Répondre à une demande de service par courrier électronique
- Anastasiya Dashuk (Unlicensed)
Lorsqu'une demande de service est attribuée à votre entreprise, un courriel de notification est envoyé contenant les détails de l'étendue des travaux.
Le courrier électronique de demande de service est envoyé à l'adresse électronique qui est configurée sous Clients > Nom du client > Préférences d'envoi. Si vous avez besoin de la modifier, veuillez vous rendre ici et entrer une nouvelle adresse électronique.
Voici un exemple de courrier de Demande de service où vous pourrez voir :
- Adresse et numéro de téléphone du site
- Description du problème, détails, et s'il s'agit d'une question urgente ou d'une priorité non urgente
- Numéro de suivi que vous ou votre technicien de terrain devez vérifier dans l'ordre de travail
- ANPD (ou montant « à ne pas dépasser », le montant maximum que vous pouvez demander pour le travail, y compris les taxes et autres frais) et la Date prévue (quand le client s'attend à ce que vous soyez sur place).
Acceptation et refus des ordres de travail
Répondez à la demande de service en suivant les instructions suivantes.
Le fait de ne pas répondre aux demandes de service en temps voulu peut entraîner la réaffectation de l'ordre de travail à un autre fournisseur de services.
- Répondez au courrier électronique en envoyant OK.
Dans l'Automatisation des fournisseurs, le statut de l'ordre de travail passe de Ouvert à En cours/Expédition confirmée. Votre client verra ce changement de statut dans le système.
- Répondez au courrier électronique en envoyant Non.
Le statut de l'ordre de travail passe à Ouvert/Refusé. Votre client verra ce changement de statut et pourra réattribuer la demande à un autre fournisseur.
Vous pouvez accepter l'ordre de travail et vous connecter ensuite à l'Automatisation des fournisseurs pour mettre à jour la Date prévue si vous avez besoin de mettre à jour la date à laquelle vos techniciens de terrain peuvent arriver sur place. Pour plus d'informations, voir la section Mise à jour de la Date prévue.
Recherche d'ordres de travail
Dans l'Automatisation des fournisseurs, vous pouvez voir une liste de tous les ordres de travail attribués à votre entreprise.
Dans la barre de navigation en haut, cliquez sur Ordres de travail. Une liste des ordres de travail attribués apparaît. Utilisez le panneau de gauche pour filtrer les ordres de travail par site, abonné, priorité ou statut.
Cliquez sur Rechercher pour trouver un ordre de travail spécifique par Numéro de suivi. Par exemple, lorsque vous recevez une demande de service par courrier électronique, vous pouvez consulter le numéro de suivi ici.
Mise à jour de la date prévue
Si vous devez modifier la date de votre disponibilité ou celle de vos techniciens de terrain pour régler le problème, modifiez la Date prévue afin que votre client soit informé de votre heure d'arrivée actualisée.
Dans cet exemple:
- la Date prévue est le 8 octobre 2020. (Notez que lorsqu'une Date prévue est en rouge, cela signifie que vous êtes en retard pour arriver sur place, et votre client peut décider de réattribuer l'ordre de travail à un autre fournisseur)
- Pour mettre à jour la Date prévue, cliquez sur Ajouter une note.
- Saisissez une Note expliquant pourquoi vous changez la Date prévue.
- Cliquez sur le champ de la date pour sélectionner une nouvelle Date prévue.
- Sélectionnez votre Personne de contact afin qu'elle reçoive une notification par courrier électronique.
- Cliquez sur Enregistrer et Envoyer la note. L'ordre de travail est mis à jour à votre nouvelle Date prévue.
Notez que votre client peut décider de réattribuer l'ordre de travail à un nouveau fournisseur si vous mettez à jour plusieurs fois la Date prévue.
Ajout de notes et de pièces jointes
Vous pouvez utiliser la même fenêtre pour ajouter d'autres notes et pièces jointes (telles que des photos de travail) pendant que vous travaillez sur le problème, afin de garder une communication ouverte avec vos clients.
- Après avoir cliqué sur Ajouter une note, faites défiler la page vers le bas pour cliquer sur Ajouter une pièce jointe.
- Cliquez sur Sélectionner un fichier et localisez la pièce jointe sur votre appareil.
- Entrez toute information supplémentaire dans le champ Note.
- Cliquez sur Enregistrer et Envoyer la note. Le lien de pièce jointe apparaît sur l'ordre de travail.
