Page Comparison

Пользователи Панели управления Dashboard 2.0 с разрешениями на работу со счетами могут утверждать счета через модуль «Счета». Обычно поставщик услуг отправляет счета по нарядам на работу, имеющим статус «Выполнен» или «Выполнен/Подтвержден». Используемый для выставления счетов статус зависит от конфигурации вашей системы.

Модуль «Счета» делится на две части: Утверждение счетов и Просмотр истории счетов. С его помощью можно делать следующее:

• Проверять реквизиты счета.
• Проверять соответствующую сводную информацию по наряду на работу.
• Просматривать вложения, относящиеся к счету.
• Выполнять соответствующие действия со счетами: утверждать, оспаривать, отклонять.
• Помечать счета для целей аудита.
• Просматривать историю счетов и определять, кто и когда производил действия со счетами.

-Benutzer mit Rechnungsberechtigungen können Rechnungen über das Rechnungsmodul genehmigen. Im Allgemeinen wird ein Dienstleister eine Rechnung für einen Arbeitsauftrag einreichen, wenn dieser sich entweder im Status Abgeschlossen oder Abgeschlossen/Bestätigt befindet. Ihre Systemkonfiguration bestimmt, welcher Arbeitsauftragsstatus für die Rechnungsstellung verwendet wird. 

Das Rechnungsmodul ist in zwei Teile gegliedert - Rechnungen genehmigen und Rechnungsverlauf anzeigen - und ermöglicht Ihnen: 

• Das Überprüfen der Details einer Rechnung. 
• Das Überprüfen der zugehörigen Zusammenfassung des Arbeitsauftrags.  
• Das Prüfen der Anhänge, die sich auf eine Rechnung beziehen. 
• Das Ergreifen geeigneter Maßnahmen in Bezug auf Rechnungen: genehmigen, anfechten oder ablehnen.  
• Das Markieren von Rechnungen zu Prüfungszwecken. 
• Das Überprüfen des Rechnungsverlaufs, um festzustellen, wer auf jede Rechnung zugegriffen hat und wann. 

Anchor
Statuses Statuses

Как и наряды на работу, счета также имеют статусы. Хотя цветовые кодировки счетов и нарядов на работу похожи, цветовая кодировка на счете относится к счету, а не к наряду на работу.

Image Removed

Статус счета

Описание

Открыт

По наряду на работу сгенерирован счет.

Приостановлен / Оспаривается

Указывает, что детали счета вызывают вопросы. Требуется дополнительное расследование.

Проверен

В многоуровневой системе счетов показывает, что счет был согласован на более низком уровне иерархии. Дополнительную информацию можно найти в разделе «Многоуровневые счета» ниже.

Утвержден

Счет принят к оплате.

Отклонен

Счет не принят к оплате.

Оплачен

Rechnungsstatus 

Ähnlich wie der Status von Arbeitsaufträgen haben auch Rechnungen einen Status. Obwohl die Farbkennzeichnungen für den Rechnungs- und Arbeitsauftragsstatus ähnlich sind, beachten Sie bitte, dass die Farbkennzeichnung auf einer Rechnung ein Indikator für den Rechnungsstatus und nicht für den Arbeitsauftrag ist. 

Image Added

Anchor
MLI MLI

Система многоуровневых счетов (МУС) обеспечивает иерархию проверки и утверждения счетов разными людьми.

Ниже приведен лишь один из бесконечного множества возможных вариантов конфигурации МУС. Состав иерархии МУС определяется администратором ServiceChannel.

Image Removed

Пока счет имеет статус Открыт или Приостановлен / Оспаривается в очереди, следующий проверяющий в иерархии МУС не может выполнять с ним никакие действия. После утверждения счета он становится доступен следующему проверяющему в иерархии.

Лимиты утверждения счетов

Каждый пользователь в иерархии может утверждать счета не более чем на определенную сумму, которая называется лимит утверждения счетов. В показанном на иллюстрации выше примере максимальная сумма счета, которую может утвердить пользователь локации, составляет 500 долларов США, а районный управляющий может утверждать счета на сумму до 2000 долларов США.

• Когда поставщик услуг отправляет счет на сумму 375 долларов США, иерархия МУС начинается с пользователя локации, поскольку сумма счета не превышает лимит утверждения счетов для этого пользователя.
• Когда поставщик услуг отправляет счет на сумму 1500 долларов США, иерархия МУС начинается с районного управляющего, поскольку сумма счета превышает лимит утверждения счетов для пользователя локации.

