuwe factuur met een nieuw factuurnummer worden uitgegeven.