Aprobar, reclamar y rechazar facturas
- Anastasiya Dashuk (Unlicensed)
Las facturas enumeradas en la página “Aprobar facturas” tienen los estados “Abierta”, “Retenida / Reclamada” o “Revisada”.
- Retenida / Reclamada: Una factura que se mantiene retenida mediante el Panel de trabajo 2.0 y que se conserva en su fila de “Aprobar facturas” hasta que usted le dé el visto bueno. En la facturación multinivel, el siguiente encargado en aprobar facturas puede que no intervenga en la factura hasta que usted no aclare la reclamación.
- Revisada:En la facturación multinivel, un revisor que se encuentra por debajo de usted en la organización aprobó la factura y ahora le toca a usted intervenir.
- En la esquina superior izquierda de la pantalla, haga clic en el ícono del menú y seleccione “Aprobar facturas”. Aparecerá la lista de las facturas abiertas. Para más información sobre cada columna, vea Navegar por el módulo de facturación”.
- Para señalar una factura para su auditoría, marque la casilla que se encuentra al lado de la factura. Vea más adelante Señalar facturas para auditar.
En la columna “Acción”, haga clic en “Ir”. Aparecerá la página de “Acción” con la siguiente información:
Encabezado de la columna
Descripción
Editada por
Su nombre de usuario aparecerá acá.
Categoría
Las clasificaciones se crean en el sistema por parte del administrador para agrupar diferentes tipos de encargos de trabajo.
Código de aprobación
Un identificador que se utiliza con fines contables.
Acción
Permite a un usuario aprobar, reclamar o rechazar una factura.
Oficio
La línea de trabajo o la labor que abarca el encargo de trabajo.
Comentario
Para escribir notas para la factura, sobre todo cuando la factura está retenida o rechazada.
Monto de la factura
El costo total de los servicios, que incluye impuestos y cargos, en la divisa correspondiente.
Acción(es) adicional(es)
Si está activado, aparecerá una lista de usuarios que están por encima de usted y que aprobarán la factura después de haberlo hecho usted.
Sus permisos determinan si puede cambiar la categoría, el código de aprobación o al próximo encargado de aprobar facturas mediante las acciones adicionales.
- (Opcional) Si está autorizado, cambie la categoría y el código de aprobación:
- Utilice el menú desplegable para cambiar la categoría.
- Ingrese un nuevo código de aprobación.
- En el menú desplegable de “Acción”, seleccione el estado de la factura adecuado: “Aprobada”, “Retenida / Reclamada” o “Rechazada”.
- Haga clic en “Enviar”. Aparecerá una página de confirmación indicando que se actualizó el estado de la factura.
Señalar facturas para auditar
En la página “Aprobar facturas”, compruebe la casilla “Auditar” para facturas que deben señalarse a los administradores para que lleven a cabo informes por cuestiones de auditoría. Tenga en cuenta que debe comprobar la casilla antes de aprobar la factura, ya que no puede realizar esta acción luego por el panel de trabajo.