Лимиты утверждения счетов устанавливаются вашим администратором ServiceChannel.

Отчет МУС

Каждую ночь происходит генерирование отчета о счетах и его отправка проверяющим по электронной почте. При наличии готовых счетов для проверки на вашем уровне иерархии МУС это электронное письмо отправляется вам. В отчете компилируются все счета, по которым от вас требуется выполнить действие. Функция отчетов устраняет необходимость входить в Service Automation и постоянно проверять наличие счетов, утвержденных нижестоящими пользователями в иерархии МУС. Отчет представляет собой файл значений, разделенных запятыми (CSV), который можно открыть в любом приложении для работы с электронными таблицами, в том числе в Microsoft Excel или Google Таблицы.

Автоматическая эскалация МУС

Если вы не выполните никаких действий со счетом в течение заданного количества дней (обычно 3–7 дней), функция автоматической эскалации автоматически перемещает счет на один уровень вверх в иерархии МУС.

Несколько счетов по одному наряду на работу

Mehrstufige Rechnungsstellung 

Die mehrstufige Rechnungsstellung (MRS) bietet eine Hierarchie für die Prüfung und Genehmigung von Rechnungen durch mehrere Personen.  

Unten ist nur eines von unendlich vielen Beispielen dafür, wie eine MRS-Hierarchie konfiguriert werden kann. Ihr ServiceChannel-Administrator bestimmt, wer sich in Ihrer MRS-Hierarchie befindet. 

Image Added

Beachten Sie, dass der nächste Prüfer in der MRS-Hierarchie nicht eingreifen kann, solange sich eine Rechnung in Ihrer Warteschlange entweder im Status Offen oder Angehalten/Angefochten befindet. Sobald eine Rechnung genehmigt ist, erscheint sie in der Warteschlange für den nächsten Prüfer in der Hierarchie. 

Rechnungsgenehmigungslimits 

Jede Person in der Hierarchie kann Rechnungen bis zu einem maximalen Währungsbetrag oder dem Rechnungsgenehmigungslimit genehmigen. In einem Beispiel mit der obigen Illustration beträgt der maximale Rechnungsbetrag, den ein Standortbenutzer genehmigen kann, 500,00 USD, während der Bereichsmanager Rechnungen bis zu 2.000,00 USD genehmigen kann.  

• Wenn ein Dienstleister eine Rechnung von 375,00 USD einreicht, beginnt die MRS-Hierarchie mit dem Standortbenutzer, da die Rechnung unter dem Rechnungsgenehmigungslimit dieses Benutzers liegt. 
• Wenn ein Dienstleister eine Rechnung von 1500,00 USD einreicht, beginnt die MRS-Hierarchie mit dem Bereichsmanager, da die Rechnung über dem Rechnungsgenehmigungslimit des Standortbenutzers liegt. 

Die Grenzen für die Rechnungsgenehmigung werden von Ihrem ServiceChannel-Administrator festgelegt. 

MRS-Bericht 

Jede Nacht wird ein Rechnungsbericht erstellt und per E-Mail an die Rechnungsprüfer gesendet. Wenn auf Ihrer Ebene in der MRS-Hierarchie Rechnungen zur Prüfung bereit liegen, wird Ihnen diese E-Mail zugeschickt. Dieser Bericht stellt alle Rechnungen zusammen, die Ihr Handeln erfordern. Dieser Bericht verhindert, dass Sie ständig in Service Automation überprüfen müssen, ob die Person unter Ihnen in der MRS-Hierarchie Rechnungen genehmigt hat. Dieser Bericht ist eine CSV-Datei, die in jedem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel oder Google Sheets geöffnet werden kann. 

Automatische MRS-Eskalation 

In Fällen, in denen Sie nach einer bestimmten Anzahl von Tagen (normalerweise 3-7 Tage) keine Maßnahmen in Bezug auf eine Rechnung ergreifen, ermöglicht die automatische Eskalation, dass eine Rechnung automatisch eine Stufe in der MRS-Hierarchie aufsteigt. 

Mehrere Rechnungen für den gleichen Arbeitsauftrag 

In bestimmten Fällen können Sie zwei Rechnungen für denselben Arbeitsauftrag sehen. In Service Automation kann ein Dienstleister eine bereits ausgestellte Rechnungsnummer nicht duplizieren. Wenn die Einzelheiten einer Rechnung angepasst werden müssen, muss die ursprüngliche Rechnung entweder abgelehnt (von Ihrem Systemadministrator) oder für ungültig erklärt (vom Dienstleister) werden, und dann muss eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer ausgestellt werden.