Content Comparison

Пользователи Панели управления 2.0 с разрешениями на работу со счетами могут утверждать счета через модуль «Счета». Обычно поставщик услуг отправляет счета по нарядам на работу, имеющим статус «Выполнен» или «Выполнен/Подтвержден». Используемый для выставления счетов статус зависит от конфигурации вашей системы.

Модуль «Счета» делится на две части: Утверждение счетов и Просмотр истории счетов. С его помощью можно делать следующее:

• Проверять реквизиты счета.
• Проверять соответствующую сводную информацию по наряду на работу.
• Просматривать вложения, относящиеся к счету.
• Выполнять соответствующие действия со счетами: утверждать, оспаривать, отклонять.
• Помечать счета для целей аудита.
• Просматривать историю счетов и определять, кто и когда производил действия со счетами.

Utilizatorii Dashboard 2.0 cu permisiuni de facturare pot aproba facturile prin intermediul modulului Factură. În general, un furnizor de servicii va trimite o factură pentru o comandă de lucru atunci când aceasta se află fie în starea Finalizată, fie în starea Finalizată/Confirmată. Configurația sistemului dvs. determină starea comenzii de lucru care este utilizată pentru facturare.

Modulul Factură este împărțit în două părți - Aprobare facturi și Vizualizare istoric factură - și vă permite: 

• Să revizuiți detaliile unei facturi. 
• Să revizuiți sumarul aferent comenzii de lucru.  
• Să revizuiți atașamentele legate de o factură. 
• Să efectuați acțiuni corespunzătoare asupra facturilor: aprobare, contestare sau respingere.  
• Să marcați facturile pentru scopuri de audit. 
• Să revizuiți istoricul facturii pentru a stabili cine și când a efectuat acțiuni asupra facturii. 

Anchor
Statuses Statuses

Как и наряды на работу, счета также имеют статусы. Хотя цветовые кодировки счетов и нарядов на работу похожи, цветовая кодировка на счете относится к счету, а не к наряду на работу.

Image Removed

Статус счета

Описание

Открыт

По наряду на работу сгенерирован счет.

Приостановлен / Оспаривается

Указывает, что детали счета вызывают вопросы. Требуется дополнительное расследование.

Проверен

В многоуровневой системе счетов показывает, что счет был согласован на более низком уровне иерархии. Дополнительную информацию можно найти в разделе «Многоуровневые счета» ниже.

Утвержден

Счет принят к оплате.

Отклонен

Счет не принят к оплате.

Оплачен

Stările facturii 

Similar stărilor comenzilor de lucru, și facturile au stări. În timp ce codurile de culoare pentru stările facturii și comenzii de lucru sunt similare, rețineți că, codificarea culorilor pe o factură este un indicator de stare a facturii și nu a comenzii de lucru. 

Image Added

Anchor
MLI MLI

Система многоуровневых счетов (МУС) обеспечивает иерархию проверки и утверждения счетов разными людьми.

Ниже приведен лишь один из бесконечного множества возможных вариантов конфигурации МУС. Состав иерархии МУС определяется администратором ServiceChannel.

Image Removed

Пока счет имеет статус Открыт или Приостановлен / Оспаривается в очереди, следующий проверяющий в иерархии МУС не может выполнять с ним никакие действия. После утверждения счета он становится доступен следующему проверяющему в иерархии.

Лимиты утверждения счетов

Каждый пользователь в иерархии может утверждать счета не более чем на определенную сумму, которая называется лимит утверждения счетов. В показанном на иллюстрации выше примере максимальная сумма счета, которую может утвердить пользователь локации, составляет 500 долларов США, а районный управляющий может утверждать счета на сумму до 2000 долларов США.

• Когда поставщик услуг отправляет счет на сумму 375 долларов США, иерархия МУС начинается с пользователя локации, поскольку сумма счета не превышает лимит утверждения счетов для этого пользователя.
• Когда поставщик услуг отправляет счет на сумму 1500 долларов США, иерархия МУС начинается с районного управляющего, поскольку сумма счета превышает лимит утверждения счетов для пользователя локации.

