Keeping checkDas Führen von Check-in and check-out records is essential both for providers and their clients. It allows both sides to keep track of the time that technicians spent on-site and is used for correct time tracking and invoicing.
ServiceChannel Provider is a highly configurable application that provides several features to company designated administrators to determine:
Whether or not a tech account will be required to check into a specific site;
Whether or not a tech badge is required at check in;
If there is an associated checklist to a work order;
If an attachment, in the form of an image, is required upon work order completion;
The acceptable geographical boundary for checking into a work order;
The acceptable time frame when a tech can check into a work order; and
What completion statuses are available for selection.
Site Access
Some clients enable Site Access rules for their locations. Site Access is a feature of Service Automation, where clients can create a set of rules that govern how, when and where service provider techs can access their facilities. See Site Access for more information.
Technician Types
Two different types of techs use ServiceChannel Provider, Internal Techs and External Techs. Internal Techs are employees of the client and generally have access to more features of ServiceChannel Provider. External Techs are not direct employees of the client. Rather they generally work for service providers and may have a number of clients who use ServiceChannel’s platform to manage facility related work orders.
Internal techs have a Tech account established for them by their administrators and use a username/password combination to log into ServiceChannel Provider. External techs do not necessarily have tech accounts established for them. They can use a company issues pin code to log into SC Provider. External techs can also have tech accounts set up for them buy their administrators. The latter provides access to more of SC Providers functionality. Some clients require that any tech servicing their facilities must have a tech account, complete with a self-portrait. Knowing your client’s requirements will aid administrators/dispatchers in ensuring that their techs have the appropriate account type and that the necessary notifications have been enabled.
The check in and check out process can vary depending on how the client has configured the process. The client has the ability to dictate a variety of requirements for both checking in and out of work orders. The Provider’s administrator or dispatcher should be aware of the client’s requirements and prepare their technicians for the variations that may arise.
Standard Check-In
The standard check-in process requires the technician to tap the Log Time button (FTM Techs) or Check In button (External Techs). this action begins the work order clock.- und Check-out-Protokollen ist sowohl für Dienstleister als auch für deren Kunden unerlässlich. Es ermöglicht beiden Seiten, die von den Technikern vor Ort verbrachte Zeit nachzuvollziehen und dient der korrekten Zeiterfassung und Rechnungsstellung.
ServiceChannel Dienstleister ist eine hochgradig konfigurierbare Anwendung, die den vom Unternehmen benannten Administratoren mehrere Funktionen zur Verfügung stellt:
Ob ein technisches Konto erforderlich ist, um an einem bestimmten Standort einzuchecken;
Ob beim Einchecken ein Technikerausweis erforderlich ist oder nicht;
Ob eine Checkliste zu einem Arbeitsauftrag gehört;
Ob ein Anhang in Form eines Bildes bei Abschluss des Arbeitsauftrags erforderlich ist;
Die akzeptable geografische Grenze für das Einchecken in einen Service-Auftrag;
Den akzeptablen Zeitrahmen, in dem ein Techniker einen Arbeitsauftrag annehmen kann; und
Welche Abschluss-Status zur Auswahl stehen.
Site Zugriff
Einige Kunden aktivieren Site Zugriffsregeln für ihre Standorte. Site Zugriff ist eine Funktion von Service Automation, mit der Kunden eine Reihe von Regeln erstellen können, die festlegen, wie, wann und wo Techniker von Dienstleistern auf ihre Einrichtungen zugreifen können. Siehe Site Zugriff für weitere Informationen.
Techniker-Typen
Es gibt zwei verschiedene Arten von Technikern, die ServiceChannel Dienstleister nutzen: Interne Techniker und externe Techniker. Interne Techniker sind Mitarbeiter des Kunden und haben im Allgemeinen Zugang zu mehr Funktionen von ServiceChannel Dienstleister. Externe Techniker sind keine direkten Mitarbeiter des Kunden. Sie arbeiten in der Regel für Dienstleister und haben möglicherweise eine Reihe von Kunden, die die Plattform von ServiceChannel nutzen, um einrichtungsbezogene Arbeitsaufträge zu verwalten.
Interne Techniker haben ein Tech-Konto, das von ihren Administratoren für sie eingerichtet wurde, und verwenden eine Kombination aus Benutzername und Passwort, um sich beim ServiceChannel Dienstleister anzumelden. Externe Techniker müssen nicht unbedingt über ein für sie eingerichtetes Technikerkonto verfügen. Sie können sich mit einem vom Unternehmen ausgegebenen Pin-Code bei SC Dienstleister anmelden. Externe Techniker können auch von ihren Administratoren technische Konten für sich einrichten lassen. Letzteres ermöglicht den Zugang zu mehr Funktionen des SC Dienstleisters. Einige Kunden verlangen, dass alle Techniker, die ihre Einrichtungen betreuen, ein Tech-Konto haben müssen, das mit einem Selbstporträt abgeschlossen wird. Wenn Sie die Anforderungen Ihres Kunden kennen, können Sie als Administrator/Versender sicherstellen, dass Ihre Techniker über den richtigen Kontotyp verfügen und dass die erforderlichen Benachrichtigungen aktiviert wurden.
