Proposals are sent by service providers detailing the costs and materials involved to complete the specified work. When a service provider submits a proposal, you can take the following actions in SC Mobile:
- View proposal details
- Find and filter proposals by status, priority, trade, and more
- Process proposals: approve, reject, put on hold, or assign them to specific employees in your organization
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Users with the "Proposals: Process" and "Proposals: Full Control" permissions can take action on proposals in SC Mobile. |
Standalone Proposals Versus Proposals Linked to a Work Order
There are two types of proposals:
- Standalone proposals are not tied to a work order. Once the proposal is accepted, a work order is generated.
- Example: A service provider may create a standalone proposal while servicing a Planned Maintenance work order (say, a proposal for a HVAC repair created when a provider was performing filter maintenance). Also, you may see standalone proposals from RFPs generated by you or your internal team, such as for CapEx projects.
- Proposals associated with a work order are generated from an existing work order. This typically occurs when a service provider is already working on a repair, but the scope of work has increased, or work will cost more than the NTE.
- Example: A service provider is fixing a roof, based on the task specified in a work order. The NTE is $1500, but the scope of work increases the costs to $1700. You may request the service provider to submit a proposal based on the existing work order.
Accessing and Viewing Proposals
In SC Mobile, you can view proposals from a location, from a work order associated with a proposal, and from the proposals list.
From a Location
Les fournisseurs de services envoient les propositions décrivant les coûts et les fournitures nécessaires pour compléter le travail en question. Lorsqu’un fournisseur de services soumet une proposition, vous pouvez effectuer les actions suivantes dans SC Mobile:
- Afficher les détails de la proposition
- Localiser et filtrer les propositions par statut, priorité, secteur et plus
- Traiter les propositions: approuver, refuser, mettre en attente ou assigner les propositions à des employés spécifiques au sein de votre organisation
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Utilisateurs possédant les autorisations « Propositions: Traitement » et « Propositions: Contrôle complet » peuvent donner suite aux propositions dans SC Mobile. |
Propositions indépendantes versus propositions associées à un bon de travail
Il existe deux types de propositions:
- Les propositions indépendantes non associées à un bon de travail. Une fois que la proposition est acceptée, un bon de travail est généré.
- Par exemple: Un fournisseur de services peut créer une proposition indépendante tout en répondant à un bon de travail d’entretien planifié (disons, une proposition de réparation CVC créée lorsqu’un fournisseur effectuait l’entretien des filtres). De plus, vous pouvez constater des propositions indépendantes provenant d’appels d’offres générés par vous ou votre équipe interne, pour des projets CapEx, par exemple.
- Des propositions associées à un bon de travail générées à partir d’un bon de travail existant. Cela survient généralement lorsqu’un fournisseur de services travaille déjà sur une réparation, mais l’ampleur du travail a augmenté ou le coût de celui-ci sera plus élevé que la limite ANPD.
- Par exemple: Un fournisseur de services effectue une réparation de toit, à partir de la tâche spécifiée dans un bon de travail. La limite ANPD est de 1 500 $, mais l’ampleur du travail fait hausser les coûts à 1 700 $. Vous pouvez demander au fournisseur de services de soumettre une proposition à partir du bon de travail existant.
Accès et affichage des propositions
Dans SC Mobile, vous pouvez visualiser les propositions à partir d’un emplacement, d’un bon de travail associé à une proposition et de la liste des propositions.
Affichage des propositions à partir d’un emplacement
| Vous pouvez visualiser toutes les propositions soumises pour un emplacement spécifique. When a proposal is linked to a work order, you can see the proposal status and number on the work order details screen.
| From a linked work order
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Affichage d’une proposition à partir d’un bon de travail associé
| Lorsqu’une proposition est associée à un bon de travail, vous pouvez voir le statut et le numéro de la proposition sur l’écran des détails du bon de travail. You can view a full list of proposals submitted for all locations to which you have access.
| From the proposals list
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Affichage des propositions à partir de la liste des propositions
| Vous pouvez visualiser une liste complète des propositions soumises pour tous les emplacements auxquels vous avez accès.
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Anchor viewproposaldetails viewproposaldetails
Viewing Proposal Details| viewproposaldetails | |
| viewproposaldetails |
On the proposal details screen, you can see the following info:
Affichage des détails de la proposition
Sur l’écran des détails de la proposition, vous pouvez voir les informations suivantes:
- Des recommandations concernant la proposition fournies par la solution de Soutien des renseignements
- Description du projet
- Pièces jointes téléversées avec la proposition (s’il y a lieu)
- La ventilation des coûts du projet: les coûts encourus à ce jour, les fournitures, la main-d’œuvre d’installation, les dépenses hors installation, le fret, les taxes et le coût total
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| After locating the desired proposal, tap each line item to view more details. You can not expand line items where the cost is zero (0.00).
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Anchor takeactiononproposals takeactiononproposals
Taking Action on ProposalsOnce you have reviewed the proposal details, you can process the proposal — approve, reject, put on hold, or assign it to a specific employee in your organization.| takeactiononproposals | |
| takeactiononproposals |
Donner suite aux propositions
Une fois que vous avez revu les détails de la proposition, vous pouvez traiter celle-ci — l’approuver, la refuser, la mettre en attente ou l’assigner à un employé spécifique au sein de votre organisation.
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Approved proposals must be associated with a work order. For standalone proposals, you need to create a new work order upon accepting the proposal. For proposals linked to a work order, you can either keep the original work order or choose another one. |
| Comment approuver une proposition |
- Pour la proposition souhaitée, appuyez sur Approuver.
- Selon que la proposition est associée ou non à un bon de travail, vous pouvez sélectionner le BT original ou existant ou bien en créer un nouveau. Spécifiez les paramètres de BT requis, puis appuyez sur Confirmer / Sélectionner le BT.
- Dans la fenêtre de dialogue verte qui apparaît, sélectionnez un motif d’approbation (au besoin), puis rédigez votre commentaire.
- Appuyez sur Approuver pour confirmer. Le statut de la proposition passe à Approuvée.
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| On the desired proposal, tap On Hold. The button color changes to yellow.|||||||||||||
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Anchor filteringproposals filteringproposals
Filtering Proposals| filteringproposals | |
| filteringproposals |
You can filter proposals by the following criteria:
- Creation date
- Amount
- Status
- Priority
- Trade
- Category
- User the proposal is assigned To
- Provider who submitted the proposal
You can sort the list by the proposal creation date, trade, or status. You may also exclude proposals associated with a work order,
To reset the filter, tap Reset, and apply the desired changes. When the filters are reset, the Open and On Hold statuses are selected, and the creation date is set to the last 3 months.
Once the filters are applied, they remain turned on even when you quit the app or sign out.
Filtrage des propositions
Vous pouvez filtrer les propositions à partir des critères suivants:
Vous pouvez trier la liste par date de création, secteur ou statut de la proposition. Vous pouvez aussi exclure des propositions associées à un bon de travail. Pour réinitialiser le filtre, appuyez sur Réinitialiser, puis apportez les modifications souhaitées. Après la réinitialisation des filtres, les statuts Ouvert et En attente sont sélectionnés et la date de création est définie aux 3 derniers mois. |
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Une fois que les filtres sont appliqués, ils demeurent activés, même lorsque vous quittez l’appli ou vous déconnectez. |
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Vous pouvez créer un filtre personnalisé en appuyant sur l’icône plus + dans le coin supérieur droit de l’écran Filtrer les propositions. |
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