Лимиты утверждения счетов устанавливаются вашим администратором ServiceChannel.

Отчет МУС

Каждую ночь происходит генерирование отчета о счетах и его отправка проверяющим по электронной почте. При наличии готовых счетов для проверки на вашем уровне иерархии МУС это электронное письмо отправляется вам. В отчете компилируются все счета, по которым от вас требуется выполнить действие. Функция отчетов устраняет необходимость входить в Service Automation и постоянно проверять наличие счетов, утвержденных нижестоящими пользователями в иерархии МУС. Отчет представляет собой файл значений, разделенных запятыми (CSV), который можно открыть в любом приложении для работы с электронными таблицами, в том числе в Microsoft Excel или Google Таблицы.

Автоматическая эскалация МУС

Если вы не выполните никаких действий со счетом в течение заданного количества дней (обычно 3–7 дней), функция автоматической эскалации автоматически перемещает счет на один уровень вверх в иерархии МУС.

Несколько счетов по одному наряду на работу

Facturare multi-level 

Facturarea multi-level sau MLI oferă o organizare ierarhică pentru revizuirea și aprobarea facturilor pentru mai multe persoane.  

Mai jos este doar unul dintre exemplele infinite ale modului în care poate fi configurată o ierarhie MLI. Administratorul dvs. ServiceChannel stabilește cine se află în ierarhia MLI. 

Image Added

Rețineți că, în timp ce o factură se află fie în starea Deschisă, fie în starea În așteptare/Contestare din rândul dvs. de așteptare, revizorul următor din ierarhia MLI nu poate acționa asupra acesteia. După ce o factură este aprobată, aceasta apare în linia de așteptare pentru revizorul următor ierarhic. 

Limitele de aprobare a facturii 

Fiecare persoană din ierarhie poate aproba facturi până la o valoare maximă a monedei sau limita de aprobare a facturii. Într-un exemplu folosind ilustrația de mai sus, valoarea maximă a facturii pe care un Utilizator de locație o poate aproba este de 500,00 USD, iar Managerul de district poate aproba facturi de până la 2.000,00 USD.  

• Dacă un furnizor de servicii transmite o factură cu valoarea de 375,00 USD, ierarhia MLI începe cu Utilizator locație, deoarece factura este mai mică decât limita de aprobare a facturii utilizatorului respectiv. 
• Dacă un furnizor de servicii transmite o factură cu valoarea de 1.500,00 USD, ierarhia MLI începe cu Manager districtual, deoarece factura este mai mare decât limita de aprobare a facturii utilizatorului locației. 

Limitele de aprobare a facturii sunt stabilite de administratorul ServiceChannel. 

Raportul MLI

În fiecare seară se rulează un raport de factură și apoi este trimis prin e-mail către revizorii de facturi. Când există facturi pregătite de verificare la nivelul dvs. ierarhic MLI, acest e-mail vă va fi trimis dvs. Acest raport compilează toate facturile care necesită acțiune. Acest raport vă elimină posibilitatea de a intra în Automatizare servicii și de a verifica în mod constant dacă persoana inferioară dvs. la nivel ierarhic MLI a aprobat facturile. Acest raport este un fișier CSV, care poate fi deschis în orice aplicație de foi de calcul, cum ar fi Microsoft Excel sau Google Sheets. 

Escaladarea automată MLI

În cazurile în care nu acționați asupra unei facturi după un număr stabilit de zile (în mod normal 3- 7 de zile), escaladarea automată permite unei facturi să se deplaseze automat la un nivel mai înalt în ierarhia MLI. 

Facturile multiple pentru aceeași comandă de lucru 

În anumite cazuri, puteți vedea două facturi pentru aceeași comandă de lucru. În Automatizare servicii, un furnizor de servicii nu poate duplica un număr de factură deja emis. În cazul în care detaliile unei facturi trebuie ajustate, factura originală trebuie fie respinsă (de către administratorul dvs. de sistem), fie anulată (de către furnizorul de servicii), iar apoi trebuie emisă o nouă factură cu un nou număr de factură.