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Ein- und Auschecken aus einem Service-Auftrag
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Der Prozess des Ein- und Auscheckens kann variieren, je nachdem, wie der Kunde den Prozess konfiguriert hat. Der Kunde hat die Möglichkeit, eine Vielzahl von Anforderungen für das Ein- und Auschecken von Arbeitsaufträgen zu diktieren. Der Administrator oder Disponent des Dienstleisters sollte sich der Anforderungen des Kunden bewusst sein und seine Techniker auf die möglichen Abweichungen vorbereiten.
Standard Check-In
Für den Standard-Check-in-Prozess muss der Techniker auf die Schaltfläche Zeit erfassen (FTM-Techniker) oder Einchecken (externe Techniker) tippen.
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Badge Check Required | badgescan | |
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Ausweiskontrolle erforderlich Check-In
Techs that service clients who have Site Access rules enabled may be required to display their electronic badge as part of the check-in process. If the badge scan is required, once the tech taps check in, they will be prompted to locate the designated location staff member to have their badge scanned. the work order clock will only start after they have had their badge scannedTechniker, die Kunden betreuen, für die Site Zugriffsregeln aktiviert sind, müssen möglicherweise ihren elektronischen Ausweis beim Einchecken vorzeigen. Wenn das Scannen des Ausweises erforderlich ist, wird der Techniker, sobald er auf "Einchecken" tippt, aufgefordert, den zuständigen Mitarbeiter am Standort zu finden, um den Ausweis scannen zu lassen. Die Uhr für den Service-Auftrag beginnt erst, nachdem der Ausweis gescannt wurde.
Geo-Location Check-In
Generally, techs must be within a specific geographical boundary before ServiceChannel Provider will allow them to check into a work order. By default, the maximum allowable distance is .25 miles away from the location. Clients who have the corresponding Site Access rule enabled have the option to modify the acceptable distance to one that makes sense for their individual locations. if a tech attempts to check into a work order outside of the acceptable geographical boundary, they will be alertedIm Allgemeinen müssen sich die Techniker innerhalb einer bestimmten geografischen Grenze befinden, bevor ServiceChannel Dienstleister ihnen erlaubt, sich in einen Arbeitsauftrag einzuchecken. Standardmäßig ist die maximal zulässige Entfernung 0,25 Meilen vom Standort entfernt. Kunden, bei denen die entsprechende Site Zugriffsregel aktiviert ist, haben die Möglichkeit, die zulässige Entfernung so zu ändern, dass sie für ihre individuellen Standorte sinnvoll ist. Wenn ein Techniker versucht, einen Arbeitsauftrag außerhalb der zulässigen geografischen Grenze einzuchecken, wird er gewarnt.
Check-Out
Variations-Varianten
Standard Check-Out
Most check-outs are standard, meaning that the tech:
stops the work order clock;
responds to checklist questions, if there are any;
selects a status for the work order;
- selects resolution and root cause codes if they are used for the work order trade;
corrects asset worked on, if needed and adds parts used;
enters a summary of the issue;
collects signature if required; and
completes the check out process.
Checking Out with Resolution and Root Cause Codes
If a work order is open for a trade that requires resolution and root cause codes, the tech will be prompted to select the codes when clocking out of the work order and moving it to the Completed status. If no appropriate resolution code or root cause is listed, the tech can select Add New Resolution Code / Add New Root Cause Code at the bottom of the screen and enter their understanding of the resolution or root cause in the text field that appears. The tech can specify up to three resolution codes and one root cause — either standard or customDie meisten Kassen sind Standardkassen, d. h. der Techniker:
hält den Service-Auftrags-Zeitplan an;
beantwortet die Fragen der Checkliste, falls es welche gibt;
wählt einen Status für den Service-Auftrag aus;
wählt Lösungs- und Grundursachencodes aus, wenn sie für das Gewerk des Arbeitsauftrags verwendet werden;
korrigiert die bearbeitete Anlage, falls erforderlich, und fügt die verwendeten Teile hinzu;
gibt eine Zusammenfassung des Problems ein;
holt, falls erforderlich, die Unterschrift ein; und
schließt den Check-Out-Prozess ab.
Auschecken mit Auflösungs- und Grundursachencodes
Wenn ein Service-Auftrag für ein Gewerk offen ist, für das Lösungs- und Ursachencodes erforderlich sind, wird der Techniker aufgefordert, die Codes auszuwählen, wenn er sich aus dem Service-Auftrag ausstempelt und ihn in den Status "Abgeschlossen" verschiebt. Wenn kein geeigneter Lösungscode oder keine Grundursache aufgelistet ist, kann der Techniker am unteren Rand des Bildschirms die Option Neuen Lösungscode hinzufügen / Neuen Grundursachencode hinzufügen auswählen und seine Vorstellung von der Lösung oder der Grundursache in das angezeigte Textfeld eingeben. Der Techniker kann bis zu drei Lösungscodes und eine Grundursache angeben - entweder Standard oder benutzerdefiniert.
