Facturi
- Anastasiya Dashuk (Unlicensed)
Utilizatorii Dashboard 2.0 cu permisiuni de facturare pot aproba facturile prin intermediul modulului Factură. În general, un furnizor de servicii va trimite o factură pentru o comandă de lucru atunci când aceasta se află fie în starea Finalizată, fie în starea Finalizată/Confirmată. Configurația sistemului dvs. determină starea comenzii de lucru care este utilizată pentru facturare.
Modulul Factură este împărțit în două părți - Aprobare facturi și Vizualizare istoric factură - și vă permite:
- Să revizuiți detaliile unei facturi.
- Să revizuiți sumarul aferent comenzii de lucru.
- Să revizuiți atașamentele legate de o factură.
- Să efectuați acțiuni corespunzătoare asupra facturilor: aprobare, contestare sau respingere.
- Să marcați facturile pentru scopuri de audit.
- Să revizuiți istoricul facturii pentru a stabili cine și când a efectuat acțiuni asupra facturii.
Permisiunile dvs. determină dacă aveți acces la modulul Facturare din Automatizare servicii Dashboard 2.0, după cum s-a stabilit de administratorul dvs. ServiceChannel.
Stările facturii
Similar stărilor comenzilor de lucru, și facturile au stări. În timp ce codurile de culoare pentru stările facturii și comenzii de lucru sunt similare, rețineți că, codificarea culorilor pe o factură este un indicator de stare a facturii și nu a comenzii de lucru.
Stare factură | Descriere |
Deschisă | O factură a fost generată pentru o comandă de lucru. |
În așteptare/Contestată | O indicație că detaliile unei facturi sunt chestionate. Este necesară o anchetă suplimentară. |
Revizuită | În cazul facturării multi-level, un indicator că factura a fost aprobată la un nivel inferior ierarhic. Consultați Facturarea multi-level de mai jos. |
Aprobată | O factură este acceptată pentru plată. |
Respinsă | O factură nu este acceptată pentru plată. |
Plătită | O factură a fost plătită fie prin serviciul Easy Pay al ServiceChannel, fie a fost marcată ca plătită printr-un șablon încărcat. |
Facturare multi-level
Facturarea multi-level sau MLI oferă o organizare ierarhică pentru revizuirea și aprobarea facturilor pentru mai multe persoane.
Mai jos este doar unul dintre exemplele infinite ale modului în care poate fi configurată o ierarhie MLI. Administratorul dvs. ServiceChannel stabilește cine se află în ierarhia MLI.
Rețineți că, în timp ce o factură se află fie în starea Deschisă, fie în starea În așteptare/Contestare din rândul dvs. de așteptare, revizorul următor din ierarhia MLI nu poate acționa asupra acesteia. După ce o factură este aprobată, aceasta apare în linia de așteptare pentru revizorul următor ierarhic.
Limitele de aprobare a facturii
Fiecare persoană din ierarhie poate aproba facturi până la o valoare maximă a monedei sau limita de aprobare a facturii. Într-un exemplu folosind ilustrația de mai sus, valoarea maximă a facturii pe care un Utilizator de locație o poate aproba este de 500,00 USD, iar Managerul de district poate aproba facturi de până la 2.000,00 USD.
- Dacă un furnizor de servicii transmite o factură cu valoarea de 375,00 USD, ierarhia MLI începe cu Utilizator locație, deoarece factura este mai mică decât limita de aprobare a facturii utilizatorului respectiv.
- Dacă un furnizor de servicii transmite o factură cu valoarea de 1.500,00 USD, ierarhia MLI începe cu Manager districtual, deoarece factura este mai mare decât limita de aprobare a facturii utilizatorului locației.
Limitele de aprobare a facturii sunt stabilite de administratorul ServiceChannel.
Raportul MLI
În fiecare seară se rulează un raport de factură și apoi este trimis prin e-mail către revizorii de facturi. Când există facturi pregătite de verificare la nivelul dvs. ierarhic MLI, acest e-mail vă va fi trimis dvs. Acest raport compilează toate facturile care necesită acțiune. Acest raport vă elimină posibilitatea de a intra în Automatizare servicii și de a verifica în mod constant dacă persoana inferioară dvs. la nivel ierarhic MLI a aprobat facturile. Acest raport este un fișier CSV, care poate fi deschis în orice aplicație de foi de calcul, cum ar fi Microsoft Excel sau Google Sheets.
Escaladarea automată MLI
În cazurile în care nu acționați asupra unei facturi după un număr stabilit de zile (în mod normal 3- 7 de zile), escaladarea automată permite unei facturi să se deplaseze automat la un nivel mai înalt în ierarhia MLI.
Configurația dvs. ServiceChannel determină dacă este utilizată escaladarea automată.
Facturile multiple pentru aceeași comandă de lucru
În anumite cazuri, puteți vedea două facturi pentru aceeași comandă de lucru. În Automatizare servicii, un furnizor de servicii nu poate duplica un număr de factură deja emis. În cazul în care detaliile unei facturi trebuie ajustate, factura originală trebuie fie respinsă (de către administratorul dvs. de sistem), fie anulată (de către furnizorul de servicii), iar apoi trebuie emisă o nouă factură cu un nou număr de factură.
