Számlák

A Dashboard 2.0 számlázási jogosultságokkal rendelkező felhasználói a Számlák modulon keresztül jóváhagyhatják a számlákat. A szolgáltatók általában akkor küldenek számlát egy munkarendelésről, amikor az már Befejezve vagy Befejezve/Megerősítve állapotba került. A rendszerkonfigurációjától függ, hogy a munkarendelések milyen állapota esetén lehet számlát kiállítani. 

A Számlák modul két részre oszlik – Számlák jóváhagyása és Számlázási előzmények megtekintése –, amelyekben a következő műveleteket végezheti el: 

• A számlákkal kapcsolatos adatok áttekintése.
• A kapcsolódó munkarendelések összefoglalójának áttekintése. 
• A számlákhoz tartozó mellékletek áttekintése. 
• A szükséges műveletek elvégzése a számlákon: jóváhagyás, vitatás vagy elutasítás.  
• Számlák megjelölése auditálási célokból.
• A számlázási előzmények áttekintése,amellyel ellenőrizhető, hogy ki és mikor végzett műveleteket az adott számlákon.

Számlaállapotok 

A munkarendelésekhez hasonlóan a számlák is különböző állapotokat vehetnek fel. A számlák és a munkarendelések esetében használt színkódolás hasonló, de ne feledje, hogy a számlákhoz tartozó színkód a számla, nem pedig a munkarendelés állapotát jelzi. 

Többszintű számlázás 

A többszintű számlázás keretében a számlák ellenőrzését és jóváhagyását több személy végzi egy hierarchia alapján. 

Ez sok különböző formát ölthet – az alábbiakban csak egy példát mutatunk be a többszintű számlázási hierarchiára. A ServiceChannel-adminisztrátor határozza meg, hogy ki szerepel a többszintű számlázási hierarchiában. 

Ne feledje, hogy amíg egy számla Nyitott vagy Várakozik / Vitatott állapotban van a várólistáján, addig a többszintű számlázási hierarchia következő személye nem tud műveleteket végezni rajta. Jóváhagyást követően a számla megjelenik a hierarchia következő személynek várólistáján. 

A számlák jóváhagyási korlátai

A hierarchia minden tagjának esetében meg van határozva egy adott pénznemben kifejezett maximális összeg – a számlák jóváhagyási korlátja –, amelynél magasabb összegű számlákat az adott személy nem jogosult jóváhagyni. A fenti példában a helyszíni felhasználó legfeljebb 500,00 USD összegű számlákat hagyhat jóvá, míg a kerületi vezető akár 2000,00 USD összegű számlákat is jóváhagyhat.  

• Tegyük fel, hogy a szolgáltató 375,00 USD összegű számlát állít ki. A többszintű számlázási hierarchia első lépcsőfokán a helyszíni felhasználó található, mivel a számla összege kisebb a helyszíni felhasználó jóváhagyási korlátjánál.
• Ha azonban a szolgáltató 1500,00 USD összegű számlát állít ki, akkor a többszintű számlázási hierarchia első lépcsőfokán a kerületi vezető lesz, mivel a számla összege nagyobb a helyszíni felhasználó jóváhagyási korlátjánál.

A számlák jóváhagyási korlátját a ServiceChannel-adminisztrátor állítja be. 

Többszintű számlázási jelentés

Minden éjjel számlázási jelentés készül, amelyet a rendszer e-mailben elküld a számlákat ellenőrző személyeknek. Ezt az e-mailt akkor kapja meg, ha a többszintű számlázási hierarchiában az Ön szintjéhez tartozó, ellenőrzésre váró számlák vannak. Ez a jelentés összegyűjti az összes olyan számlát, amellyel kapcsolatban műveletet kell végeznie. Ennek a jelentésnek köszönhetően nem kell mindig megnyitnia a Service Automation rendszert, ha ellenőrizni szeretné, hogy a többszintű számlázási hierarchiában Ön alatt található személy jóváhagyott-e számlákat. Ez a jelentés egy vesszővel tagolt adatfájl (CSV), amit bármilyen táblázatkezelő alkalmazásban megnyithat. Ilyen például a Microsoft Excel vagy a Google Táblázatok.

Automatikus továbbküldés a többszintű számlázásban 

Abban az esetben, ha egy megadott ideig (általában 3–7 nap) nem végzi el a szükséges műveleteket az adott számlán, a rendszer az automatikus továbbküldés funkcióval automatikusan a többszintű számlázási hierarchia következő szintjére továbbítja a számlát. 

Több számla ugyanahhoz a munkarendeléshez 

Előfordulhat, hogy egy munkarendeléshez két számla is készül. A szolgáltatók a Service Automation rendszerben nem adhatnak meg egy már használatban lévő számlaszámot. Ha szükség van egy számla adatainak a módosítására, akkor az eredeti számlát vissza kell utasítani (a rendszer adminisztrátorának) vagy sztornózni kell (a szolgáltatónak), majd ki kell állítani egy új számlát, amelyen egy új szám szerepel.