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Recording check-ins and check-outs is vital for both providers and their clients. It allows them to keep track of the time that technicians spend on getting the work done, is helpful when preparing invoices, or can be used for analytical purposes.

Checking In

After you’ve found the required work order, you can check in and out of this work order to report your working activity

Les enregistrements et les sorties sont essentielles tant pour les fournisseurs que pour leurs clients. Cela leur permet de garder une trace du temps que les techniciens passent à faire leur travail, les aide lors de la préparation des factures et peut être utilisé à des fins analytiques. 

S'enregistrer

Une fois que vous avez trouvé l’ordre de travail requis, vous pouvez vous enregistrer et sortir de cet ordre de travail pour signaler votre activité de travail.

After the job is done, you need to check out of the work order.
Panel
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title⦿ How to Check In
  1. Find the work order you want to check into.
  2. Tap Check In.
    Checking inImage Removed

The WO status updates to In Progress / On Site and a work time counter appears below the WO details.

The WO after you've checked inImage Removed

Note

If you do not see the Check In button, you cannot report the work activity. That can happen due to the following reasons:

  • The work order is in the Completed or Completed / Confirmed status.
  • The work order has been invoiced.
  • You’re outside of the mile range. Move closer to the work order location.
  • The WO location is not participating in the GPS check-in process.
  • Your client is not participating in the GPS check-in process.

Checking Out

Comment s'enregistrer
  1. Trouvez l’ordre de travail que vous souhaitez vérifier.
  2. Appuyez sur Enregistrement. 
    Checking inImage Added

L'état de l’OT passe à En cours / Sur place et un compteur de temps de travail apparaît sous les détails de l’OT. 

The WO after you've checked inImage Added


Note

Si vous ne voyez pas le bouton Enregistrement,  vous ne pouvez pas signaler l'activité de travail. Cela peut se produire pour les raisons suivantes : 

  • L’ordre de travail est à l'état Terminé ou Terminé / Confirmé. 
  • Cet ordre de travail a été facturé. 
  • Vous êtes trop loin du site. Rapprochez-vous du site indiqué dans l’ordre de travail. 
  • Le site indiqué dans l’OT ne participe pas au processus d'enregistrement par GPS. 
  • Votre client ne participe pas au processus d'enregistrement par GPS. 

Sortir

Une fois le travail terminé, vous devez sortir de l’ordre de travail. 

  • Locate the work order for which you need to stop the work activity.

    • Tap Check Out. The screen for choosing a WO status appears.

    If you check out with the Completed status, and the work order belongs to the trade where resolution and root cause codes are used, you need to pick the codes right after selecting the Completed status for the work order. If no appropriate resolution code or root cause is listed, you can select Add New Resolution Code / Add New Root Cause Code at the bottom of the screen and enter your understanding of the resolution or root cause in the text field that appears. You can specify up to three resolution codes and one root cause — either standard or custom. If you add an erroneous code, you can edit it in Provider Automation at a later time.

    Panel
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    title⦿ How to Check Out
    Tip
    Expand
    titleClick here to see how to add resolution and root cause codes.

    Checking out with resolution and root cause codesImage Removed

  • Select the appropriate WO status and tap Done. The screen for providing additional info appears.
  • Enter the description of what has been done at the location, specify the number of techs that have worked with you, and tap Submit. The related assets screen opens.
    Providing the additional info when checking outImage Removed
  • (Optional) If you’ve used any assets for this WO, tap Specify More Parts and enter the asset description, quantity, and price per item. The total is calculated automatically.
    Providing the info on related assets when checking outImage Removed
  • Tap Done.
    • You’ve checked out of the work order. Note that the WO status is updated to the status that you’ve selected when checking out.
    Comment sortir
    1. Trouvez l’ordre de travail pour lequel vous devez arrêter l'activité de travail. 

    2. Appuyez sur Sortir. L'écran vous permettant de choisir un état de l’OT apparaît. 

      Tip

      Si vous sortez dans l'état de Terminé  et que l’ordre de travail appartient à un secteur où  des codes de résolution et de cause primaire sont utilisés, vous devez choisir les bons codes après avoir sélectionné l'état de  Terminé  pour l’ordre de travail. Sélectionnez jusqu'à trois codes de résolution et un code de cause primaire dans les listes de codes. Si aucune cause primaire appropriée n'est répertoriée, vous pouvez choisir l'option  Autre  au bas de l'écran et donner votre interprétation de la cause primaire dans le champ de texte qui apparaît. Si vous ajoutez un code de résolution ou de cause primaire erronés, il est possible de les modifier  successivement dans l'Automatisation des fournisseurs.

      Checking out with resolution and root cause codesImage Added


    3. Sélectionnez l'état de l’OT approprié et appuyez sur Terminé. L'écran vous permettant de fournir des informations supplémentaires apparaît. 
    4. Donnez la description de ce qui a été fait sur le site, spécifiez le nombre de techniciens qui ont travaillé avec vous, et appuyez sur Soumettre. L'écran des ressources associées s'ouvre. Providing the additional info when checking outImage Added
    5. (Facultatif) Si vous avez utilisé des biens pour cet OT, appuyez sur Préciser d’Autres Pièces et donnez la description, la quantité et le prix des biens par élément. Le total est calculé automatiquement. 
      Providing the info on related assets when checking outImage Added
    6. Cliquez sur  Terminé. 

    Vous êtes sortis de l’ordre de travail. Veuillez noter que l'état de l’OT est mis à jour en fonction de l'état que vous avez sélectionné lors de la sortie. 

    The WO after you've checked out

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