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When, for any reason, a technician cannot enter resolution and root cause codes or selected wrong ones, the codes can be edited in Provider Automation at a later time. |
Checking Out with Checklist
If the work order has an attached Checklist, the tech will be alerted to that fact and given the option to view the checklist immediately after check-in or as part of the check out process. If the questions on the checklist have been deemed mandatory, the tech will have to complete the checklist requirements in order to check out of the work order.
| Note |
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Note: Checklist can require that an image be included, therefore techs will have to give SC Provider permission to access their device’s camera and image storage folder. |
Checking Out with All Checked-In Technicians Toggle
Some work orders require more than one tech to be on-site to service a work order. Each tech must check in on a separate device. When the first tech checks out of the work order, they will have the option to just check themselves out or check out all of the techs who are checked into that work order.
- To check yourself out, make sure the Check Out All Checked-In Technicians toggle is turned off.
- To check out all of the techs who are checked in, turn on the Check Out All Checked-In Technicians toggle. If all techs are checked out by the lead tech, then the remaining techs do not need to check out.
Checking Out with Follow Up Toggle
When a tech checks out of a work order, they must select from one of the available statuses. The statuses inform the client of the level of completion of the work order. In general, if the tech selects one of the “completed” statuses they proceed to the next step in the check out process. However, if the Check Out Follow Up toggle has been enabled then if the tech does not select one of the “completed” statuses then they will be required to respond to additional questions as to why the work order was not completed and when they are scheduled to return to complete the work order.
Checking Out with Signature Required
Some clients require that a signature from a staff member at the service location sign upon completion of a work order. Techs will be prompted from within SC provider to obtain a signature. If required, the tech will not be able to close the work order without a signature
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| Info |
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Wenn ein Techniker aus irgendeinem Grund die Lösungs- und Ursachencodes nicht eingeben kann oder die falschen ausgewählt hat, können die Codes in der Dienstleister Anwendung zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden. |
Auschecken mit Checkliste
Wenn dem Service-Auftrag eine Checkliste angehängt ist, wird der Techniker darauf aufmerksam gemacht und hat die Möglichkeit, die Checkliste sofort nach dem Einchecken oder während des Auscheckens einzusehen. Wenn die Fragen auf der Checkliste als obligatorisch eingestuft wurden, muss der Techniker die Anforderungen der Checkliste abschließen, um den Arbeitsauftrag abmelden zu können.
| Note |
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Die Checkliste kann die Aufnahme eines Bildes erfordern, daher müssen die Techniker dem SC-Dienstleister die Erlaubnis erteilen, auf die Kamera und den Bildspeicherordner ihres Geräts zuzugreifen. |
Auschecken mit allen eingecheckten Technikern Toggle
Bei einigen Service-Aufträgen muss mehr als ein Techniker vor Ort sein, um einen Service-Auftrag zu erledigen. Jeder Techniker muss sich an einem separaten Gerät anmelden. Wenn der erste Techniker aus dem Service-Auftrag auscheckt, hat er die Möglichkeit, sich selbst auszuchecken oder alle Techniker auszuchecken, die in diesen Service-Auftrag eingecheckt sind.
- Um sich selbst auszuchecken, stellen Sie sicher, dass der Schalter Alle eingecheckten Techniker auschecken deaktiviert ist.
- Um alle Techniker, die eingecheckt sind, auszuchecken, schalten Sie den Schalter Alle eingecheckten Techniker auschecken ein. Wenn alle Techniker vom leitenden Techniker abgemeldet wurden, müssen die übrigen Techniker nicht abgemeldet werden.
Auschecken mit Follow Up Toggle
Wenn ein Techniker einen Arbeitsauftrag abmeldet, muss er einen der verfügbaren Status auswählen. Die Status informieren den Kunden über den Grad des Abschlusses des Arbeitsauftrags. Wenn der Techniker einen der Status "abgeschlossen" auswählt, fährt er in der Regel mit dem nächsten Schritt des Auscheckvorgangs fort. Wenn jedoch die Option Auschecken - Nachverfolgung aktiviert wurde, muss der Techniker, wenn er keinen der Status abgeschlossen auswählt, zusätzliche Fragen dazu beantworten, warum der Service-Auftrag nicht abgeschlossen wurde und wann er wiederkommen wird, um den Auftrag abzuschließen.
Auschecken mit Unterschrift erforderlich
Einige Kunden verlangen die Unterschrift eines Mitarbeiters am Service-Standort, um einen Arbeitsauftrag abschließen zu können. Die Techniker werden vom SC-Anbieter aufgefordert, eine Unterschrift einzuholen. Falls erforderlich, kann der Techniker den Arbeitsauftrag ohne Unterschrift nicht abschließen.
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